【連載8:Evernote-タスク管理】今すぐやらなくてもいいタスクの取り扱い

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【連載7:Evernote-タスク管理】返事待ちのタスクをどう管理するか?
前回の記事です

前回は「待ち」状態のタスクを管理するためのノートブックについて説明しました。

今回は「今すぐやらなくてもいい」というタスクを管理するためのノートブックについて説明します。

なお、必要のないノートブックを増やすことは管理の手間を増やす原因になります。

自分も必要だと思ったノートブックのみを採用するように注意してください。


photo credit: joe.ross via photo pin cc

1.「今すぐやらなくてもいい」を管理するノートブック

・時間が空いたら
・いつか/たぶんやる
・責任がある

なお、このノートブックを追加するに伴い、「作業場」と「書庫」のノートブック名を「今やってる/気になってる」「完了/無関心」と変更させていただきます。

これらの「今すぐやらなくてもいい」を管理する3つのノートブックは、タスクの「カタログ」のようなものです。

(カタログという表現は佐々木さん(@nokiba)によるものです。)

2.各ノートブックの役割について

ノートブック 役割
今やってる/気になる(作業場) ・今すぐやるべきこと
・今気になっていること
時期待ち/返事待ち ・やる時期が決まっている(1ヶ月以内)/時期は相手次第
・やることが決まっている
時間が空いたら ・やる時期が決まっていない
・やることが決まっている
いつか/たぶんやる ・今はできない
・やることも曖昧
・でも無関心にはしたくない
責任がある ・やる時期を任されている(1ヶ月以上~1年以内)
・タスクの発生は不定期だが責任があること(機器のメンテナンスなど)
完了/無関心(書庫) ・済んだこと
・もう気にしていないこと

各ノートブックの役割について、表で説明してみました。

タスクの振り分けに迷う間は、この表を見返してもらえれば良いかと思います。

3.振り分けられるタスクの例

ノートブック タスクの例
時間が空いたら ・書類の整理
・デスクの引き出しを片付ける
いつか/たぶんやる ・マクロの作り方を学ぶ
・古い資料のpdf化
・会社の同期が集まる飲み会を開く
責任がある ・アナログ業務のIT化推進担当
・共有プリンターの管理

どういう性質のタスクが「今すぐやらなくてもいい」のノートブックに振り分けられるのか、なんとなくわかったでしょうか?

まとめ

冒頭の繰り返しになりますが、必要のないノートブックを増やすことは管理の手間を増やす原因になります。

こうした記事で紹介されている方法を鵜呑みにせず、今の自分にとって有益かどうかを判断してから導入するようにしてください。

気になる度合いや期限・重要性なども考慮して「気になること」を収集したい方にとっては、うまく合うのではないかと思います。

謝辞

表作成にはこちらのWebサービスを使わせていただきました。感謝!
MobTabGen

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