タスクシュートの正しい使い方と、正しく使うための3つのチェックリスト

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2016年2月20日に行われたタスクシュート中級講座の中で、「タスクシュートの正しい使い方と間違った使い方」について大橋さん(@shigotano)が触れていました。

前回はタスクシュートの間違った使い方について解説しましたので、今回は正しい使い方と、正しい使うためのチェックリストについて解説します。

タスクシュートの正しい使い方

1.予定表ではなく一日全体のレシピとして使う
2.インボックスでなく、オーダーリストとして使う
3.マスタータスクリストではなく、マストタスクリスト(クローズドリスト)として使う

これらの意味についてはタスクシュートの間違った使い方に書きましたので、今回は詳しく説明しません。

タスクシュートを正しく使うことで得られるもの

タスクシュートを正しく使うことができれば、正確な一日の見通しを得ることができます。

そして正確な見通しを得られることで、「この通りに作業をして大丈夫」という安心感が得られるため、迷ったり考えたりする手間と時間を限りなくゼロになります。

言い換えると、正しくタスクシュートを使うことができれば、「後はただやるだけ」という状況を作り出すことができるため、おのずと仕事が進むようになるのです。

タスクシュートを正しく使うためのチェックリスト

一日の最初に見るリスト

・終了時刻が現実的な時刻になっているか?
・今日やるべきタスクはもれなく含まれているか?
・適切な時間帯(セクション)に各タスクが配置されているか
・見積もり時間は過去の実績を元に算出されたものか?
・1日全体のうち、リピートタスクが50%以上を占めているか?
・タスク名が「タスクの名前を見ただけですぐ行動できる」程度に詳しく記載されているか?

これらをきちんと行えていないと、タスクシュートを使いながらも行き当たりばったりな実行になったり、手を付けられずになんとなく先送ってしまうタスクがでてきたりします。

会社員の方など、多くの人といっしょに働く方は、「リピートタスク50%以上」には強くこだわらなくてOKです。

「名前を見ただけで実行できる」タスク名にするコツは、5W2Hをはっきりさせることと、物理的な行動で文をしめることがコツです。

参考記事:実行しやすい「やること」を書くコツは「他人」と「5W2H」

タスクシュート実行中に見るリスト

・実行したことはすべて記録されているか?
・割り込まれた作業も正確に記録できているか?
・上から順番にタスクを実行できているか?
・使用不明時間がゼロである。

割りこまれた作業もきちんと記録しておくことで、もし理想通りに一日を終われなかったとしても、その理由を振り返り、納得して一日を終えることができます。

上から順番にタスクを実行しないことが多いと、タスクの先送りグセがついてしまうのであまりよくありません。事前に上から順番に実行できる並びにしておきましょう。

一日の最後に見るリスト

・未完了タスクはゼロか?(できなかったタスクは適切に削除 or 先送りしたか?)
・明日のデイリーリストが完成している。(やることの書き出しと並び替え)
・デイリーログを出力している。
・基準日を翌日に変更したか?(これは翌日朝でもOK)

積み残しがない状態にすることで、すっきりとした気持ちで一日を終えることができます。これは完全にタスクをやり切るということではなく、できなかった場合は適切な日にタスクを先送った結果でもOKです。

タスクシュートに慣れたころにはリピートタスクが多くなっているはずなので、明日のデイリーリストは比較的簡単に組めるはずです。リピートでだいたい固まっていれば、後はパズルの隙間を埋めていくような作業になりますので。

私はデイリーログを出力していませんが、代わりに今日一日のTaskChuteの記録を振り返って、一日の振り返りメモを残しています。職場ではこの振り返りメモが、週報や各種業務報告のネタとなっています!

記事を読んでいただき、ありがとうございました!

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