カテゴリー : GTD

GTDを習慣化させるには「収集」ステップが重要なのかもしれない

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「GTDでは、最初に数時間かけて『気になること』の収集を行うそうですね。」
「この『収集』のステップって本当に必要なんですか?

この質問をされるたびに「いいえ、必要ありません。」と私は答えてきました。私自身が収集のステップを行なわずにGTDを習慣化させたからです。

しかし、GTDを習慣化させるという観点においては、この収集のステップはかなり重要なのではないかと最近思いなおしています。


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EvernoteのInbox整理に集中するには「サイズ」でソートする

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Inbox整理というと、時系列で最新のものから手をつけるのが基本です。しかし、EvernoteのInbox整理に関してはノートの「サイズ」基準で整理するという方法もあります。

サイズを基準にすると疲れにくい

サイズを基準にすると、同じような性質のノートが並ぶため意識の切り替えが少なくなり、疲れにくくなる効果が期待できます。同じような性質のノートが並ぶ原理は下記の通りです。

サイズが大きいもの:振り分けるだけのものが多い(資料)
サイズが小さいもの:NextActionを考える必要がある(やること)

昇順でサイズをソートすれば「やること」を集中して整理でき、降順でサイズをソートすれば「資料」を集中して振り分けることができます。

サイズでソートする方法

Windows版のEvernoteクライアントであれば、表示項目のバーを右クリックすると↑の画像のようなメニューが出ますので、サイズの項目を表示させます。

あとはサイズの項目をクリックするだけで昇順/降順でソートすることが可能です。

まとめ

連続して作業を行う場合、意識の切り替えは少ないほうが良いです。資料とやることを交互に整理していると疲れます

一度に多くのノートを整理される方は、サイズでソートすることも試してみてはいかがでしょうか?

関連記事

Evernoteでタスク管理をする方法まとめ
【連載4:Evernote-タスク管理】「入り口」を決めて秩序を維持する
【連載15:Evernote-タスク管理】ダブルインボックスシステムの概要

今日の猫ちゃん


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GTD(タスク管理)との出会い(2)EvernoteをGTD仕様に

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GTD(タスク管理)との出会い(1)挫折からはじまる | 化学系メーカー研究職です

前回の記事の続きです。

1.EvernoteでGTDのきっかけとなった記事

私がGTDとの出会いについて話す上で外せないのは次の2つの記事です。

あらゆることから解放されるためのEvernoteとGTDの使い方 – 病院薬剤師 MotoNesu のラーニングジャーナル

My Evernote + GTD Setup | Hanami Design

これらの記事に出会うことで、私のGTDの世界は一気に開けました。

アナログでは正直面倒なGTDをデジタルで、それも大好きなEvernoteで出来ることがわかったからです。

2.最初のGTD仕様Evernote

[Evernote]第1回ノートブック・タグさらし | 化学系メーカー研究職です

このときはまだ管理下においたタスクが少なかったため、仕事やプライベートなど、ペルソナごとにGTDの領域を分けることはやっていませんでした。

また、週次レビューについても週末にしっかりと2,3時間は行なっており、非常に手がかかっていました。

しかし、管理するタスクが増えるにつれて、仕事とプライベートを分けないと何がなんだかわからなくなってくることと、週次レビューを真面目にやっていては時間がなくなることに気がついてきます。

[Evernote][GTD]第2回-私のEvernoteの使い方- | 化学系メーカー研究職です

このあたりもまだ運用に不自由しそうな構成のままです。

3.GTD仕様Evernoteの基礎が固まってきた

第3回 @Surf_Fish(Hama73)のノートブック晒し | 化学系メーカー研究職です

やっと仕事とプライベートを分けるようになりました。仕事でもプライベートでも本格的にGTDが回り始めたということです。

この構成が現在の私のEvernoteの使い方の基礎になっています。

4.現在のGTD仕様Evernoteへ

そして思い出深い「OZPAの表4」様への寄稿記事です。
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ~@Surf_Fish のノートブック超整理術~ | OZPAの表4

ここに投稿されているEvernoteが、私のGTD仕様Evernoteの完成形です。あれからマイナーチェンジは何度も行なっているものの、大枠としてはほとんど変わっていません。

子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと | 化学系メーカー研究職です

[GTD][Evernote]子持ちサラリーマンの日次レビュー例 | 化学系メーカー研究職です

いかに手を抜いて週次レビューを行い、GTDを運用していくのか?ということについても随分考えたように思います。

今回は私のGTD運用の歴史をEvernote晒し記事で振り返ってみました。

次回は私がGTDを本格的に身に着けたことで生き方がどのように変わったかについて書いてみたいと思います。

今日の猫ちゃん

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GTD(タスク管理)との出会い(1)挫折からはじまる

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お題:GTD(タスク管理)に出会ったきっかけは何ですか? – このまま一生β版

@Moyoriさんからお題をいただきました。

1.GTD=ライフハック?

GTDと初めて出会ったのは、旧ITmediaBizだったと思います。

しかし当時は「GTDとはライフハックの別名」と思い込んでいて、「ライフハックについては現在学んでいるから関係ない!」と思っていました。

今思えばとんでもないことなのですが、この後の展開を考えると逆によかったのかもしれません。必死こいて使わないと習得できそうにありませんでしたから。

2.シゴトハッカーズ

「ライフハックについては現在学んでいる」なぜこう思ったかというと、当時のITmediaBizでは大橋さんと佐々木さんによる「シゴトハッカーズ」という連載があり、その連載を欠かさずに読んでいたからでした。

また、シゴトハッカーズをきっかけに、佐々木さんの「ライフハック心理学」をブックマークして毎日チェックするようになりました。

3.一冊のノートに仕事の全てを

その当時の私の仕事ぶりといえば、一冊のノートに仕事に関する記録からタスクまで全部書きつけてあるという状態だったので、「探せば見つけられる」けれど「やりかけのタスクを探すのに時間がかかる」やり方でした。

今思うと、私が現在もEvernoteで記録からタスク管理までの全てを行なっているのはこれが原点かもしれませんね。

4.今のやり方ではもうどうにもならない

そんなやり方を続けていた社会人6年目のころ、仕事が増えてきて毎日帰りが遅くなりました。

それに加え、妻の体調不良から家事もほぼすべてやるという状態が続き、ストレスから自立神経失調症となりました。

2週間ほど会社を休んでしまい、自分の状況に焦りを感じていたところ、その2ヶ月後にはさらに妻の妊娠がわかりました。

仕事、家事、そこに育児。

「このままでは、今のやり方ではもうどうにもならない」

その思いから、ライフハックではなくタスク管理について必死に調べ始め、GTDに出会いました。これがGTDとの本当の出会いです。

5.ここからが私のGTDのはじまり

GTDを本気で実践しようと思った時にまずとりかかったのが、それまでは単なるメモツールでしかなかったEvernoteをGTD仕様に改造することでした。

Evernoteを使ったGTDが現在の私の基礎になっていくのですが、これについては明日以降にお話しようと思います。

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タスク管理が役立つのは仕事だけなのか?「いいえ、ゲームでも使えます」

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カプコンの「モンスターハンターシリーズ」。読者の皆さんの中にも、プレイされている方がいると思います。

うちでは嫁がプレイしているので、私もそれに付き合う形でプレイしているのですが、限られた時間で効率的にプレイするために、モンハンにもGTDを導入しています。

具体的には装備の作成に活用しています。

1.「装備作成」をプロジェクトとしてとらえる

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こちらの画像は、装備を作成するのに必要なアイテムが表示されています。

グレーで表示されているのが足りないアイテムなのですが、これらを手に入れるには異なるモンスターを倒したり、フィールドでアイテムを拾ったりする必要があり、一度に集めるのは大変です。

そこで、タスク管理ツールの中に「装備作成」のプロジェクトを作成し、サブタスクを設定していきます。

プロジェクト名:装備作成

タスク
□極龍の鱗の入手(2/4個)
→□極龍の討伐(具体的なクエスト名)
□蛮竜の棘の入手(1/2個)
→□蛮竜の討伐(具体的なクエスト名)
□紅蓮石の入手(2/10個)
→□入手できる場所をWebで調べ、メモする。
→□入手場所に行って拾う。

2.装備作成の状態を管理する

タスク管理と同じく、装備の作成でも

「優先的につくる」「作成中」「次につくる」「いつか/たぶんつくる」「作成済み」

というように状態で分けることが可能です。

モンスターハンターシリーズでは数十個以上の装備を作成しますから、装備の作成状況をGTDの手法で管理することで、効率的なプレイが可能となりました。

3.タスク管理の手法はいろんなことに応用できる

今回はゲームのプレイにGTDの手法を適用した例を紹介しました。ゲームの他にもスポーツや家の片付けなど、いろんなところでタスク管理の手法は応用できると思います。

仕事でばりばりタスク管理をされている方でしたら、他の分野でもその手法を応用してみてはどうでしょうか?

テクニックの根本にある思想が何にでも使えることを体験すると、ますますタスク管理が楽しくなると思いますよ。

今日の猫ちゃん

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