カテゴリー : ライフハック

私のメモのとりかた-三色ボールペンでGTDを楽にする-

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[GTD]×[三色ボールペン]
私はGTDの一環としていつでもどこでも紙にメモをします。このとき、三色ボールペンを使ってメモをとるのですが、その際の自分ルールを紹介してみようと思います。
あとで楽に見返したい
一生懸命メモをとったのはいいけれど、あとで見返すときに苦労したことはないですか?例えばこういうメモだと苦労します。
gtdmemo-sirokuro.jpg
黒字がびっしり詰まっていて、いかにも文字のかたまり。「Evernote」や「TaskChute」にタスクとして落としこむには文章をしっかり読みなおして内容を確認する必要があります。それではこういうメモはどうでしょう。
gtdmemo2.jpg
三色でメモがとられていることで、色ごとに何らかの意味を持っていそうなことが視覚的に感じられると思います。
三色にGTD的な意味を持たせる
私は以下の自分ルールに従って三色を使い分けています。
黒・・・思いついたこと(プロジェクト)
赤・・・次にとるべき行動
青・・・参考情報(アクションをとる必要がない)
思いついたこと(プロジェクト)は忘れないうちにまず「黒」でメモします。次にプロジェクト達成のために今考えつく限りの「次にとるべき行動」を「」でメモします。その際にプロジェクトの「参考情報」を思い出した場合は「」でメモします。「次にとるべき行動」の頭には□(チェックボックス)もつけます。
三色メモは情報の整理を視覚的にサポートする
三色メモを見返しながらこのメモの内容を整理していきます。
「黒字部分」は「Evernote」や「Googleカレンダー」のタイトルに使用。
赤字部分」はタスクとして「Evernote」や「TaskChute」に落し込みます。
青字部分」はプロジェクトの参考情報として「Evernote」に落し込みます。
三色メモだと、全て黒字のメモより情報の整理が楽だと思いませんか?
まとめ
・色を駆使してなるべく楽にGTDを実践したい。
色で何かを分けること自体は全く珍しくない手法です。しかし、このようなありふれた手法であっても、自分ルールを加えてやることで自分にとってGoodな手法に化ける可能性にあふれていると思います。

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私のイライラ対策×Evernote

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イライラしてるときってパフォーマンスが下がりますよね。できれば早くその状態から抜け出したいと思うものです。
きのうまさに仕事中イライラしてたのですが、気持ちを鎮めるために私が行ったことは以下の通り。
1.文章化する。
とにかくイライラに関して頭に浮かんだことをひたすら書きだす。誰にイライラした、なぜイライラするのか、イライラの原因は自分のこういうところの可能性はないか、次はこうしよう、とか。思いつく限りを全て書きだすと、多かれ少なかれ気持ちがすっきりします。
私の場合はEvernoteに「2011/XX/XXのイライラしたこと」っていうノートを作って書き出してます。GTDを実践している方であれば、週次レビューの際にでも見返してみればなかなか良い勉強材料になるものです。
2.「イライラしたとき用」のトリガーリストを見る。
私のEvernoteには、「[Remember]怒ったとき、不安なとき」というタイトルのノートが存在します。このノートには、
・紙に書きだしてみる。→アウトプットで発散させる。
・ネットには書き込まない。→あとで後悔する。
・物事の悪い面だけでなく良い面についても考える。→受け止め方を変える。
・おなかはすいていないか?→糖分補給。
・体調は悪くないか?→体調が悪ければ気分も悪い。
のようなことが書かれています。冷静なときにはこういうことはいくらでも思いつくような気がするんですが、本当にイライラしているときは我を忘れてることが多いので、こういうトリガーリストを見て落ち着きを取り戻すようにしています。
やっぱりEvernote!
ということで、日常のこんなときにもEvernoteは役に立つなぁーと改めて実感します。

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[Lifehack]議事録から献立にまで便利に使える「Frieve Editor」

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最近、Frieve Editorにはまってます。
思いついたことをとりあえず記入して、
後からそれらをラベリング、リンクできるところがかなり気に入ってます。
他の研究者の方と突然はじまったフリートークの簡易議事録をとって後から整理したり、
実験の計画やスケジュールをたてたりなど、いろんなところで役に立ってます。
いろんなところで応用できるツールなので、今日はこんなこともやってみました。
来週の献立
冷蔵庫の中にある食材をひたすらリストアップして、
その後その食材からつくれる料理を連想していき、「来週の献立」を完成させちゃいました!

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[Evernote][GTD]5つのノートブックと1つのスタックで快適に仕事をする

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Evernoteでクローズドリストを運用する

5note1stack

今回はEvernoteでクローズドリストを運用するときに役立つ方法を紹介します。

5つのノートブックとは、月曜~金曜ごとの「クローズドリスト」のことであり、1つのスタックとは、これらのクローズドリストをまとめておくスタックのことです。

クローズドリスト

詳しいことはネット上の記事や「マニャーナの法則」などに書いてあると思いますが、クローズドリストの良いところは、

(1)今日やるべきタスクのみを見ることできる。(今日やることのみに集中できる)
(2)タスクを処理すると、やるべきことが視覚的に消えていくので達成感がある。
(3)重要度の低い割り込み作業を明日以降にまわす習慣が身につく。

だと私は思っています。

月~金の5つのクローズドリストを1つのスタックにまとめて運用する利点

5note1stack

それは次の2点だと考えています。

(1)数日にわたるプロジェクトのノートも、今日やるべきタスクを処理すればその日のリストから消える。
(2)1週間のうちにやるべきタスクを把握しやすい。

Evernoteでクローズドリストを運用する際の問題点

昔、「Today」というノートブックを作成して、Evernote上でクローズドリストを運用しようと考えたことがあります。

しかし、数日にわたるプロジェクトの今日のタスクを処理しても、「明日もまたこのプロジェクトのタスクがあるから、Todayにこのノートを残しておくか・・・」という考えですでにタスクが終了したノートをクローズドリストに残してしまい、クローズドリストの良いところである「達成感」が得られなかったのです。

project1

月~金の5つのクローズドリストに分けてみた

そこで、クローズドリストを月曜日~金曜日の5日分に分けてみることにしました。

この方法なら、今日のタスクが処理されたノートは次の曜日のノートブックに移されます。

1日の最後にはノートが0になるため、「達成感」を得られることに気が付きました。

さらに、クローズドリストのスタックを選択した状態で「ノートブック」で並べかえを行うと、1週間の予定を一覧として見ることも可能です。

notebook

5つのクローズドリストを1つのスタックに集約してみた

上記のようにクローズドリストを5つにわけた場合、1つのプロジェクトに関するノートや資料は当然分散することになります。

そうすると、見たい資料をどのクローズドリストにいれたのかわからなくなりがちです。

でも、Evernoteなら大丈夫です。スタックを選択した状態で、見たい資料のタグやキーワードを「検索」すればすぐに見つけられます。

例えば私の場合はプロジェクトに3桁の通し番号をつけているので、「intitle:101」と検索すればこんな感じになります。

intitle101

ここで「保存された検索」を使えばもっと楽になります。

さっきの例の場合であれば、「stack:○○○○ intitle:101」といった感じですね。

1週間に収まらない予定の扱い

1週間よりも先のタスクの場合は、「Googleカレンダー」にリマインダーを設置して、「Scheduled」という専用のノートブックに保管しています。

そして、その時が来たらクローズドリストに収めます。

その他に組み合わせているツールなど

実際には、Evernoteのこのやり方に「TaskChute」を組み合わせており、見積もり時間まで含まれた本当のクローズドリストは「TaskChute」にあります。

しかし、TaskChuteのみではプロジェクト全体の進行具合を確認しずらいので、Evernoteにもクローズドリストを設置しています。

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[Lifehack]脳科学×仕事術によるやる気の出し方

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この記事の要点は2つです。
(1)やりはじめないとやる気はでない。(脳科学)
(2)やる気が出るところまでタスクを小分けにする。(仕事術)
以下は、MAMMO.TVの池谷裕二(@yuji_ikegaya)さんへのインタビューからの引用です。
池谷裕二インタビュー
つまり、作業を行うことにより側坐核が刺激され、やる気が出てくるということですね。これが「(1)やりはじめないとやる気はでない。(脳科学)」ということです。やる気はなくとも、とりあえず作業にとりかかってしまえばやる気が出てくるかもしれない、ということを知っているだけで少し心に余裕ができませんか?
ここでさらに、「(2)やる気が出るところまでタスクを小分けにする。(仕事術)」を加えることにより、「とりあえず作業にとりかかる」のハードルを下げることができます。タスクの小分けがもたらす効果については、佐々木正悟(@nokiba)さんのライフハック心理学を参考にされると良いと思います。
まとめ
・やる気がないときはタスクをすぐとりかかれるぐらいまで小分けする。
・小分けしたタスクにとりかかっているうちに側坐核が刺激され、やる気が出てくる。

引用記事
#095 脳の働きをもっと広げてみる ―やる気を起こす方法は簡単だ!? | MAMMO.TV
参考記事
脳の気持ちになって考えてみてください。-「やる気」と「脳」の話を、池谷裕二さんと。 | ほぼ日刊イトイ新聞
絶対に先送りしそうな仕事に取りかかる方法 | ライフハック心理学

記事を読んでいただき、ありがとうございました!

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