カテゴリー : タスク管理

5分でOK!すぐに始められる日次レビュー例

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タスク管理初心者向けの記事です。

日次レビューを行うと、「気持ちがスッキリする」「今日何をするか?がわかった状態で1日をスタートできる」などの効果が得られます。

[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由 | はまラボ

概要

1.「プロジェクト進捗リスト」をつくる。(最初のみ)

(1)自分が今やっている仕事を書き出す。
(2)緊急度A~C、重要度A~Cを書き出す。
(3)やっている仕事の進捗状況を1行で書き出す。

2.日次レビューを行う。(毎日5分)

(1)今日やった仕事を書き出す。
(2)プロジェクト進捗リストを更新する。
(3)明日やる仕事をリストアップする。

1.「プロジェクト進捗リスト」をつくる。(最初のみ)


photo credit: Paul Watson via photo pin cc

まず「プロジェクト進捗リスト」を作成します。プロジェクト進捗リストを作成するのは最初だけです。あとはこのプロジェクト進捗リストを使い回して日次レビューを継続していきます。

(1)自分が今やっている仕事を書き出す。
(2)緊急度A~C、重要度A~Cを書き出す。
(3)やっている仕事の進捗状況を1行で書き出す。
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キーワードは「自分に合うツール」「ルールの確立」「一元管理」 to @maguro29

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”TaskChuteエバンジェリストのはまさん(@Surf_Fish)に初歩タスク管理講座にお誘い頂いたぜぃ。 | つながり | MagLog 〜まぐろにくじゃぱん〜”
いろいろやってますね!

まぐにぃさんに現状のタスク管理の状態について記事を書いてもらいました!

オンラインで初歩タスク管理講座みたいなのを開講してます。楽しいです。 | はまラボ

こちらの活動の一環です!

1.まぐにぃさんの現状

・タスクメモの収集先はEvernote。
・タスクと予定の収納先はiCal、OmniFocus、Due。

PostEverやpostENを使ってメモをとることと振り返りを楽にしようとしている点が良いですね!毎朝のレビューも習慣化しているようなのでいい感じです。

2.まぐにぃさんのお悩み

・OmniFocusをiPhone上で確認するのが面倒。
・タスク管理のルールに曖昧な点があり、ストレスを感じる。

こういった悩みかなと解釈しました。

3.まぐにぃさんのお悩みへのコメント

・OmniFocusの使用自体を止めてみる。
・OmniFocusの操作はMacのみとする。
・仕分けルールを定めてストレスフリーに!
・タスクの収納先は一元管理という手もありますよ!

とりあえず思い浮かんだのはこのあたり。

OmniFocusについて

まず「自分に合うツールを使う」ことはタスク管理の基本です。自分に合うというのは、ストレスを感じない、使うことが楽しい、といった意味です。

確かにOmniFocusは高価なツールなので、買ったからには使いたいという思いはわかります。しかし、もし合わないツールを無理に使っているのであれば、そこから生じるストレスは「数千円よりももっと大きな損害」かもしれません。

ちなみに私の場合、まぐにぃさんのOmniFocusに相当するのはEvernoteです!こちらに参考記事をおいときます!

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 〜@Surf_Fish のノートブック超整理術〜 | OZPAの表4
私がタスク管理ツールにEvernoteを使う5つの理由 | はまラボ

「iPhoneでの操作が面倒なだけ」であれば、操作はMacのみとし、すぐ見たいタスクのみをDueにも登録しておくのが良いかもしれませんね~

タスク管理のルールについて

また、タスク管理から生じるストレスは主に「仕分けのルールが確立されていない」というところなのかなと推測します。

タスク管理でストレスフリーになるためのコツには、「考えながら何かする、ということを減らす」というのがあります。

自分の中で仕分けのルールを決めて、それをEvernoteに書き出しておくなどすると良いかもしれません。

ちなみに私の場合、

・「タスクの存在・詳細」…すべてEvernoteで管理。
・「予定」…Googleカレンダーで管理。
・「タスクの実行」…TaskChute2で管理。

となっています。

日次・週次レビューで直近の「予定」を確認し、準備などの「タスク」が必要と認識したらEvernote上にやることを書き出します。

今日~1週間までに「実行」するタスクは、EvernoteからTaskChute2に書き写します。外出先でのちょっとしたToDoリストにはGoogleTasksを使っています。

タスクの一元管理について

現状はOmniFocusとDueにタスクを分けて登録しているようですが、ストレス軽減の意味ではOmniFocusに全て登録しておくと良いかもしれません。

そうすると、このタスクはどこにいれよう?とか、あのタスクはどこに入れてたっけ?といった悩みから開放されます。

この場合、優先的に処理したいタスクは、OmniFocusからDueに登録しなおす必要が出ますが、毎朝今日やることを整理することが習慣化できているようなのでそれほど手間と感じないのではないかと思います。

まとめ

・自分に合うツールを使っているか見直す。
・仕分け、レビューのルールをきちんと決めてストレスフリー
・一元管理という手もある。

すべて見なおしてもいいぐらい、とのことなので思い切ってコメントさせてもらいました!解釈違いとか質問がありましたらTwitterなどでもコメントしてください!

タスク実行ツールとしてのTaskChuteは本当に強力ですよ~ 空き時間や終了時間の管理、ルーチンタスクの管理もしやすいので、本当におすすめのツールです。

タスク管理ツール・TaskChute2 (C)
TaskChute初心者のための参考記事まとめ – NAVER まとめ

今日の猫ちゃん


via Squeaker the Cat Who Can’t Meow

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オンラインで初歩タスク管理講座みたいなのを開講してます。楽しいです。

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やよさん(@yayoko314)とのリプライのやりとりから、ちょっとしたタスク管理講座みたいなのが始まっています。

日、週?月?レビューする生活ってなぁに? « やよこぶろぐ

やよさんがとても意欲的なこともあり、教えていて楽しいです。

違うクラスタの人に教えるの楽しいです。

私は「タスク管理で世の中を良くしていきたい」みたいなミッションを持っているので、タスク管理クラスタとは違うクラスタの方々にタスク管理を教えることはいつもよりワクワクします。

違うクラスタの方とやりとりすると、予想外の反応が返ってくることも多く、自分の勉強にもなります。

特に1:1のやりとりは生身の意見がたくさん聞けるので、どういう点でつまづいているのか?などの事例を詳しく知ることができて良いですね。

今日からまぐにぃさん(@maguro29)、でじぺんさん(@digipen)も参加してくれそうなので、今後の展開がますます楽しみです。

今後の進め方

(1)各々がやりたいようにタスク管理に取り組んでもらう。
(2)結果をブログ記事で報告してもらう。
(3)はま(@Surf_Fish)がそれに対してコメントを返す。

といった流れで進めていきたいと思っています。

このやり方をする狙いは大きく2つあって、

(1)記事が残るので、本人の振り返りや他者への事例紹介に役立つ。
(2)はま(@Surf_Fish)に余裕があるときにコメントできる。

他にもいろいろメリットがあるように思いますので、3人にはぜひブログ記事として結果を報告してもらいたいですね!

関連記事

週単位でレビューしてみるその後☆1週間経って。 « やよこぶろぐ

TaskChute超初心者が初心者になるための連載:(1)TaskChuteの使用環境について | はまラボ

今日の猫ちゃん


via Little Lucky Star

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タスク管理をする人は天才でも頭が良い人でもありません。自分と向き合う人です。

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タスク管理をされている方とお話をすると、「元々ダラダラしちゃう性格なんですよね」と話す人が多いです。これはガチガチにタスク管理をされている方だったり、私も含めてそうです。


photo credit: Profound Whatever via photo pin cc

タスク管理とは、やるべきことを信頼できるシステムに預け、自分の記憶力ややる気に作用されない仕組みをつくることです。

ですから、タスク管理を行なっている人は、「ダラダラしてしまう自分ときちんと向き合った結果、タスク管理のシステムを構築した人」なのです。


photo credit: Alan Cleaver via photo pin cc

これはタスク管理初心者にとってうれしい事実です。なぜなら、自分にあったタスク管理のシステムを構築することで、自分が憧れている「タスク管理の人」になれる可能性が誰にでもあるということですから。

そしてさらに幸運なことは、タスク管理に特別な才能は必要ないということです。


photo credit: ▓▒░ TORLEY ░▒▓ via photopin cc

今、ネット上にはたくさんのタスク管理の紹介例があります。それらを真似し、小さく少しずつ継続していくうち、誰でも「タスク管理の人」になれるのです。

ただ、1つだけ条件があります。

それは「自分のだめな部分ときちんと向き合う」ということです。この最初の条件さえ乗り越えてしまえば、誰もが「タスク管理の人」になることが可能です。

関連記事

タスク管理を知らなかった私が1年で「タスク管理の人」になった経緯(前編)

タスク管理を知らなかった私が1年で「タスク管理の人」になった経緯(後編)

今日の猫ちゃん


via A Cat Mama’s Unconditional Love

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GTD(タスク管理)との出会い(3)GTDとは生き方だ

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GTD(タスク管理)との出会い(1)挫折からはじまる | 化学系メーカー研究職です

GTD(タスク管理)との出会い(2)EvernoteをGTD仕様に | 化学系メーカー研究職です

これまでの記事で、GTDを始めるに至った経緯、GTDを本格的に活用するためにEvernoteをGTD仕様にしたことについてお話しました。

今回は、GTDを習得したことによって私の生き方が変わったことについて話したいと思います。

1.私に起こった2つの変化

(1)「考える」というタスクは存在しなくなった。
(2)目的が発生した瞬間に「次のアクション」を考えるようになった。

GTDの整理のステップにおいて行われる「これは何か?」「次にすべき行動は何か?」という問いがあります。

この問いを日常生活の中で呼吸のごとく行うようになり、私の生き方は変わりました。

(1)考えるというタスクは存在しない


GTDの教科書にも書いてありますが、タスクというものは物理的な行動であるべきです。

なぜかというと、例えば「~について考える」では定量性と再現性がありません。

定量性も再現性も無い。つまりどの程度で終わるのかわからないし、同じ事をまたできないようなタスクは、とてもとりかかりづらいのです。

「~について考える」は、関連文献を調査する(情報収集)、今持っている情報を表にまとめてみる(情報整理)、などの物理的行動に置き換えられるはずです。

(2)目的が発生した瞬間に「次のアクション」を考える

何かをやろうと思い立ったとき、人から何かを頼まれたとき、その目的・目標を達成するために「次に何をすべきか?」をすぐに考えるようになりました。もちろん物理的行動を、です。

物理的行動に徹する限り、プロジェクトは進んでいく。

これはGTDの根本の思想の1つではないかと思います。私はGTDを通してこの思想を身に着けたことにより、生き方が変わりました。

2.GTDとの出会いまとめ

現状を変えたかった→GTDに出会う→GTDが生き方に変化した。
これで「GTD(タスク管理)との出会い」企画の記事は最後です。何度か口頭でお話したことはありましたが、改めて文章にしてみると自分の中でより整理されたため、良い機会でした。

@Moyoriさん、素敵な企画をありがとうございました!

今日の猫ちゃん

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