カテゴリー : タスク管理

タスク管理では過小評価より過大評価に注意すべきです

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1.過大評価=ストレスの元

タスク管理の目的は概ね「ストレスフリー」です。

この前提から行くと、タスクにかかる時間や手間を過小評価することよりも、過大評価することのほうが危険です。

想定よりも少ない労力で終わるタスクに対し、その存在にずっとストレスを感じてしまうからです。

2.過大評価への対策

過大評価に対する対策は、「まず5分手をつけてみる」になります。

5分という時間はとりかかりのハードルに対する逃げ道です。

本当に5分で止めてもいいですし、「5分だけだから」と自分を騙すために使っても良いです。

この「5分手をつけてみる」の本質は、「タスクの全体像を明らかにすること」です。

タスクの全体像がわかってしまえば、タスクの過大評価が無くなり、それに伴って「しんどそうだけど、あれやらなきゃ…」というストレスから開放されます。

3.まとめ

・タスクを過大評価していないか常に疑問を持つ。
・過大評価の疑惑があったら「まず5分手をつけてみる」
・5分でタスクの全体像を明らかにすることを意識する。

過小評価はまだましな理由

過小評価の場合、とりかかりは容易なのです。

とりかかってから過小評価していたことに気がついて焦るでしょうが、そのまま放置することはないので過大評価よりましなのです。

関連記事

タスク管理って何だろう?タスク管理の目指すところは何だろう?
実行しやすい「やることリスト」をつくるための2つのポイント

今日の猫ちゃん


via Orphan Kittens Shopping for Good Homes

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【質問と回答例】初めてのGTDで「収集」は必ず行うべき?プロジェクトの分解はどこまで?

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[O]THE OLEIN Weekly 28th | オフ会明け症候群とかボーナスとかタスク管理とか | Olein
最近、本当に自分の思ったように時間を使えない日々が続いています。そこで、やはり自分にもタスク管理をする必要があるのではないかと考え、 …

↑こちらの記事を見たところ、オレイン編集長(@Olein_jp)が何やらお悩みのようだったので
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個人的には、GTD本に書かれている最初の収集ステップを必ずやる必要はないと思っています。その理由は主に次の2つ。

(1)GTDって最初が大変なんでしょ?というイメージを持ってもらいたくない。
(2)収集ステップはGTDの本質ではない。

やったらやったで、GTDを始める儀式としては良いんですけどねー!
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できるところから始めて行った方が負担が少ないです。

参考記事
【ぼくらのタイムマネジメントストーリー】第4話 これならできる!今から始める簡単GTD(前編)
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またお話しましょう!

まとめ

・収集ステップは必ず行う必要はない。
・プロジェクト分解の目安は、「他人がわかる程度まで」。

今日の猫ちゃん


via Pet Me Now!

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5分でOK!すぐに始められる日次レビュー例

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タスク管理初心者向けの記事です。

日次レビューを行うと、「気持ちがスッキリする」「今日何をするか?がわかった状態で1日をスタートできる」などの効果が得られます。

[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由 | はまラボ

概要

1.「プロジェクト進捗リスト」をつくる。(最初のみ)

(1)自分が今やっている仕事を書き出す。
(2)緊急度A~C、重要度A~Cを書き出す。
(3)やっている仕事の進捗状況を1行で書き出す。

2.日次レビューを行う。(毎日5分)

(1)今日やった仕事を書き出す。
(2)プロジェクト進捗リストを更新する。
(3)明日やる仕事をリストアップする。

1.「プロジェクト進捗リスト」をつくる。(最初のみ)


photo credit: Paul Watson via photo pin cc

まず「プロジェクト進捗リスト」を作成します。プロジェクト進捗リストを作成するのは最初だけです。あとはこのプロジェクト進捗リストを使い回して日次レビューを継続していきます。

(1)自分が今やっている仕事を書き出す。
(2)緊急度A~C、重要度A~Cを書き出す。
(3)やっている仕事の進捗状況を1行で書き出す。
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キーワードは「自分に合うツール」「ルールの確立」「一元管理」 to @maguro29

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”TaskChuteエバンジェリストのはまさん(@Surf_Fish)に初歩タスク管理講座にお誘い頂いたぜぃ。 | つながり | MagLog 〜まぐろにくじゃぱん〜”
いろいろやってますね!

まぐにぃさんに現状のタスク管理の状態について記事を書いてもらいました!

オンラインで初歩タスク管理講座みたいなのを開講してます。楽しいです。 | はまラボ

こちらの活動の一環です!

1.まぐにぃさんの現状

・タスクメモの収集先はEvernote。
・タスクと予定の収納先はiCal、OmniFocus、Due。

PostEverやpostENを使ってメモをとることと振り返りを楽にしようとしている点が良いですね!毎朝のレビューも習慣化しているようなのでいい感じです。

2.まぐにぃさんのお悩み

・OmniFocusをiPhone上で確認するのが面倒。
・タスク管理のルールに曖昧な点があり、ストレスを感じる。

こういった悩みかなと解釈しました。

3.まぐにぃさんのお悩みへのコメント

・OmniFocusの使用自体を止めてみる。
・OmniFocusの操作はMacのみとする。
・仕分けルールを定めてストレスフリーに!
・タスクの収納先は一元管理という手もありますよ!

とりあえず思い浮かんだのはこのあたり。

OmniFocusについて

まず「自分に合うツールを使う」ことはタスク管理の基本です。自分に合うというのは、ストレスを感じない、使うことが楽しい、といった意味です。

確かにOmniFocusは高価なツールなので、買ったからには使いたいという思いはわかります。しかし、もし合わないツールを無理に使っているのであれば、そこから生じるストレスは「数千円よりももっと大きな損害」かもしれません。

ちなみに私の場合、まぐにぃさんのOmniFocusに相当するのはEvernoteです!こちらに参考記事をおいときます!

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 〜@Surf_Fish のノートブック超整理術〜 | OZPAの表4
私がタスク管理ツールにEvernoteを使う5つの理由 | はまラボ

「iPhoneでの操作が面倒なだけ」であれば、操作はMacのみとし、すぐ見たいタスクのみをDueにも登録しておくのが良いかもしれませんね~

タスク管理のルールについて

また、タスク管理から生じるストレスは主に「仕分けのルールが確立されていない」というところなのかなと推測します。

タスク管理でストレスフリーになるためのコツには、「考えながら何かする、ということを減らす」というのがあります。

自分の中で仕分けのルールを決めて、それをEvernoteに書き出しておくなどすると良いかもしれません。

ちなみに私の場合、

・「タスクの存在・詳細」…すべてEvernoteで管理。
・「予定」…Googleカレンダーで管理。
・「タスクの実行」…TaskChute2で管理。

となっています。

日次・週次レビューで直近の「予定」を確認し、準備などの「タスク」が必要と認識したらEvernote上にやることを書き出します。

今日~1週間までに「実行」するタスクは、EvernoteからTaskChute2に書き写します。外出先でのちょっとしたToDoリストにはGoogleTasksを使っています。

タスクの一元管理について

現状はOmniFocusとDueにタスクを分けて登録しているようですが、ストレス軽減の意味ではOmniFocusに全て登録しておくと良いかもしれません。

そうすると、このタスクはどこにいれよう?とか、あのタスクはどこに入れてたっけ?といった悩みから開放されます。

この場合、優先的に処理したいタスクは、OmniFocusからDueに登録しなおす必要が出ますが、毎朝今日やることを整理することが習慣化できているようなのでそれほど手間と感じないのではないかと思います。

まとめ

・自分に合うツールを使っているか見直す。
・仕分け、レビューのルールをきちんと決めてストレスフリー
・一元管理という手もある。

すべて見なおしてもいいぐらい、とのことなので思い切ってコメントさせてもらいました!解釈違いとか質問がありましたらTwitterなどでもコメントしてください!

タスク実行ツールとしてのTaskChuteは本当に強力ですよ~ 空き時間や終了時間の管理、ルーチンタスクの管理もしやすいので、本当におすすめのツールです。

タスク管理ツール・TaskChute2 (C)
TaskChute初心者のための参考記事まとめ – NAVER まとめ

今日の猫ちゃん


via Squeaker the Cat Who Can’t Meow

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オンラインで初歩タスク管理講座みたいなのを開講してます。楽しいです。

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やよさん(@yayoko314)とのリプライのやりとりから、ちょっとしたタスク管理講座みたいなのが始まっています。

日、週?月?レビューする生活ってなぁに? « やよこぶろぐ

やよさんがとても意欲的なこともあり、教えていて楽しいです。

違うクラスタの人に教えるの楽しいです。

私は「タスク管理で世の中を良くしていきたい」みたいなミッションを持っているので、タスク管理クラスタとは違うクラスタの方々にタスク管理を教えることはいつもよりワクワクします。

違うクラスタの方とやりとりすると、予想外の反応が返ってくることも多く、自分の勉強にもなります。

特に1:1のやりとりは生身の意見がたくさん聞けるので、どういう点でつまづいているのか?などの事例を詳しく知ることができて良いですね。

今日からまぐにぃさん(@maguro29)、でじぺんさん(@digipen)も参加してくれそうなので、今後の展開がますます楽しみです。

今後の進め方

(1)各々がやりたいようにタスク管理に取り組んでもらう。
(2)結果をブログ記事で報告してもらう。
(3)はま(@Surf_Fish)がそれに対してコメントを返す。

といった流れで進めていきたいと思っています。

このやり方をする狙いは大きく2つあって、

(1)記事が残るので、本人の振り返りや他者への事例紹介に役立つ。
(2)はま(@Surf_Fish)に余裕があるときにコメントできる。

他にもいろいろメリットがあるように思いますので、3人にはぜひブログ記事として結果を報告してもらいたいですね!

関連記事

週単位でレビューしてみるその後☆1週間経って。 « やよこぶろぐ

TaskChute超初心者が初心者になるための連載:(1)TaskChuteの使用環境について | はまラボ

今日の猫ちゃん


via Little Lucky Star

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