カテゴリー : タスク管理

私がタスク管理ツールにEvernoteを使う5つの理由

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photo credit: whatleydude via photopin cc

私は「TaskChute×GTD」の手法で日々のタスクを管理しています。そして、GTDの部分はEvernoteを使って手動で管理しています。

しかし、タスク管理クラスタの方々はだいたいEvernoteを「資料庫」と位置づけており、タスク管理ツールとしては積極的に使用されていないように思います。

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photo credit: hawkexpress via photopin cc

そんな中で私がなぜタスク管理にEvernoteを使うのか?について改めて考えてみました。その結果見出した理由が次の5つです。

※若干情報が古くなりつつありますが、私のEvernoteの基本的な運用方法はこちらを参照ください。
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ~@Surf_Fish のノートブック超整理術~ | OZPAの表4

1.タスクを検索で素早く見つけられる。

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photo credit: manfrys via photopin cc

これがけっこうありがたいのです。しかもEvernoteの検索は速い。時間をかけて少しずつ進捗させているタスクであったり、完了した過去のタスクを見返したいときにとても役に立っています。

特に私は過去のタスクの記録を転用することが多いので、曖昧な検索からでも目的のタスクにたどり着けるところがとても助かっています。

2.タスクに加えて記録や思考を併記できる。

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photo credit: Camilla Soares via photopin cc

私はタスクを細かく分解していくときに「なぜそのように分解したのか」「なぜこのタスクを思いついたのか」などの思考ログを残しておきたいのです。

これは、思考ログが残っていないとタスクを実行する際に「なんでこんなことをするんだ?」という自分への問いに答えられないからです。

また、頭に浮かんだことを書き出さないとなかなか考えがまとまらない性分であることもあり、思考ログもタスクもそのまま書きだしながら実行できるEvernoteが私には合っています。

3.ローカル/クラウドの両方で使うことができる。

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photo credit: gato-gato-gato via photopin cc

業務上の情報をクラウドに置いておくことには不安があります。しかし、Evernoteにはローカルノートブック機能がありますので、仕事に関わるタスクに関してはローカルで運用することができます。

Evernote無料ユーザーなら絶対知っておくべきローカルノートブック機能 | 化学系メーカー研究職です
ローカルノートブックに保存しておけば、そのパソコン以外からローカルノートブック内の情報を参照することはできません …

一方、プライベートのタスクに関してはどこからでもアクセスしたいので、クラウド上で管理できるととても助かります。Evernoteはこの両方を満たせるところが良いのです。

4.タスクを実行しながら資料をすぐに見ることができる。

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photo credit: Hindrik S via photopin cc

タスク管理ツールから別途資料を探しに行くと、そのまま脱線して戻ってこれなくなることがあります。

しかしEvernote内でタスクも資料も管理している場合であれば、検索かノートリンク機能ですぐに参照することができるので脱線する心配がありません。探す手間も省けるので参照もスピーディーです。

5.そこに全てあるという安心感

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photo credit: See-ming Lee 李思明 SML via photopin cc

最後はやはりこれです。Evernoteにタスクも資料もすべていれておくことで得られる「そこに全てある」という安心感はかなり良いものです。「無いものは無い」と判断できるスピードが違います。

唯一面倒なところ

それはタスクの生成が完全に手動な点ですね。この点ではリピート機能があるタスク管理ツールを羨ましく思います。ただ、上に挙げた理由で本当にEvernoteを気に入っているので、当分離れられそうにありません。

今日の猫ちゃん

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タスク管理が役立つのは仕事だけなのか?「いいえ、ゲームでも使えます」

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カプコンの「モンスターハンターシリーズ」。読者の皆さんの中にも、プレイされている方がいると思います。

うちでは嫁がプレイしているので、私もそれに付き合う形でプレイしているのですが、限られた時間で効率的にプレイするために、モンハンにもGTDを導入しています。

具体的には装備の作成に活用しています。

1.「装備作成」をプロジェクトとしてとらえる

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こちらの画像は、装備を作成するのに必要なアイテムが表示されています。

グレーで表示されているのが足りないアイテムなのですが、これらを手に入れるには異なるモンスターを倒したり、フィールドでアイテムを拾ったりする必要があり、一度に集めるのは大変です。

そこで、タスク管理ツールの中に「装備作成」のプロジェクトを作成し、サブタスクを設定していきます。

プロジェクト名:装備作成

タスク
□極龍の鱗の入手(2/4個)
→□極龍の討伐(具体的なクエスト名)
□蛮竜の棘の入手(1/2個)
→□蛮竜の討伐(具体的なクエスト名)
□紅蓮石の入手(2/10個)
→□入手できる場所をWebで調べ、メモする。
→□入手場所に行って拾う。

2.装備作成の状態を管理する

タスク管理と同じく、装備の作成でも

「優先的につくる」「作成中」「次につくる」「いつか/たぶんつくる」「作成済み」

というように状態で分けることが可能です。

モンスターハンターシリーズでは数十個以上の装備を作成しますから、装備の作成状況をGTDの手法で管理することで、効率的なプレイが可能となりました。

3.タスク管理の手法はいろんなことに応用できる

今回はゲームのプレイにGTDの手法を適用した例を紹介しました。ゲームの他にもスポーツや家の片付けなど、いろんなところでタスク管理の手法は応用できると思います。

仕事でばりばりタスク管理をされている方でしたら、他の分野でもその手法を応用してみてはどうでしょうか?

テクニックの根本にある思想が何にでも使えることを体験すると、ますますタスク管理が楽しくなると思いますよ。

今日の猫ちゃん

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311 タスク管理について@rashita2さん@Moyoriさんと語りました

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それは1/7のらしたさんのメンションからはじまりました。

@Moyori @Surf_Fish 今度、時間を合わせて三人で「タスク管理」についてチャットしませんか?Sat Jan 07 02:41:42 via YoruFukurou


1時間後…

らしたさんの呼びかけから1時間で打ち合わせのセッティングから連絡先交換まで終了。このメンツ、ノリノリである。 “@Moyori: @rashita2 @Surf_Fish では後ほどSkypeネームを共有しましょう。時間になったらログインして待機します。”Sat Jan 07 03:47:12 via TweetDeck


で、きのうの21:30からSkypeチャットを使って、倉下さん、もよりさん、私の3人で「タスク管理」について話し込みました!当初、1時間のチャットの予定でしたが、なんやかんで約1時間半、あっという間の時間を過ごしました。
チャットの内容はらしたさんのメルマガに載るのではないかと思います。
今回は「タスク管理ってそもそも何?」というようなテーマについて話しあったのですが、タスク管理にこだわりを持つ人間が3人集まると、本当におもしろいトークになるなぁと感じました。(主に内容が濃すぎて笑いが止まらないみたいな意味で。)
詳細な内容についてはお二人の許可をとっていないので話せないのですが、キーワードとしては「TaskChute」「タスクシュート方式」「GTD」「大橋さん」「jMatsuzakiさん」「まろさん」「Toodledo」「Nozbe」「TaskPort」「ブラウザ版TaskChute」「インターフェース」などなどですね。
チャットの内容がどういう風にまとめ上げられてくるのか楽しみです。
今日の猫ちゃん
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わざわざタスク管理を行う意味

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私がタスクを管理している

082 自分で決定できるから社長は長生きする – ライフハック心理学
タスク管理することなどほとんど無駄であろうと、タスクを「管理している」という感覚が大事なのです。 …
これはとても大事です。

「タスクを管理している」という感覚はとても大事です。

仕事の量が圧倒的に多くて毎日めいっぱい残業をして帰るときでも、理不尽なまでに割り込みのタスクが発生するとしても、「自分が管理している」という感覚を持つことは精神の安定に役立ちます。

これは、自分で管理できていると思えるうちは、どれだけ仕事の量が多かったとしても「納得感」をもって仕事をできるためだと思います。

抱えているタスクを把握できていることが大事

取り組んでいるタスクの数も量も優先度も全くわからない状態では、

・本当にこのタスクに取り掛かっていていいのか?
・そもそもこれは本当にやるべきなのか?
・自分の要領が悪いためにたくさんのタスクをかかえているのではないか?

などの疑心暗鬼にとらわれてしまいます。

どんな状況であっても、自分の抱えているタスクを「管理する」。

言い換えれば「把握できている」ことが、タスク処理の効率やモチベーション維持に関わってくるのです。

今日の猫ちゃん

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モノも情報も整理の考え方は同じ

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シゴタノ! ―    「続く」収納を実現するための3つのコツ
収納で一番大切なことは「使いやすく配置すること」。 …
ただ収めることが目的となってはいけない!

橋口真樹子さんの記事はいつも楽しみに読ませていただいてます。モノの管理と情報の管理(タスク管理)は似ているからです。

1.収納で一番大事なことは使いやすく配置すること

今回の記事では↑のように言われていますが、これは情報の整理についても同じです。

フォルダ構造やEvernoteのノートブックの構成といった「収納先」を先に考えることに力を入れるべきではありません。

使う/参照する頻度に応じて「収納先」を用意し、情報を整理するべきです。(例.毎日見るもの、1週間に1回、1ヶ月に1回、1年に1回…)

物を先に決めて、収納を後で決める

↑こちらについても情報の整理において同じことが言えます。

新しい種類の情報を扱うようになったとき、分類を考えてから運用するのではなく、まずある程度の情報を集めてから使い勝手に応じて分類すべきです。

分類から入ってしまうと、ほとんど使わないフォルダと情報が多すぎるフォルダが発生しがちで、これでは使い勝手が良いとは言えません。

今日の猫ちゃん

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