カテゴリー : タスク管理

タスク管理をする人は天才でも頭が良い人でもありません。自分と向き合う人です。

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タスク管理をされている方とお話をすると、「元々ダラダラしちゃう性格なんですよね」と話す人が多いです。これはガチガチにタスク管理をされている方だったり、私も含めてそうです。


photo credit: Profound Whatever via photo pin cc

タスク管理とは、やるべきことを信頼できるシステムに預け、自分の記憶力ややる気に作用されない仕組みをつくることです。

ですから、タスク管理を行なっている人は、「ダラダラしてしまう自分ときちんと向き合った結果、タスク管理のシステムを構築した人」なのです。


photo credit: Alan Cleaver via photo pin cc

これはタスク管理初心者にとってうれしい事実です。なぜなら、自分にあったタスク管理のシステムを構築することで、自分が憧れている「タスク管理の人」になれる可能性が誰にでもあるということですから。

そしてさらに幸運なことは、タスク管理に特別な才能は必要ないということです。


photo credit: ▓▒░ TORLEY ░▒▓ via photopin cc

今、ネット上にはたくさんのタスク管理の紹介例があります。それらを真似し、小さく少しずつ継続していくうち、誰でも「タスク管理の人」になれるのです。

ただ、1つだけ条件があります。

それは「自分のだめな部分ときちんと向き合う」ということです。この最初の条件さえ乗り越えてしまえば、誰もが「タスク管理の人」になることが可能です。

関連記事

タスク管理を知らなかった私が1年で「タスク管理の人」になった経緯(前編)

タスク管理を知らなかった私が1年で「タスク管理の人」になった経緯(後編)

今日の猫ちゃん


via A Cat Mama’s Unconditional Love

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GTD(タスク管理)との出会い(3)GTDとは生き方だ

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GTD(タスク管理)との出会い(1)挫折からはじまる | 化学系メーカー研究職です

GTD(タスク管理)との出会い(2)EvernoteをGTD仕様に | 化学系メーカー研究職です

これまでの記事で、GTDを始めるに至った経緯、GTDを本格的に活用するためにEvernoteをGTD仕様にしたことについてお話しました。

今回は、GTDを習得したことによって私の生き方が変わったことについて話したいと思います。

1.私に起こった2つの変化

(1)「考える」というタスクは存在しなくなった。
(2)目的が発生した瞬間に「次のアクション」を考えるようになった。

GTDの整理のステップにおいて行われる「これは何か?」「次にすべき行動は何か?」という問いがあります。

この問いを日常生活の中で呼吸のごとく行うようになり、私の生き方は変わりました。

(1)考えるというタスクは存在しない


GTDの教科書にも書いてありますが、タスクというものは物理的な行動であるべきです。

なぜかというと、例えば「~について考える」では定量性と再現性がありません。

定量性も再現性も無い。つまりどの程度で終わるのかわからないし、同じ事をまたできないようなタスクは、とてもとりかかりづらいのです。

「~について考える」は、関連文献を調査する(情報収集)、今持っている情報を表にまとめてみる(情報整理)、などの物理的行動に置き換えられるはずです。

(2)目的が発生した瞬間に「次のアクション」を考える

何かをやろうと思い立ったとき、人から何かを頼まれたとき、その目的・目標を達成するために「次に何をすべきか?」をすぐに考えるようになりました。もちろん物理的行動を、です。

物理的行動に徹する限り、プロジェクトは進んでいく。

これはGTDの根本の思想の1つではないかと思います。私はGTDを通してこの思想を身に着けたことにより、生き方が変わりました。

2.GTDとの出会いまとめ

現状を変えたかった→GTDに出会う→GTDが生き方に変化した。
これで「GTD(タスク管理)との出会い」企画の記事は最後です。何度か口頭でお話したことはありましたが、改めて文章にしてみると自分の中でより整理されたため、良い機会でした。

@Moyoriさん、素敵な企画をありがとうございました!

今日の猫ちゃん

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私がタスク管理ツールにEvernoteを使う5つの理由

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photo credit: whatleydude via photopin cc

私は「TaskChute×GTD」の手法で日々のタスクを管理しています。そして、GTDの部分はEvernoteを使って手動で管理しています。

しかし、タスク管理クラスタの方々はだいたいEvernoteを「資料庫」と位置づけており、タスク管理ツールとしては積極的に使用されていないように思います。

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photo credit: hawkexpress via photopin cc

そんな中で私がなぜタスク管理にEvernoteを使うのか?について改めて考えてみました。その結果見出した理由が次の5つです。

※若干情報が古くなりつつありますが、私のEvernoteの基本的な運用方法はこちらを参照ください。
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ~@Surf_Fish のノートブック超整理術~ | OZPAの表4

1.タスクを検索で素早く見つけられる。

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photo credit: manfrys via photopin cc

これがけっこうありがたいのです。しかもEvernoteの検索は速い。時間をかけて少しずつ進捗させているタスクであったり、完了した過去のタスクを見返したいときにとても役に立っています。

特に私は過去のタスクの記録を転用することが多いので、曖昧な検索からでも目的のタスクにたどり着けるところがとても助かっています。

2.タスクに加えて記録や思考を併記できる。

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photo credit: Camilla Soares via photopin cc

私はタスクを細かく分解していくときに「なぜそのように分解したのか」「なぜこのタスクを思いついたのか」などの思考ログを残しておきたいのです。

これは、思考ログが残っていないとタスクを実行する際に「なんでこんなことをするんだ?」という自分への問いに答えられないからです。

また、頭に浮かんだことを書き出さないとなかなか考えがまとまらない性分であることもあり、思考ログもタスクもそのまま書きだしながら実行できるEvernoteが私には合っています。

3.ローカル/クラウドの両方で使うことができる。

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photo credit: gato-gato-gato via photopin cc

業務上の情報をクラウドに置いておくことには不安があります。しかし、Evernoteにはローカルノートブック機能がありますので、仕事に関わるタスクに関してはローカルで運用することができます。

Evernote無料ユーザーなら絶対知っておくべきローカルノートブック機能 | 化学系メーカー研究職です
ローカルノートブックに保存しておけば、そのパソコン以外からローカルノートブック内の情報を参照することはできません …

一方、プライベートのタスクに関してはどこからでもアクセスしたいので、クラウド上で管理できるととても助かります。Evernoteはこの両方を満たせるところが良いのです。

4.タスクを実行しながら資料をすぐに見ることができる。

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photo credit: Hindrik S via photopin cc

タスク管理ツールから別途資料を探しに行くと、そのまま脱線して戻ってこれなくなることがあります。

しかしEvernote内でタスクも資料も管理している場合であれば、検索かノートリンク機能ですぐに参照することができるので脱線する心配がありません。探す手間も省けるので参照もスピーディーです。

5.そこに全てあるという安心感

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photo credit: See-ming Lee 李思明 SML via photopin cc

最後はやはりこれです。Evernoteにタスクも資料もすべていれておくことで得られる「そこに全てある」という安心感はかなり良いものです。「無いものは無い」と判断できるスピードが違います。

唯一面倒なところ

それはタスクの生成が完全に手動な点ですね。この点ではリピート機能があるタスク管理ツールを羨ましく思います。ただ、上に挙げた理由で本当にEvernoteを気に入っているので、当分離れられそうにありません。

今日の猫ちゃん

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タスク管理が役立つのは仕事だけなのか?「いいえ、ゲームでも使えます」

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カプコンの「モンスターハンターシリーズ」。読者の皆さんの中にも、プレイされている方がいると思います。

うちでは嫁がプレイしているので、私もそれに付き合う形でプレイしているのですが、限られた時間で効率的にプレイするために、モンハンにもGTDを導入しています。

具体的には装備の作成に活用しています。

1.「装備作成」をプロジェクトとしてとらえる

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こちらの画像は、装備を作成するのに必要なアイテムが表示されています。

グレーで表示されているのが足りないアイテムなのですが、これらを手に入れるには異なるモンスターを倒したり、フィールドでアイテムを拾ったりする必要があり、一度に集めるのは大変です。

そこで、タスク管理ツールの中に「装備作成」のプロジェクトを作成し、サブタスクを設定していきます。

プロジェクト名:装備作成

タスク
□極龍の鱗の入手(2/4個)
→□極龍の討伐(具体的なクエスト名)
□蛮竜の棘の入手(1/2個)
→□蛮竜の討伐(具体的なクエスト名)
□紅蓮石の入手(2/10個)
→□入手できる場所をWebで調べ、メモする。
→□入手場所に行って拾う。

2.装備作成の状態を管理する

タスク管理と同じく、装備の作成でも

「優先的につくる」「作成中」「次につくる」「いつか/たぶんつくる」「作成済み」

というように状態で分けることが可能です。

モンスターハンターシリーズでは数十個以上の装備を作成しますから、装備の作成状況をGTDの手法で管理することで、効率的なプレイが可能となりました。

3.タスク管理の手法はいろんなことに応用できる

今回はゲームのプレイにGTDの手法を適用した例を紹介しました。ゲームの他にもスポーツや家の片付けなど、いろんなところでタスク管理の手法は応用できると思います。

仕事でばりばりタスク管理をされている方でしたら、他の分野でもその手法を応用してみてはどうでしょうか?

テクニックの根本にある思想が何にでも使えることを体験すると、ますますタスク管理が楽しくなると思いますよ。

今日の猫ちゃん

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311 タスク管理について@rashita2さん@Moyoriさんと語りました

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それは1/7のらしたさんのメンションからはじまりました。

@Moyori @Surf_Fish 今度、時間を合わせて三人で「タスク管理」についてチャットしませんか?Sat Jan 07 02:41:42 via YoruFukurou


1時間後…

らしたさんの呼びかけから1時間で打ち合わせのセッティングから連絡先交換まで終了。このメンツ、ノリノリである。 “@Moyori: @rashita2 @Surf_Fish では後ほどSkypeネームを共有しましょう。時間になったらログインして待機します。”Sat Jan 07 03:47:12 via TweetDeck


で、きのうの21:30からSkypeチャットを使って、倉下さん、もよりさん、私の3人で「タスク管理」について話し込みました!当初、1時間のチャットの予定でしたが、なんやかんで約1時間半、あっという間の時間を過ごしました。
チャットの内容はらしたさんのメルマガに載るのではないかと思います。
今回は「タスク管理ってそもそも何?」というようなテーマについて話しあったのですが、タスク管理にこだわりを持つ人間が3人集まると、本当におもしろいトークになるなぁと感じました。(主に内容が濃すぎて笑いが止まらないみたいな意味で。)
詳細な内容についてはお二人の許可をとっていないので話せないのですが、キーワードとしては「TaskChute」「タスクシュート方式」「GTD」「大橋さん」「jMatsuzakiさん」「まろさん」「Toodledo」「Nozbe」「TaskPort」「ブラウザ版TaskChute」「インターフェース」などなどですね。
チャットの内容がどういう風にまとめ上げられてくるのか楽しみです。
今日の猫ちゃん
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