カテゴリー : タスク管理

わざわざタスク管理を行う意味

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私がタスクを管理している

082 自分で決定できるから社長は長生きする – ライフハック心理学
タスク管理することなどほとんど無駄であろうと、タスクを「管理している」という感覚が大事なのです。 …
これはとても大事です。

「タスクを管理している」という感覚はとても大事です。

仕事の量が圧倒的に多くて毎日めいっぱい残業をして帰るときでも、理不尽なまでに割り込みのタスクが発生するとしても、「自分が管理している」という感覚を持つことは精神の安定に役立ちます。

これは、自分で管理できていると思えるうちは、どれだけ仕事の量が多かったとしても「納得感」をもって仕事をできるためだと思います。

抱えているタスクを把握できていることが大事

取り組んでいるタスクの数も量も優先度も全くわからない状態では、

・本当にこのタスクに取り掛かっていていいのか?
・そもそもこれは本当にやるべきなのか?
・自分の要領が悪いためにたくさんのタスクをかかえているのではないか?

などの疑心暗鬼にとらわれてしまいます。

どんな状況であっても、自分の抱えているタスクを「管理する」。

言い換えれば「把握できている」ことが、タスク処理の効率やモチベーション維持に関わってくるのです。

今日の猫ちゃん

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モノも情報も整理の考え方は同じ

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シゴタノ! ―    「続く」収納を実現するための3つのコツ
収納で一番大切なことは「使いやすく配置すること」。 …
ただ収めることが目的となってはいけない!

橋口真樹子さんの記事はいつも楽しみに読ませていただいてます。モノの管理と情報の管理(タスク管理)は似ているからです。

1.収納で一番大事なことは使いやすく配置すること

今回の記事では↑のように言われていますが、これは情報の整理についても同じです。

フォルダ構造やEvernoteのノートブックの構成といった「収納先」を先に考えることに力を入れるべきではありません。

使う/参照する頻度に応じて「収納先」を用意し、情報を整理するべきです。(例.毎日見るもの、1週間に1回、1ヶ月に1回、1年に1回…)

物を先に決めて、収納を後で決める

↑こちらについても情報の整理において同じことが言えます。

新しい種類の情報を扱うようになったとき、分類を考えてから運用するのではなく、まずある程度の情報を集めてから使い勝手に応じて分類すべきです。

分類から入ってしまうと、ほとんど使わないフォルダと情報が多すぎるフォルダが発生しがちで、これでは使い勝手が良いとは言えません。

今日の猫ちゃん

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[GTD][Evernote]はま(@Surf_Fish)の日次レビュー例

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子持ちサラリーマンのはま(@Surf_Fish)です。

前回の記事に引き続き、日次レビューの話題です。今回は私の日次レビューを紹介します。
[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由 | 化学系メーカー研究職です

私の日次レビューメニュー(所要時間:約30分)

私の日次レビューのメニューは以下の通り。

Step.1「収集」
(1).メモをチェックする。
(2).カレンダーをチェックする。
(3).Evernote以外のInboxをチェックする。
(4).メールをチェックする。

Step.2「整理」
(1)Evernoteの仕事用Inboxをチェックする。

Step.3「レビュー」
(1)Today’sノートブック内のノートを見直す。
(2)その日進捗のあったノートを見直す

Step.4「計画」
(1)明日の予定を立てる。

Step.1「収集」

(1)メモのチェックする。(所要時間:1~5分)

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私は「これは覚えておきたいなー」と思ったことをメモにどんどん書き出しています。

A4用紙を八つ折りにしてつくったメモと三色ボールペンが相棒です。手帳は持っておりません。

日次レビューでは、このメモに書かれている「タスク」「アイデア」「情報」をEvernoteのInboxにどんどん転記していきます。

1つの項目につき1つのノートを作成します。ここではノートの内容はほとんど書き込まず、Evernoteへの転記に集中します。

参考記事
私のメモのとりかた-三色ボールペンでGTDを楽にする- | 化学系メーカー研究職です
abrAsus(アブラサス) -保存するメモ帳- のリフィルをつくりました。 – atsquareのデジタルな生活

(2)カレンダーをチェックする。(所要時間:1~5分)

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カレンダーには各種リマインダーと、確定された予定を記録しています。

カレンダーを見て、そこにタスクがあればEvernoteのInboxに追加するか。TaskChuteに追加します。

(3)Evernote以外のInboxをチェックする。(所要時間:1~10分)

Evernote以外のInboxとして私が使っているのは、「書類受け」「メール添付ファイル保存用フォルダ」の2つです。これらをチェックし、Evernoteにタスクや情報を転記していきます。

書類受けはサラリーマンの方々にはおなじみのあれですね。メール添付ファイル保存用フォルダには、今日届いたメールに添付されていたファイルが保存されています。

保存されているファイルの中から、Evernoteに移すべきものはEvernoteに移していきます。インポートフォルダ機能を使いますので、Evernoteへのアップロードは楽々です。

(4)メールをチェックをする。(所要時間:1~10分)

受信メールから「やるべきこと」「情報」をひたすらEvernoteに転記します。

チェックしたメールは全てフォルダ分けしていき、受信BOXを0にします。見て割り振るだけのメールチェックです。

2分以内に返信できるものを除き、「返信」はTaskChuteに登録します。

なお、このときに返信メールは必ず作成し「下書き」保存しています。こうすると返信の際にそのメールを探す必要がないからです。

Step.2「整理」

(1)Evernoteの仕事用Inboxをチェックする。(所要時間:1~10分)

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Step.1で収集されたタスクは全てEvernoteの仕事用Inboxに集まっています。次はこのタスクをGTDの手法に則って整理していきます。

(1)タスク?資料? →資料ならArchiveへ
(2)すぐ実行できる? →Yesなら適切なノートブックへ移動
(3)すぐ実行できないものは、次にとるべき「物理的行動」をノートに記す。

これをInboxが0になるまで続けます。

(3)に関しては「物理的行動」がキモです。「~について考える」「~について決める」などは厳禁です。

「考える」「決める」は「~についての情報を…で調べる/入手する」などに置き換えます。

Step.3「レビュー」

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(1)Today’sノートブック内のタスクを見直す。(所要時間:1~5分)

もし今日が月曜であるなら、011_Mondayのノートブックを開き、その中に残っているノートの進捗状況を確認します。

進捗状況に応じてノートを編集したら、適切なノートブックに振り分けなおします。これをノートが0になるまで行います。

(2)その日進捗のあったノートを見直す。(所要時間:1~5分)

また、その日進捗があったノートについても内容を編集し、適切なノートブックに振り分け直します。

Step.4「計画」

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(1)明日の予定を立てる。(所要時間:1~10分)

明日のノートブック、Priority、Active、などを見て、明日やるタスクをTaskChuteに転記します。

参考記事

子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと | 化学系メーカー研究職です
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ?@Surf_Fish のノートブック超整理術?

今日の猫ちゃん


via Little Cradled Baby, Then & Now

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[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由

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日次レビューをおすすめする3つの理由

(1)仕事の抜け、モレが激減する。
(2)すっきりとした気持ちで仕事をできる。
(3)居残りしていても、帰りたくなったら即帰ることができる。

日次レビューとは

私の考える日次レビューは、簡単に説明すると次のような構成になっています。

(1)今日やった仕事の振り返りを行う。
(2)今日得た「情報」と、明日「やること」を収集する。
(3)それらを整理する。
(4)明日の予定をたてる。

日次レビューをおすすめする3つの理由を解説

(1)仕事の抜け、モレが激減する。

毎日仕事の進捗をチェック&記録することになるので、仕事の抜けやモレが激減します。

頭の中が整理されますので「あれどうなった?」と聞かれても、すぐ答えられます。答えられなくても、記録を見れば回答できます。

(2)すっきりとした気持ちで仕事をできる。

「あれどうなってるんだっけ…」「本当にこの仕事からやっていていいのかな…」といった不安から開放され、すっきりとした気持ちで仕事ができます。

日次レビューにより、自分が今着手している仕事についての見通しがクリアな状態を維持できるためです。

(3)居残りしていても、帰りたくなったら即帰ることができる。

私は日次レビューを15時~17時の間に済ませるようにしています。

こうすると「今日帰る準備」「明日仕事を始める準備」が終わった状態で残業を行うことになります。

ですから、残業が嫌になってきたらその時点で帰ればいいのです。

これは「もう寝る準備はしているから、あとは眠くなるまで好きなことをやろう」という状態に似ています。

サラリーマンと日次レビュー

GTDでは自分のやるべきことの状態を週次レビューで見直すのが基本スタイルですが、サラリーマンであれば日次レビューもそこに加えたほうが良いと思います。

サラリーマンは多くの人といっしょに仕事をしている都合上、1週間のうちに急ぎの依頼が入ったり、仕事の優先順位ががらっと変わってしまうことは珍しくありません。

そのため、簡単にでも日次レビューをしておいたほうがGTDの恩恵をしっかりとうけられると思います。

日次レビューのススメ

すっきりとした気持ちで帰り、今日やる仕事に不安を感じることなく出社する。

そういった生活を始めるため、日次レビューをやってみませんか?

関連記事

[GTD][Evernote]はま(@Surf_Fish)の日次レビュー例 | はまラボ
子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと | 化学系メーカー研究職です

今日のかわいい生き物


via addelburgh

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TaskChuteを使えば「今日やらないこと」を決めやすい

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タスクを効率よく処理するためのTaskChuteなのに「今日やらないことを決める」とはどういうことでしょうか。

タスクを処理する際の選択肢は3つ

(1)やる
(2)やらない(破棄)
(3)今はやらない(あえて行動しない)

これらを「自分の意思」で決定できると気持ちが良いですよね。

気持ちの良い先送りのパターン

TaskChuteを使えば1日の終了予定が時刻として見えます。

すると、一日のスタートの時点で、その日にできることとできないことがわかりますから、「今日はやらない」タスクを決定しやすくなります。

スタートの時点でやらないことを「自分の意思」で決めるので、納得感を持って先送りできます。

気持ちの悪い先送りのパターン

帰宅の時間になったけれど、最初に予定したタスクが終わっていないときはどうでしょうか。

帰宅時間なので「仕方なく」タスクを先送りすることになりますよね。

この場合、今日やろうとしていたことができなかったばかりか、「仕方なく」先送りをしたのであまり良い気分ではないはずです。

まとめ

・時間が制限されているときは今日やらないことを先に決める
TaskChuteは「終了予定」が見えるので、それに向いているツール

最近仕事の量が多いので「いつやるか?」の選択を常に迫られています。

こういうときに「今はやらないこと」をきちんと決めていくことがストレス管理のコツではないかと思っています。

今日の猫ちゃん


via addelburgh

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