カテゴリー : タスク管理

[GTD][Evernote]はま(@Surf_Fish)の日次レビュー例

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子持ちサラリーマンのはま(@Surf_Fish)です。

前回の記事に引き続き、日次レビューの話題です。今回は私の日次レビューを紹介します。
[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由 | 化学系メーカー研究職です

私の日次レビューメニュー(所要時間:約30分)

私の日次レビューのメニューは以下の通り。

Step.1「収集」
(1).メモをチェックする。
(2).カレンダーをチェックする。
(3).Evernote以外のInboxをチェックする。
(4).メールをチェックする。

Step.2「整理」
(1)Evernoteの仕事用Inboxをチェックする。

Step.3「レビュー」
(1)Today’sノートブック内のノートを見直す。
(2)その日進捗のあったノートを見直す

Step.4「計画」
(1)明日の予定を立てる。

Step.1「収集」

(1)メモのチェックする。(所要時間:1~5分)

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私は「これは覚えておきたいなー」と思ったことをメモにどんどん書き出しています。

A4用紙を八つ折りにしてつくったメモと三色ボールペンが相棒です。手帳は持っておりません。

日次レビューでは、このメモに書かれている「タスク」「アイデア」「情報」をEvernoteのInboxにどんどん転記していきます。

1つの項目につき1つのノートを作成します。ここではノートの内容はほとんど書き込まず、Evernoteへの転記に集中します。

参考記事
私のメモのとりかた-三色ボールペンでGTDを楽にする- | 化学系メーカー研究職です
abrAsus(アブラサス) -保存するメモ帳- のリフィルをつくりました。 – atsquareのデジタルな生活

(2)カレンダーをチェックする。(所要時間:1~5分)

001-3.jpg
カレンダーには各種リマインダーと、確定された予定を記録しています。

カレンダーを見て、そこにタスクがあればEvernoteのInboxに追加するか。TaskChuteに追加します。

(3)Evernote以外のInboxをチェックする。(所要時間:1~10分)

Evernote以外のInboxとして私が使っているのは、「書類受け」「メール添付ファイル保存用フォルダ」の2つです。これらをチェックし、Evernoteにタスクや情報を転記していきます。

書類受けはサラリーマンの方々にはおなじみのあれですね。メール添付ファイル保存用フォルダには、今日届いたメールに添付されていたファイルが保存されています。

保存されているファイルの中から、Evernoteに移すべきものはEvernoteに移していきます。インポートフォルダ機能を使いますので、Evernoteへのアップロードは楽々です。

(4)メールをチェックをする。(所要時間:1~10分)

受信メールから「やるべきこと」「情報」をひたすらEvernoteに転記します。

チェックしたメールは全てフォルダ分けしていき、受信BOXを0にします。見て割り振るだけのメールチェックです。

2分以内に返信できるものを除き、「返信」はTaskChuteに登録します。

なお、このときに返信メールは必ず作成し「下書き」保存しています。こうすると返信の際にそのメールを探す必要がないからです。

Step.2「整理」

(1)Evernoteの仕事用Inboxをチェックする。(所要時間:1~10分)

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Step.1で収集されたタスクは全てEvernoteの仕事用Inboxに集まっています。次はこのタスクをGTDの手法に則って整理していきます。

(1)タスク?資料? →資料ならArchiveへ
(2)すぐ実行できる? →Yesなら適切なノートブックへ移動
(3)すぐ実行できないものは、次にとるべき「物理的行動」をノートに記す。

これをInboxが0になるまで続けます。

(3)に関しては「物理的行動」がキモです。「~について考える」「~について決める」などは厳禁です。

「考える」「決める」は「~についての情報を…で調べる/入手する」などに置き換えます。

Step.3「レビュー」

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(1)Today’sノートブック内のタスクを見直す。(所要時間:1~5分)

もし今日が月曜であるなら、011_Mondayのノートブックを開き、その中に残っているノートの進捗状況を確認します。

進捗状況に応じてノートを編集したら、適切なノートブックに振り分けなおします。これをノートが0になるまで行います。

(2)その日進捗のあったノートを見直す。(所要時間:1~5分)

また、その日進捗があったノートについても内容を編集し、適切なノートブックに振り分け直します。

Step.4「計画」

001-6.jpg

(1)明日の予定を立てる。(所要時間:1~10分)

明日のノートブック、Priority、Active、などを見て、明日やるタスクをTaskChuteに転記します。

参考記事

子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと | 化学系メーカー研究職です
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ?@Surf_Fish のノートブック超整理術?

今日の猫ちゃん


via Little Cradled Baby, Then & Now

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[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由

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日次レビューをおすすめする3つの理由

(1)仕事の抜け、モレが激減する。
(2)すっきりとした気持ちで仕事をできる。
(3)居残りしていても、帰りたくなったら即帰ることができる。

日次レビューとは

私の考える日次レビューは、簡単に説明すると次のような構成になっています。

(1)今日やった仕事の振り返りを行う。
(2)今日得た「情報」と、明日「やること」を収集する。
(3)それらを整理する。
(4)明日の予定をたてる。

日次レビューをおすすめする3つの理由を解説

(1)仕事の抜け、モレが激減する。

毎日仕事の進捗をチェック&記録することになるので、仕事の抜けやモレが激減します。

頭の中が整理されますので「あれどうなった?」と聞かれても、すぐ答えられます。答えられなくても、記録を見れば回答できます。

(2)すっきりとした気持ちで仕事をできる。

「あれどうなってるんだっけ…」「本当にこの仕事からやっていていいのかな…」といった不安から開放され、すっきりとした気持ちで仕事ができます。

日次レビューにより、自分が今着手している仕事についての見通しがクリアな状態を維持できるためです。

(3)居残りしていても、帰りたくなったら即帰ることができる。

私は日次レビューを15時~17時の間に済ませるようにしています。

こうすると「今日帰る準備」「明日仕事を始める準備」が終わった状態で残業を行うことになります。

ですから、残業が嫌になってきたらその時点で帰ればいいのです。

これは「もう寝る準備はしているから、あとは眠くなるまで好きなことをやろう」という状態に似ています。

サラリーマンと日次レビュー

GTDでは自分のやるべきことの状態を週次レビューで見直すのが基本スタイルですが、サラリーマンであれば日次レビューもそこに加えたほうが良いと思います。

サラリーマンは多くの人といっしょに仕事をしている都合上、1週間のうちに急ぎの依頼が入ったり、仕事の優先順位ががらっと変わってしまうことは珍しくありません。

そのため、簡単にでも日次レビューをしておいたほうがGTDの恩恵をしっかりとうけられると思います。

日次レビューのススメ

すっきりとした気持ちで帰り、今日やる仕事に不安を感じることなく出社する。

そういった生活を始めるため、日次レビューをやってみませんか?

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子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと | 化学系メーカー研究職です

今日のかわいい生き物


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TaskChuteを使えば「今日やらないこと」を決めやすい

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タスクを効率よく処理するためのTaskChuteなのに「今日やらないことを決める」とはどういうことでしょうか。

タスクを処理する際の選択肢は3つ

(1)やる
(2)やらない(破棄)
(3)今はやらない(あえて行動しない)

これらを「自分の意思」で決定できると気持ちが良いですよね。

気持ちの良い先送りのパターン

TaskChuteを使えば1日の終了予定が時刻として見えます。

すると、一日のスタートの時点で、その日にできることとできないことがわかりますから、「今日はやらない」タスクを決定しやすくなります。

スタートの時点でやらないことを「自分の意思」で決めるので、納得感を持って先送りできます。

気持ちの悪い先送りのパターン

帰宅の時間になったけれど、最初に予定したタスクが終わっていないときはどうでしょうか。

帰宅時間なので「仕方なく」タスクを先送りすることになりますよね。

この場合、今日やろうとしていたことができなかったばかりか、「仕方なく」先送りをしたのであまり良い気分ではないはずです。

まとめ

・時間が制限されているときは今日やらないことを先に決める
TaskChuteは「終了予定」が見えるので、それに向いているツール

最近仕事の量が多いので「いつやるか?」の選択を常に迫られています。

こういうときに「今はやらないこと」をきちんと決めていくことがストレス管理のコツではないかと思っています。

今日の猫ちゃん


via addelburgh

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