カテゴリー : TaskChute

プライベートでもTaskChuteを使ってみる

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プライベートにもTaskChuteを取り入れてみるという提案

TaskChuteはタスク管理ツールというイメージのせいか、職場でのみ使われている方が多いようです。

しかし、TaskChuteは自宅での作業が多い人や、休みの日についついダラダラしちゃう人などにこそおすすめです。

今回、プライベートでTaskChuteを使う際のコツについてご紹介します。

1.仕事用とプライベート用でファイルをきっちり分ける

これは重要です。ですが、仕事の「タスク」とプライベートで「やりたいこと」がいっしょに並んでいても平気な人は分けなくてもよいと思います。

私の場合はいっしょに並んでいると気持ちが悪いので、きっちりと分けて運用しています。

2.呼び名を変える

また、呼び名にもできれば注意したいと思います。

私は仕事用のTaskChuteは「TaskChute」のファイル名で使用していますが、プライベート用のTaskChuteは「BetterLife」と名づけて運用しています。

ただ名前を変えただけの違いですが、後者の方が印象が柔らかくなって、気持ちが切り替わる感じがしませんか?

また、TaskChuteをプライベートに導入することで「より良い生活」をすることが目的という意味も含まれています。

(以下、プライベート用のTaskChuteをBetterLifeと表現させてもらいます。)

3.今日「本当にやりたいこと」だけに限定する

例えるなら「お菓子づくり」

なぜ、本当にやりたいことだけに限定するのか?

それは@shigotanoさんのように料理で例えるならば、なんとなく材料や調味料をどんどん使ったお菓子より、厳選した素材を適量使って作ったお菓子のほうが絶対においしいからです。

プライベートの時間は思っているより短い

「なんとなくしたいこと」もどんどんいれてしまうと、1日の時間を簡単にオーバーしてしまいます。

実際に、ごはんやお風呂、毎日の家事に加えて「やりたいこと」の時間も見積もった後に「終了予定」を見ると、自分が思っているより1日が短いことに気が付きます。

プライベートならではの「誘惑」「中断」「休憩」

また、プライベートでは仕事のときとは状況が違います。

Twitter・Webサイトといった「誘惑」、家族による「中断」、見積りたくない「休憩」などが存在します。

ですから、「なんとなくしたいこと」まで含めた材料過多のBetterLifeは簡単に破綻し、「本当にやりたいこと」をできなくなる可能性があります。

せっかくのプライベートの時間に「本当にやりたいこと」をできずに過ごしたら、「自分は1日何をやっていたんだろう?」と自己嫌悪に陥りませんか?

そうなるぐらいなら、本当にやりたいことだけをやってすっきりとした1日を過ごしたいですよね。

まとめ

BetterLifeを取り入れることで

・今日「本当にやりたいこと」が1日で終了するのか「明確な時間」で知ることができる。
・プライベートの時間でも1日でやれることの量を知り、厳選した行動をとることで充実した生活を送れる。

1日は短い。だからこそより良く生活したい。

1日は短いとただ嘆くのではなく、短いからこそ自分で行動を選び、より良い生活をしていきたいですね。

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「TaskChuteに挫折する4つのパターン」を考えてみた

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今日の内容はそのパターンに当てはまっている人への提案などです。

1.操作方法がわからない

とりあえずいじってみてください。

・「開始」「終了」に適当な時間をいれる。
・他のシートを参照してみる。

など。そうするとTaskChuteで何ができて、どうすれば使えるのかがなんとなくわかってくると思います。
(近々、詳しい操作説明の記事を書くつもりです。2012/06/29)

2.タスクを見積り、登録する作業がつらい

いきなり全てのタスクを登録しようとがんばりすぎていませんか?まずは1日の間に「これだけはやりたい!」と思うタスクだけを登録してみてはどうでしょうか?

3.追加の作業が多すぎる

それは本当に今日やるべき作業ですか?明日以降でもいいなら、紙に書きだしておいて一日の終りに入力してみてはどうでしょうか。

やむを得なく作業を追加した場合、やることが明確なら細かいタスクまでTaskChuteに登録しなくても良いと思います。

よくわからないときはTaskChuteに登録して一呼吸おき、少し作業を見積もる時間を持ってはどうでしょうか。

4.がんばって見積もってもその通りに終わらない

TaskChuteというツールをあなたのスタイルに組み入れることにより「予定を見積もる」という習慣ができるだけでもとても良いことだと思います。

予定通りにいかない場合は、「予定通りにいかない」ことを予定に入れてみてはどうでしょうか。

1日の終わりにTaskChuteを見返せば「予定外のタスクに費やした時間」をだいたい把握できるはずです。

明日はその時間の分だけ余裕を持った予定にしてみてはどうでしょうか。私はだいたい10~20%の余裕を持たせるようにしています。

技術系には向かないツールなんじゃないの?

@shigotanoさんのツイートを見ていると、こんな感じに思う方がいるようですが、使い方次第ではないかと思います。

私も研究職ですが、実験の各工程にかかる時間の見積りと記録に大変役に立っています。

同じ実験を次にやるときの見通しの良さが格段に違います。

最後に

TaskChuteは仕事を楽しくするための道具だと思います。

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私のTaskChuteの使い方

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今回は私が普段TaskChuteをどのように使っているかを晒してみようと思います。
配置確認用タスクでタスクの順番を入れ替える
私はどのタスクからとりかかるかを迷わないために、タスクを処理する順番に並び替えています。タスクを並び替えるには「#」の数字を編集すれば良いのですが、数字を編集した後に何かタスクを1つ終了させないと並び替えが始まりません。そこで「配置確認用」と名付けた見積時間「0」分のタスクを用意して対処しています。
TaskChuteの例
この配置確認用タスクの「開始」を適当な時間にし、「終了」のセルにカーソルを合わせて「Ctrl+T」を押すことでタスクの並び替えが始まります。
このタスクは目視ですぐに見つけ出したいので、「配置確認」という特別なProject名を割り当てています。見積もり時間を「0」としているので、1日の見積時間の合計や実績時間には影響を与えません。「処理済みタスク」の中に埋もれることを回避するには、「開始」を適宜調整するのがおすすめです。(※現在時刻が15:30なら、開始を14:00にしておくなど)
「追加」と「飛び込み」
私は「追加」と「飛び込み」という2つの「Project」分類を使って自分の作業記録をつけています。これは、終了予定が当初とズレたときに、その原因が「自分の見積もり不足」なのか、「急な仕事」なのかを後から分析するためです。「追加」は見積り不足で追加したタスク、「飛び込み」は誰かに頼まれた仕事や、トラブル対応などです。
「重要」と「バッファ」
これはタスクの重要度を表しています。いずれかのタスクを先送りせざるをえなくなったとき、どのタスクを先送りするか迷わないための仕組みです。「重要」はその日のうちに必ず処理したいタスク、「バッファ」は先送りしてもほとんど支障がないタスクです。
Projectの色にもこだわる
せっかくProjectごとにセルやフォントの書式が設定できるのですから、これも有効利用したいところです。私の場合、「重要」は目を引くピンク、「休憩」「レビュー」は落ち着きたいので青系統、といった個人的なイメージで設定しています。似たような色で揃えると、その日のタスクによっては虹のようなタスクリストが出来上がったりして楽しいですよ。
合わせて読む
TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット

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TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcelショートカット

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1.操作時間を短縮してくれる4つのExcelショートカット

この4つのExcelショートカットを覚えれば、TaskChuteの操作時間はかなり短縮されると思います。

[Ctrl]+[;] = 「今日の日付」を入力
[Ctrl]+[:] = 「今の時間」を入力
[Ctrl]+[Shift]+[;] or [Ctrl]+[+(テンキー)]
 = セル(行、列)の挿入
[Ctrl]+[D] = 上のセル(行、列)をコピーする

2.[Ctrl]+[;]の使用例

今日の日付を入力したいセルを選択し
クリップボード01
[Ctrl]+[;]をポチっと。
クリップボード02

3.[Ctrl]+[:]の使用例

今の時間を入力したいセルを選択し
クリップボード03
[Ctrl]+[:]をポチっと。
クリップボード04

4.[Ctrl]+[Shift]+[;]と[Ctrl]+[D]の使用例

TaskChute2ユーザーの方であれば、「Ctrl+R」で選択タスクの複製ができますので、そちらを使いましょう!(2012/06/16追記)

タスクを追加したい場合は、コピーしたいタスクの下の「行」を選択し、
クリップボード05
[Ctrl]+[Shift]+[;]をポチっと。
クリップボード06
さらに[Ctrl]+[D]をポチっと。
クリップボード07
もちろん「行」をコピーしてから[Ctrl]+[Shift]+[;]を押せば「コピーした行の挿入」になりますので、こちらの使い方も便利です。というか私の場合はこっちの使い方の方がメインですね!

5.こちらも忘れてはいけない

TaskChuteに備え付けられてるショートカットも忘れず活用したいですね。[Ctrl]+[T]とかすごく便利です。
クリップボード08
※コピーも「Ctrl]+[C]で行えばさらにスマートですね~ 2011/02/06追記

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