カテゴリー : TaskChute

「TaskChuteに挫折する4つのパターン」を考えてみた

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今日の内容はそのパターンに当てはまっている人への提案などです。

1.操作方法がわからない

とりあえずいじってみてください。

・「開始」「終了」に適当な時間をいれる。
・他のシートを参照してみる。

など。そうするとTaskChuteで何ができて、どうすれば使えるのかがなんとなくわかってくると思います。
(近々、詳しい操作説明の記事を書くつもりです。2012/06/29)

2.タスクを見積り、登録する作業がつらい

いきなり全てのタスクを登録しようとがんばりすぎていませんか?まずは1日の間に「これだけはやりたい!」と思うタスクだけを登録してみてはどうでしょうか?

3.追加の作業が多すぎる

それは本当に今日やるべき作業ですか?明日以降でもいいなら、紙に書きだしておいて一日の終りに入力してみてはどうでしょうか。

やむを得なく作業を追加した場合、やることが明確なら細かいタスクまでTaskChuteに登録しなくても良いと思います。

よくわからないときはTaskChuteに登録して一呼吸おき、少し作業を見積もる時間を持ってはどうでしょうか。

4.がんばって見積もってもその通りに終わらない

TaskChuteというツールをあなたのスタイルに組み入れることにより「予定を見積もる」という習慣ができるだけでもとても良いことだと思います。

予定通りにいかない場合は、「予定通りにいかない」ことを予定に入れてみてはどうでしょうか。

1日の終わりにTaskChuteを見返せば「予定外のタスクに費やした時間」をだいたい把握できるはずです。

明日はその時間の分だけ余裕を持った予定にしてみてはどうでしょうか。私はだいたい10~20%の余裕を持たせるようにしています。

技術系には向かないツールなんじゃないの?

@shigotanoさんのツイートを見ていると、こんな感じに思う方がいるようですが、使い方次第ではないかと思います。

私も研究職ですが、実験の各工程にかかる時間の見積りと記録に大変役に立っています。

同じ実験を次にやるときの見通しの良さが格段に違います。

最後に

TaskChuteは仕事を楽しくするための道具だと思います。

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私のTaskChuteの使い方

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今回は私が普段TaskChuteをどのように使っているかを晒してみようと思います。
配置確認用タスクでタスクの順番を入れ替える
私はどのタスクからとりかかるかを迷わないために、タスクを処理する順番に並び替えています。タスクを並び替えるには「#」の数字を編集すれば良いのですが、数字を編集した後に何かタスクを1つ終了させないと並び替えが始まりません。そこで「配置確認用」と名付けた見積時間「0」分のタスクを用意して対処しています。
TaskChuteの例
この配置確認用タスクの「開始」を適当な時間にし、「終了」のセルにカーソルを合わせて「Ctrl+T」を押すことでタスクの並び替えが始まります。
このタスクは目視ですぐに見つけ出したいので、「配置確認」という特別なProject名を割り当てています。見積もり時間を「0」としているので、1日の見積時間の合計や実績時間には影響を与えません。「処理済みタスク」の中に埋もれることを回避するには、「開始」を適宜調整するのがおすすめです。(※現在時刻が15:30なら、開始を14:00にしておくなど)
「追加」と「飛び込み」
私は「追加」と「飛び込み」という2つの「Project」分類を使って自分の作業記録をつけています。これは、終了予定が当初とズレたときに、その原因が「自分の見積もり不足」なのか、「急な仕事」なのかを後から分析するためです。「追加」は見積り不足で追加したタスク、「飛び込み」は誰かに頼まれた仕事や、トラブル対応などです。
「重要」と「バッファ」
これはタスクの重要度を表しています。いずれかのタスクを先送りせざるをえなくなったとき、どのタスクを先送りするか迷わないための仕組みです。「重要」はその日のうちに必ず処理したいタスク、「バッファ」は先送りしてもほとんど支障がないタスクです。
Projectの色にもこだわる
せっかくProjectごとにセルやフォントの書式が設定できるのですから、これも有効利用したいところです。私の場合、「重要」は目を引くピンク、「休憩」「レビュー」は落ち着きたいので青系統、といった個人的なイメージで設定しています。似たような色で揃えると、その日のタスクによっては虹のようなタスクリストが出来上がったりして楽しいですよ。
合わせて読む
TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット

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TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcelショートカット

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1.操作時間を短縮してくれる4つのExcelショートカット

この4つのExcelショートカットを覚えれば、TaskChuteの操作時間はかなり短縮されると思います。

[Ctrl]+[;] = 「今日の日付」を入力
[Ctrl]+[:] = 「今の時間」を入力
[Ctrl]+[Shift]+[;] or [Ctrl]+[+(テンキー)]
 = セル(行、列)の挿入
[Ctrl]+[D] = 上のセル(行、列)をコピーする

2.[Ctrl]+[;]の使用例

今日の日付を入力したいセルを選択し
クリップボード01
[Ctrl]+[;]をポチっと。
クリップボード02

3.[Ctrl]+[:]の使用例

今の時間を入力したいセルを選択し
クリップボード03
[Ctrl]+[:]をポチっと。
クリップボード04

4.[Ctrl]+[Shift]+[;]と[Ctrl]+[D]の使用例

TaskChute2ユーザーの方であれば、「Ctrl+R」で選択タスクの複製ができますので、そちらを使いましょう!(2012/06/16追記)

タスクを追加したい場合は、コピーしたいタスクの下の「行」を選択し、
クリップボード05
[Ctrl]+[Shift]+[;]をポチっと。
クリップボード06
さらに[Ctrl]+[D]をポチっと。
クリップボード07
もちろん「行」をコピーしてから[Ctrl]+[Shift]+[;]を押せば「コピーした行の挿入」になりますので、こちらの使い方も便利です。というか私の場合はこっちの使い方の方がメインですね!

5.こちらも忘れてはいけない

TaskChuteに備え付けられてるショートカットも忘れず活用したいですね。[Ctrl]+[T]とかすごく便利です。
クリップボード08
※コピーも「Ctrl]+[C]で行えばさらにスマートですね~ 2011/02/06追記

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