第3回 @Surf_Fish(Hama73)のノートブック晒し

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@rashita2さんのブログ企画に参加させていただきます。
R-style » Evernote企画5th:第0回:「ノートブックリスト、共有しませんか」企画
Evernoteにおける私の基本思想は、スタックは分類(ペルソナ)、ノートブックは状態、おまけでタグは属性、です。タグはほとんど使っていません。ノートブックと検索を駆使して目的のノートにたどり着いています。なので、ノートブック数は55とかなり多いです。タグを使わない理由は、タグ付けが面倒だからです。
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00_Inbox
手動インボックス。Evernoteで新規作成したノートが集まる。日次レビューの際に0にする。
01_Inbox(Web/e-mail)
自動インボックス。自動転送されてくるものが集まるところ。週次レビューの際に処理。
02_Output
アウトプットに関するスタック。
「1_Blog」はブログのネタ。ブログの下書きなど。
「2_Posterous」はブログ未満、Twitter以上のネタ。
「3_Session」勉強会で発表するためのネタや資料。
「9_Someday」はいつか使えそうなアウトプットのネタ。
03_Review
何度も見返したいノート。名言的なものや、自分の中で消化しきれていないWebクリップなど。
04_Project(Life)
プライベートのタスクや、やりたいことを格納するスタック。
「000_Ticker(Life)」はたまに見返すもの。印刷物のテンプレートや、プロダクトキーなど。
「001_GTD/Evernote」は週次レビューの際のチェックリストや、Evernote運用のマイルールなど。
「010_Action(Life)」はコンテクストにとらわれないプライベートのタスク。
「011_Love」は嫁に関するネタ帳。デートで行きたいとことか。
「012_Reference」は取扱説明書類のPDFなど。
「014~018」はGTDにおけるコンテクストです。
「020_Consider」はアクションに落としこむにはまだ検討の余地があるタスク。
「030_Someday/Maybe」はやりたいなーと思ったことを書いて忘れるためのノートブック。
05_Project
仕事関係のタスクを格納するスタック。
「011~015曜日」は備忘録兼その日のタスク処理の際に確認するノート類を入れる。
参考:[Evernote][GTD]5つのノートブックと1つのスタックで快適に仕事をする
「016_Ticker」はよく見るノート。印刷物のテンプレートや、実験ノウハウなど。
「017_Reference」は直近1ヶ月で見る確率が高い資料など。
「020_Consider/Consult」はさらなる検討や他の人の協議が必要なタスク。
※実情としては仕事に関するInboxと化している気がする…
「030_Follow」は締切があるタスク。
「040_Waiting-Time」は実行の時期を待っているタスク。
「041_Waiting-Reply」は返事待ちのタスク。
「050_Delegate」は担当者が自分以外のタスク。
「060_Action」は時間の空いたときにやるタスク。
「061~062」はコンテクストです。
「090_Someday/Maybe」はそのうちやるタスク。
「091_Idea」は研究に関するアイデア。担当業務以外の研究など。
「100_Archive」は実行済みのタスクや資料を格納するノートブック。
「101_Junkbox」は今後見返すことはないであろうと思われる資料やノート。
06_Responsible~10_Life
GTDでいうところの高度なので省略。
11_Archive
プライベート関係の完了タスクや、いろんなところから集めた収集品(インプット)を収納するスタック。
「000_Archive」はプライベートの完了タスク置き場。
「001_Junkbox」はゴミ箱。
「010_WebClip」はWebクリップを格納するところ。
「011_Tweet」はお気に入りのツイート。
「012_Image(Web)」はネットで拾った画像類。
「020_Output」はブログやPosterousなどで発表済みのネタや下書き。
「040_BusinessCard」は名刺や連絡先などをこれから入れようと思っているノート。
「050_Log」はライフログや自分のツイート。
「051_Image」はデジカメでとった写真などをいれていくつもりです。
「070_Happy」はかなり落ち込んだときに見るノートブック。愛犬の画像、お褒めのツイート、他のブロガーさんたちに取り上げていただいたときのブログ記事など。
「090_Person」は自分が出会った人に関する情報のノートブック。もう会うことがなさそうな人を記憶につなぎとめておくために記録している。
編集後記
企画の締切に滑りこみセーフ!Evernoteだけでタスク管理を行うのはけっこう大変です。なので、実際はTaskChuteとGoogleカレンダーを併用してタスクを処理しています。ノートブックの名前が英語になっているのは覗き見防止の意図です。

TaskChuteの作業記録を掘り返すためのマイルール

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TaskChuteで作業記録をとり始めてみたものの、昔の作業記録を見返せずにいませんか?

TaskChuteに作業記録がたまりすぎると、並び替え時の動作が重くなります。そのため、たまった作業記録を消したり、他のファイルに作り替えたりすることと思います。

でもそうすると、1週間前や1ヶ月前の作業記録を見るのが難しいですよね。

今日は一例として、私の作業記録(TaskChute)の振り返り方を紹介します。

1.@Surf_Fish(Hama73)のルール

・TaskChuteのファイル名は「TaskChute日付」とする。
・1日ごとにTaskChuteをコピーし、古い作業記録を削除する。
・1日の終わりにTaskChuteを見ながら今日やった作業をEvernoteに箇条書きにする。
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・箇条書きノートのタイトルは「ワークログ日付」とする。
・その日使い終わったTaskChuteをワークログのノートに貼り付ける。
・箇条書きした作業をデジタルのマインドマップに日付と共に記録する。
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マインドマップへの記録に関してはこちらの記事を参照してください。
マインドマップで作業記録をとる2つのメリット
このルールの注意点
※Excellファイルの添付はEvernoteプレミアム会員のみ可能。
※同じファイル名のTaskChuteをEvernoteに添付すると上書きされます。
※添付したTaskChuteを何度も編集すると、作業記録が消える可能性があります。

2.作業の振り返り方

(1)あの日の作業記録を見たいとき
・Evernoteを「ワークログ」で検索する。
・あの日のワークログを開き、TaskChuteを開く。
→「時間軸」で追う。
(2-1)あの作業の記録を見たいとき
・Evernoteで「作業名」を検索する。
・ヒットしたワークログを開き、TaskChuteを開く。
→「行動ログ」で追う。
(2-2)あの作業の記録を見たいが、目的のワークログがヒットしないとき
・マインドマップの記録を見て、その作業を行った日を確認する。
・あの日のワークログを開き、TaskChuteを開く。
→「行動ログ」で追う。

3.どんなときに作業記録を見返すのか

私の場合は実験にかかる時間を見積もるために見返すことが多いです。前に行った実験の作業記録を参照し、次回の実験にどのぐらいの時間を要するか見積ります。

まとめ

・日々の作業記録を「時間軸」と「行動ログ」の両方から追える仕組みをつくっておく。

編集後記

TaskChuteにはその日のほぼ全ての作業を記録させておき、Evernoteとマインドマップにはその日のメイン作業を記録させています。

1日の終わりにEvernoteとマインドマップへの記録をまとめて行いますが、これらはだいたい3分で終わります。

「行動ログ」をEvernoteとマインドマップで二重に残している理由は、Evernoteの文字検索は完全ではないためです。

検索に引っかからなかった場合を考えて、マインドマップの行動ログをバックアップ策としています。

TaskChuteのダウンロードはこちらからどうぞ!

[Lifehack]なかなか匂いのとれない洗濯物にクエン酸洗濯

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洗濯ばさみ
しっかり洗ってるはずなのに洗濯物の嫌な匂いが落ちないときってありますよね。今回、クエン酸を使った洗濯が洗濯物の匂い落としにとても良いことに気がついたので紹介します。
1.クエン酸洗濯のやり方
私がやったことは次の通り。
(1)洗濯機の水量を約10Lに設定。
(2)クエン酸を約10g投入。
(3)匂いがとれない洗濯物をそのまま洗濯する。(スピードコースにしました)
つまり、クエン酸の0.1%水溶液で洗濯したということです。これだけで何度洗ってもとれなかった洗濯物の匂いがすっきり落ちました。
2.なぜクエン酸洗濯なのか
洗剤を使った通常の洗濯はアルカリ性の水溶液による洗濯です。ですので、酸性の匂いは中和されて落ちます。
アルカリ性の洗濯を行った後に残る匂いは、アルカリ性の匂い(アンモニア臭、納豆臭、生ごみ臭、など)だと推測されます。ということは、酸で中和してやれば良いわけです。
クエン酸は安全性が高く、手に入りやすい無臭の酸なので、家庭洗濯で使うのにちょうど良いです。
3.クエン酸洗濯の注意点
クエン酸洗濯はアルカリ性の匂いに対して有効なだけなので、クエン酸洗濯を行えば何でも匂いが落ちるわけではありません。クエン酸洗濯はあくまで例外対処の方法だと思ってください。
また、通常の洗濯の際にいっしょにクエン酸を入れてはいけません。クエン酸が洗剤に中和されてしまい、意味がなくなります。
安全性が高いとはいっても、高濃度のクエン酸水溶液に手を浸したりすると刺激感があります。その際にはすぐに水で洗い流してください。
編集後記
久々にちょっと化学っぽいライフハック記事がかけてうれしいです。洗濯は化学の分野なので、私が好きな家事の1つです。ちなみに、普段匂いが強い洗濯物を洗うときは、ナノックスにワイドハイターを合わせて洗っています。枕カバーの匂いなどはこれですっきり落ちますよ。

マインドマップで作業記録をとる2つのメリット

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あなたはここ数ヶ月にやった作業をすぐに思い出せますか?いくつかは思い出せても、全て思い出すことは難しい人がほとんどではないでしょうか?
マインドマップで作業記録をとっていれば、自分が行なってきた仕事がどのような流れで発生し、自分はどのようにそれを処理してきたかを思い出す助けになります。
今回の記事のきっかけは、@nokibaさんのこちらの記事です。この記事を拝見してから、私も仕事で1年間やったことをデジタルのマインドマップで残そうとしています。
モチベーションをマインドマップで思い出す – ライフハック心理学
現在で4ヶ月ほどこれを続けているのですが、その中で気がついたメリットは次の通り。
1.やったことを俯瞰しやすい。
2.やる気が出る。
1.やったことを俯瞰しやすい。
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マインドマップで作業記録をつけると、数ヶ月にわたってやったことを1ページで確認できます。デジタルのマインドマップですから、ブランチの折り畳みが可能です。ということは、当分確認する必要のない部分は折りたたんでおくことで、必要な部分の一覧性をキープすることが可能です。
また、作業記録を見返す際の目次として使用することができます。これについては別の記事で詳細に説明したいと思います。
2.やる気が出る。
ブランチが大きく成長しているマインドマップを想像してみてください。そのマインドマップのブランチはあなたがやってきた仕事だけで描かれています。これってとても素敵な光景だと思いませんか?
自分は忘れていても、マインドマップがあなたのやってきた仕事を示してくれるので、これだけの仕事を自分はやったということが視覚的にわかります。その光景を見れば、自信と共にやる気も出てきます。
私のやり方
FreeMindというソフトを使用しています。1日の終わりに、TaskChuteを眺めながら今日やった仕事をEvernoteに箇条書きにし、それを見ながらマインドマップに入力していきます。この作業にかかる時間はだいたい2~3分です。
編集後記
ちょっと遅くなりましたが、新年度ということで1年間の作業記録をマインドマップでつけてみるという提案でした。私は「マインドマップ(月)×Evernote(日)×TaskChute(時)」で作業記録をとっており、これにより過去の作業記録を見返す速さが格段に上がりました。これについては別の記事でまた紹介したいと思います。

Evernoteを1年使った私の5つの変化

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2011年4月2日でEvernoteを使い始めて1年になりました。4月2日の時点のノート数は2849。ここでEvernoteを使い始めてから私に起こった変化を考えてみたところ、次の5つがあがってきました。
1.アウトプットが盛んになった。
2.やりたいことができるようになった。
3.こまめに作業を記録するようになった。
4.資料を探す時間が短くなった。
5.感情を制御しやすくなった。
1.アウトプットが盛んになった。
これは「思いついたアイデアを失うことがないので積極的にアイデアを出す」という循環と、「たくさん集めた分たくさんアウトプットをする」ようになったということです。
思いついたアイデアをEvernoteに保存しておくと、検索で「何度でも」「好きなとき」にそのアイデアと出会えます。これを知っているから、アイデアを忘れる心配をせず、楽しくアイデアを出せるようになります。
これは穴の開いた袋で収集品をこぼしながら集めていた状態から、Evernoteという便利な収納ケースに収集品を貯めこんでいく楽しみを覚えた段階ですね。
そして、いざアウトプットするときにはその貯めこんだ収集品をどんどん使っていけるため、アウトプットが増えたということです。
2.やりたいことができるようになった。
Evernoteを使い始めてから、ずっとやりたいと思っていた家の片付けを実行し、ランニングを始め、5年後の旅行の計画もできるようになりました。また、休日にはスマートに買い物と食事ができるようになりました。
これもEvernoteに「やりたいこと」の計画や記録が残っているおかげです。
やれる時間が限られている場合でも、途中の記録が残っていれば再開/継続しやすいですし、実行が「いつか」であったとしても、準備だけしておけばそのチャンスにすぐに動き出せます。
そして、「こういう記録が残っていれば作業は再開できる」と脳が覚えたことで、やっかいな仕事のとりかかりのハードルが下がり、こなせる仕事の量も増えました。
3.こまめに作業を記録するようになった
これは、「作業をしたら記録をとる→何かあれば過去の記録を参照する→見つかる→作業が効率よく進む→だからまた記録をとる」という循環によるものですね。
具体例としては、「実験条件や実験時の気づきをEvernoteにメモしておく→報告書を書くときにすぐ参照できる。」「イベント参加時には準備したことやモノを記録しておく→次に同様のイベントに参加するときの準備が速い。」などです。
私はEvernoteを使うことで記録することの大切さを知りました。作業記録は「たまにしかない作業」などで特に役に立っています。
4.資料を探す時間が短くなった。
一度見た資料や情報はEvernoteに記憶させるようにしているので、また見たいときには検索ですぐ見つけ出すことができ、資料を探す時間が短くなりました。また、紙の資料がほぼ無くなりました。その結果、行動できる時間とスペースが増えました。
一度見た情報をWEBからさがすには情報が膨大すぎるときがありますし、自分のパソコンからさがすにはpdfや画像内のテキストまで検索してくれないので不便です。Evernoteは欲しい情報をピンポイントで探し出せる可能性が高いところが良いですね。
5.感情を制御しやすくなった。
不安なときや怒っているときなどは、普段通りに思考することが困難です。そうした状態で行動してトラブルを起こさないためにも、私は平常心を取り戻すためのトリガーリストをEvernoteに常備してあります。
トリガーリストだけではなく、見るだけで楽しい気分になれる画像などを保存した「HAPPY」という名前のノートブックもあったりします。これには、大好きな柴犬の画像や、誰かからいただいた褒め言葉といった厳選されたポジティブ素材を詰めてあります。見ると本当に元気になります。
編集後記
ちなみに私はプレミアムにアップグレードしています。1日あたり10円程度のコストでこれだけ快適な生活を送れるのですから大満足です。
この記事が「Evernoteを始める人」や「Evernoteの使い方に迷っている人」の参考になればうれしいな~と思います。また、すでに自分なりのEvernoteの使い方をもっている人であれば、@Surf_Fishに「そういうのあるある!」とかリプライしてくれるととても喜ぶと思います!