仕事の効率化を意識する人に送る20項目のチェックリスト

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元ネタはこちらの記事です。
誠 Biz.ID:結果を出して定時に帰る時短仕事術:時短の達人になるために――73のチェックポイント

独断で20項目選んでみました

元ネタはチェック項目がかなり多いので、普通にやろうとすると疲れてしまいます。でも、20ならなんとか楽しんでチェックできそうじゃないですか?

今は出来ていなくても、少しがんばればすぐに身につくようなチェック項目を挙げていますので、ぜひチェックしてみてください。

01.やるべきことに集中するため、やらない基準を明確にしている。

02.効率アップのためのTipsなどを知ったら、1度は実行してみる。

03.やるべきことをすべてタスクリスト(ToDoリスト)で管理している。

04.リストの内容が手帳、PC、付箋などに散在しないように一元化している。

05.思いついたことでも、重要性の有無に従ってタスクリストに入れている。

06.同一場所で並行して行えるタスクは、同時に処理するようにしている。

07.繰り返しやるべきことを習慣化できるようなしくみを持っている。

08.常に10~20%程度のバッファをスケジュールに組み込んでいる。

09.タスクリストの行動はすべて具体的で、1日以内で完了するものだ。

10.数分で完了するタスクは、すきま時間で処理するようにしている。

11.タスク完了ごとに、短時間の休憩をとるようにしている。

12.各々のタスクの所要時間を実際に計測したことがある。

13.1日に何度も自分のタスクの進捗をチェックする習慣を持っている。

14.ToDo管理はタスクごとの付帯情報がつけられるような専用ツールを採用している。

15.自分が集中できる時間の単位や時間帯を把握している。

16.どんなことに対しても、物事の良い面を見つけるよう心がけている。

17.OSやアプリケーションでよく使う操作のショートカットキーは全て覚えている。

18.時間短縮、効率化につながるWebサービスを複数、連携させて利用している。

19.使用頻度の高い文書はフォーマット化しており、都度改良している。

20.繰り返し行う作業については、チェックリストを作っている。

あなたはいくつ当てはまりましたか?

チェックリストで定期的に自分の成長を確認しよう!

私は元ネタのチェックリストを月次レビューの際に見直すようにしています。以前は空欄だったチェックを埋められたときは快感です。

こういったチェックリストを使って、定期的に自分の成長度合いを確認したいものですね。

今日の猫ちゃん


via Cat and Fox: Unlikely Friendship

お出かけの忘れ物防止によく効くシンプルな方法

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こんな風に玄関のドアにマグネットクリップとマグネットフックをとりつけるだけです。

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写真に写っているのは、耐荷重5kgの適当なマグネットフックと、耐荷重300gのマグネットクリップ(Daiya Pitatto!)です。(耐荷重は重要です。)

実際に使用するとこんな感じ

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マグネットフックは手荷物やお土産を掛けておいたり、濡れた雨合羽を干すのに使ったりします。

マグネットクリップは請求書や投函したい手紙や封筒などを挟んでおきます。

なぜ玄関のドアに貼り付けるのか?

理由は2つです。

・玄関は外に出るときに「必ずぶつかる」場所
・ドアノブ付近は外に出るときに「必ず見る」場所

玄関付近に忘れたくないものを置いておくだけでも効果はあるのですが、無意識で動いていると持っていくことを忘れてしまいます。

その点、必ず見るドアノブ付近に忘れたくないものがあれば、それ自体がきちんとリマインダーとして作用します。リマインダーは自分が気がつくところに設置してこそ意味があります。

見た目にこだわるとちょっと楽しい

クリップなどを見た目にもこだわって用意すると、使っていなくてもちょっと楽しい気分になれます。

TaskChute記事のまとめ

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TaskChute記事のまとめ – NAVER まとめ
↑こちらに統合致しました。(2012/04/13)
TaskChuteについて書かれている記事をどんどん追加していくページです。
新しい記事は各項の上段に追加していきます。
1.はま(@Surf_Fish)の記事
345 [TaskChute]タスクシューターの成長モデルを5段階で表してみた | 化学系メーカー研究職です
344 TaskChute初心者の方にはまず「記録のみ」をおすすめします | 化学系メーカー研究職です
316 ToodleChuteに期待 | 化学系メーカー研究職です
[TaskChute]動作が重くなったときの対処法 | 化学系メーカー研究職です
310 [TaskChute2]タスク終了時に好きな効果音を鳴らせる機能 | 化学系メーカー研究職です
[TackChute]タスクが終了したので勝利したりレベルアップしてみた! | 化学系メーカー研究職です
285「私のルーチンタスクを晒してみます」 | 化学系メーカー研究職です
279「わずかな自由時間に集中するためにルーチンを把握する」 | 化学系メーカー研究職です
087「次々とタスクを完了させる快感」 | 化学系メーカー研究職です
275「すでに書かれている」という安心感 | 化学系メーカー研究職です
274「TaskChute2のデモ動画」 | 化学系メーカー研究職です
269「見えないルーチンを明らかにする」 | 化学系メーカー研究職です
267「そう、TaskChuteならね。」 | 化学系メーカー研究職です
264「Re: ルーチンの生成について」 | 化学系メーカー研究職です
263「TaskChuteと秘伝のたれ」 | 化学系メーカー研究職です
現代ビジネスマンにGTDよりもタスクシュートをおすすめする3つの理由 | 化学系メーカー研究職です
ダブルTaskChuteはじめました | 化学系メーカー研究職です
実はTaskChuteは育児にも役立つんですよ | 化学系メーカー研究職です
TaskChuteの高速操作についてかなり詳しく説明してみた | 化学系メーカー研究職です
TaskChute使いなら設定するべきオートコレクトのオプション | 化学系メーカー研究職です
[TaskChute][Evernote]ルーチンタスクの処理を高速化する方法と5つの活用例 | 化学系メーカー研究職です
TaskChuteの作業記録を掘り返すためのマイルール | 化学系メーカー研究職です
[TaskChute]見積り時間をグラフで表示する | 化学系メーカー研究職です
[紹介]@ogw_mさんのタスクシュート勉強会資料 | 化学系メーカー研究職です
TaskChuteを快適に使うための5つのヒント | 化学系メーカー研究職です
TaskChuteで使えるショートカットのまとめ-全て使った感想つき | 化学系メーカー研究職です
行動しない×TaskChute | 化学系メーカー研究職です
TaskChuteの(repeats)を活用した作業記録の取り方 | 化学系メーカー研究職です
プライベートでもTaskChuteを使ってみる | 化学系メーカー研究職です
「TaskChuteに挫折する4つのパターン」を考えてみた | 化学系メーカー研究職です
私のTaskChuteの使い方 | 化学系メーカー研究職です
TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット | 化学系メーカー研究職です
2.大橋悦夫(@shigotano)さんの記事
定時退社のための「計画力」を高める5つのステップ|てくらぼ|パソナテック(PASONA TECH)
定時退社のための「集中力」を高める5つのステップ |てくらぼ|パソナテック(PASONA TECH)
定時退社のための「対応力」を高めるための2つの準備|てくらぼ|パソナテック(PASONA TECH)
記録の基本は使途不明時間を作らないようにすること|てくらぼ|パソナテック(PASONA TECH)
未完成でも見てもらう | 仕事術 | SOHO考流記 | あすなろBLOG
未完成を見てもらった | イベント | SOHO考流記 | あすなろBLOG
今週の「次にすること」:「3分を超える脱線」はNG | 仕事術 | SOHO考流記 | あすなろBLOG
読んだ本の内容を実践するには? | 仕事術 | SOHO考流記 | あすなろBLOG
作業記録ツールとしてのTaskChute | | SOHO考流記 | あすなろBLOG
033:ケータイの発信履歴で行動ログを残す | | SOHO考流記 | あすなろBLOG
149:3人の師匠 | | SOHO考流記 | あすなろBLOG
065:12年以上TaskChuteを使い続けている理由 | | SOHO考流記 | あすなろBLOG
日々の作業記録をTaskChuteでつけ始めた | | SOHO考流記 | あすなろBLOG
シゴタノ! ―    糸に意図を託す管理ツール
シゴタノ! ―    毎日繰り返し行うタスクの登録を自動化する
3.佐々木正悟(@nokiba)さんの記事
シゴタノ! TC003:Taskchuteは割り込みによく対応できるたぐいまれなツール
シゴタノ! TC2 002:ひたすら作業記録を残せばタスクリストができあがる
シゴタノ! TC2 001:Taskchute2連載スタートします
いつも時間が足りない人へ~まずこれを探せ:日経ウーマンオンライン【自分が変わる!生活が変わる習慣心理学】
誠 Biz.ID:あなたの不安、見積もります:TaskChute2は“未来の時間を使う”ツールだった
066 先送りは意志の弱さより想像力の弱さから生じる – ライフハック心理学
088 ビジネス書作家のライフハック- TaskChute2ファーストインプレッション | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
087 ビジネス書作家のライフハック- TaskChute2 | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
シゴタノ! ― Toodledoの使い方 第18回 タスクシュート式にToodledoを使う
スピードハック総決算2010の感想 | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
033 状況次第でころころ変わるやりたいこと – ライフハック心理学
004 ファーストタスクには「重要だが緊急でない仕事」を入れる – ライフハック心理学
タスクシュートは仕事のカーナビ – ライフハック心理学
タスクシュートの使い方【ファーストタスク】 – ライフハック心理学
タスクシュート方式における割り込みタスク – ライフハック心理学
毎日やっていることも全部タスク管理するメリット | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
イベントレポート “マインドハックス研究会 第2回”|てくらぼ自習室レポート|てくらぼ|パソナテック(PASONA TECH)
てくらぼ自習室レポート イベントレポート “マインドハックス研究会 第2回” | ウェブ技術ネタのままとめ
440 タスクシュートで仕事に取り組むイメージ – ライフハック心理学
スピードハック総決算2010の感想 | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
呼び名を変える | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
時間帯の見える化 | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
作業時間を見積もっていますか? | | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
004 残りタスクを調整する-タスクシュート試用レポート | 仕事術 | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
003 作業実績を入力する-タスクシュート試用レポート | 仕事術 | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
002 タスクシュートで見積もる意味-タスクシュート試用レポート | 仕事術 | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
001 とにかく見積もる-タスクシュート試用レポート | 仕事術 | 作家の作業日報 | あすなろBLOG
タスクシュートの使い方【ダウンロードから】 – ライフハック心理学
シゴタノ! ― タスクシュートを使うと仕事が進む理由
4.他のブロガーさん
hypermildノート: TaskChuteを使ってみました
ブラウザ版TaskChute関連リンク集: 子供と一緒に大きくなろう
【ライフログ】TaskChuteで行動のレコーディングダイエット : 子供と一緒に大きくなろう
「TaskChute2」と「ブラウザ版TaskChute」を使っている理由: 子供と一緒に大きくなろう
TaskChute記念日:あなたは一年間で何時間仕事をしたか知っていますか?: 子供と一緒に大きくなろう
Excel2010, 2007のTaskChuteメニューを高速に開く « KK blogs
もう手放せないので、TaskChute2β版を試用できる事になりました! | jMatsuzaki
もう手放せない!最高峰のタスク管理ツール「TaskChute」の使用感 | jMatsuzaki
ブラウザ版タスクシュートは割り込みの多いビジネスパーソンを救えるか?
FileMakerによるTaskChute α2版(その1) | Decent Point
FileMakerによるTaskChute α2版(その2) | Decent Point
FileMakerによるTaskChute α2版(その3) | Decent Point
FileMakerによるTaskChute α2版(その4) | Decent Point
FM版TaskChute α3でプロジェクト管理を始める | Decent Point
Filemaker版TaskChute α3版:時間区分の変更方法 | Decent Point
FilemakerによるTaskChute α3版 | Decent Point
TaskChuteが使いたい 日刊たち vol.138 しなやかフリーエージェントを目指して | No Second Life
日刊ChihoM!~ vol.24 TaskChuteを使ってみる – 日刊 ChihoM!
ねこまたり: 036 いまさらながらTaskChuteの威力を見せつけられた
TaskChuteを試してみた – Genie08’s Happy Life
優先順位を付けたTaskChuteの使い方: しんのすけの「守・破・離」
TaskChuteの見積もり時間を長期間展望できるようにする! | minimalab
TaskChuteに機能を追加して更に快適なタスク管理を実現する! | minimalab
TaskChuteで楽しくタスク管理をしよう! | minimalab
シゴタノのTaskChuteがスゴい理由 : しんのすけの「守・破・離」
タスクシュート習慣化中。 | Strategy for Simple Life
001:TaskChuteとiPhoneが好きです。なので…iPhoneアプリ作る! | シコウトレイン
シコウトレイン : タスクシュート勉強会を会社でやりました
シコウトレイン : 日頃より使っている、TaskChuteの8個のTips
編集後記
スタート。今後大橋さんのブログ記事なども追加していこうと思っています。(2011/05/27)
思い当たる限りのTaskChute関連記事のリンクを追加しました。(2011/05/28)
すべての記事にはてブ数を表示してみました。(2011/05/29)
4つほど記事を追加しました(2011/06/19)
2つ記事を追加しました。(2011/06/26)
10記事を追加しました。(2011/08/21)
6記事追加、リンク切れ記事4つを削除しました。(2011/09/19)
4記事を追加しました。(2011/10/19)
4記事を追加しました。(2011/11/19)
12記事を追加しました。(2012/01/03)
15記事を追加しました。(2012/02/06)

2分ルールでストレスを減らす

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2分ルールとは「やるべきことを思いついたとき、それが2分以内に終わることであればすぐにやる」というルールです。

GTDを実践されている方ならおなじみのルールですね。

2分ルールを導入するとストレスが減るというのは主に2つの理由があります。

(1)気になることが片付くのですっきりする。
(2)やるかどうかを迷わなくて済むのですっきりする。

1.片付くのですっきりする。

「気になることがある」という状態は、多かれ少なかれ心にストレスを抱えた状態です。

なぜかはわからないけど集中できない、心に余裕がない、といった精神状態はいくつかの「小さな気になること」によって起こっていることがあります。

ここでいう「小さな気になること」というのは、

・机の上が少し散らかっている。
・ゴミが1つ床に転がっている。
・携帯メールの返信をしていない。

とか、その程度のことです。これらに気がついたとき、2分ルールですぐに片付けてしまいましょう。

そうすると「気になること」を処理した満足感が得られるだけでなく、「気になること」に使っていた心のリソースも回収できるので、思いの外気持ちがすっきりします。

あとは2分ルールで得た「モチベーション」と回収した「心の余裕」を「大きな気になること」に注ぎ込めばよいのです。

2.迷わなくて済むのですっきりする。

何かを決めようとして迷い、精神的に疲れたことってありませんか?

あまりにもたくさんのやるべきことが目についたとき、どこから手をつけて良いのかを迷い始めると、行動を起こす前から疲れてしまいます。

しかし、2分ルールに基づいて行動すると決めていれば、すぐに行動を起こすことができます。

迷うことで物事が停滞し、自分自身も疲弊してしまうぐらいなら、2分以内にできるところから片付けてしまいましょう。

そうすれば物事は確実に進み、見えていなかった景色も見えてきます。

タスクの細分化にも役立つ

2分ルールを意識することはタスクの細分化にも役立ちます。

「机の上を片付ける」では2分以内に終わりそうにないですが、

・空のコーヒーカップを片付ける
・出しっ放しの資料を引き出しに戻す

などのように細分化すれば、2分で終わるタスクになりますね。

編集後記

2分ルールを導入して数ヶ月が経ちますが、大げさに言うならば生活が変わりました。

特に実感するのは掃除や片付けです。これに関しては「日刊はま」の方で書いています。
2分ルールってすごく生活を変えると思うんだ – 日刊はま

[オフレポ]@suito1942さん主催のオフ会に参加してきました!

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Tweetvite :: ただただ飲みたい人のワガママに付き合う会
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5月21日に、すいとー(@suito1942)さん主催のオフ会に参加してきました!参加メンバーは上の画像にぴよ(piyohiko0117)さんを加え、急遽不参加となってしまったおつぱ(@OZPA)さんを抜いた6名。atq(@atq)さんとすいとーさんと私はお昼に合流して東京観光し、夜はみんなで渋谷に集合というプランでした。
西新宿で東京観光
まず13:30ごろに新宿でatqさんとすいとーさんと合流し、西新宿のカフェで軽くお昼ごはんを食べました。
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お昼ごはんを食べながら、早速Twitterやブログについて話しました。内容は他のブロガーさんの記事の話だったり、どのブログをRSSに登録しているという話だったり、ブログの書き方についての話だったりです。
お昼ごはんを食べた後は、atqさんの案内で都庁を見学してきました。
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45階の展望室から眺める東京はなかなか良いものでした。初めての都庁だったのでなかなか楽しめました。
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その後、NSビルを案内してもらい、29階の空中廊下を渡ってみたりしました。空中廊下から下を覗いてみた写真がこれです。下に見えてる階段のようなものはエスカレーターです。なかなかの高さでこわーい。
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NSビルを出た時点で16:00ぐらい。集合時間の17:30までまだ時間があったので、東急ハンズにも立ち寄ってみました。DIYの材料コーナーで、普段見ることのないようなモノを見つけてはすいとーさんと二人ではしゃいでました。
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渋谷に集合
17:30前に渋谷に移動し、モヤイ像前でシンクロ(@synkuro)さんとまお(@spring_mao)さんと合流しました。「背の高い男の人っていいよなー」とか思って私がじーっと見てた人がシンクロさんだったので、心の中でびっくりしてました。まおさんも迷いなく集団の中にすっと入ってきたので、やっぱり心の中でびっくりしてました。(オフ会では女性の参加者さんは恐る恐る合流してくるようなイメージだったので)
1次会スタート
1次会のお店は「三十五段屋」。私の好きな炙りしめ鯖とエビスがあるお店だったのでうれしかったです。ここでぴよ(@piyohiko0117)さんが少し遅れて合流し、全員が揃いました。
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1次会ではAndroidの話だとか、ブログの話だとか、いろんなブロガーさんの話題なんかで盛り上がってました。いろんなオフ会に参加してきましたが、こういう内容を話せたのは初めてだったので本当に楽しかったです。特にまおさんとぴよさんの話が熱かった!
やっぱ会って話してみないとわからない魅力ってありますね。みなさん本当に楽しい方達でした。
そして2次会へ
2次会のお店は「人間関係」。ここでもみんなのガジェットトークが止まらない!3人が話してて、目の前に携帯端末が5個転がってるとか、そこにさらにMacBookAirとiPad2が追加されるちゃうとか、今までにない異色の状況がめちゃくちゃおもしろかったです。
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残念ながらまおさんは途中で帰られてしまいましたが、その後は男だけなのに恋愛トーク的なもので盛り上がったり、私のハットをみなさんにかぶってもらって記念撮影したりしてました。シンクロさんのかぶり具合が実にクール!
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このときにすいとーさんのiPadを触らせてもらったり、生でMacBookAirを見れたのはなかなかいい経験だったと思います。自分ではまず買わないし、私の周りにMacユーザーが皆無なので。
とりあえず今回のオフ会での学んだことは「電源の確保、大事」ということ!みんながエネループの充電器を持っていることに私が驚いていたら、シンクロさんに「常識でしょ」ってクールに返されちゃいました。これは自分も予備バッテリーを購入しないと。
家に帰ってオフレポを書くまでがオフ会です。
2次会のお店を出てみんなと解散した時点で、私は飲み過ぎでかなりやばかったので近くのネカフェに直行しました。リクライニングシートで3時間ぐらい寝て元気になってからは、Evernoteの「読みたいマンガリスト」を開いてマンガを見てました。
6時前にネカフェを出て渋谷駅に向かい、品川から新幹線に乗り換え、8時ごろに無事帰宅しました。そして日刊でオフレポの速報を書いて終了!
073@suito1942さん主催のオフ会に行ってきました! – 日刊はま
参加者のみなさんへ
@suito1942さん:今回会えてよかったです!Twitterアイコンの通りかわいくて、気さくな方だなーと感じました!ぜひまた遊びましょう!
@atqさん:今回のオフの縁をとりもってもらったり、西新宿を案内してもらったりと本当にありがとうございました!おかげさまでとても楽しい体験ができました!
@synkuroさん:Twitterでの印象と同じくクールでかっこいい感じでした!2次会ではいろいろ話せて楽しかったです!今後もいろいろ教えてもらいたいです!
@spring_maoさん:熱く語る姿からガジェットとアプリがすごく好きなんだなーと伝わってきました!Androidの先輩として、まおさんからまたいろいろと勉強させてもらいます!
@piyohiko0117さん:誕生日がいっしょで気になるというつながりから、まさか本当に会うまでになってとてもうれしかったです!ガジェットやアプリについての知識は圧巻!またいろいろ勉強させてください!
@OZPAさん:来ると聞いていたのでちょう楽しみに待ってました。待ってました…また次の機会を楽しみにしてます!