私のTaskChuteの使い方

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今回は私が普段TaskChuteをどのように使っているかを晒してみようと思います。
配置確認用タスクでタスクの順番を入れ替える
私はどのタスクからとりかかるかを迷わないために、タスクを処理する順番に並び替えています。タスクを並び替えるには「#」の数字を編集すれば良いのですが、数字を編集した後に何かタスクを1つ終了させないと並び替えが始まりません。そこで「配置確認用」と名付けた見積時間「0」分のタスクを用意して対処しています。
TaskChuteの例
この配置確認用タスクの「開始」を適当な時間にし、「終了」のセルにカーソルを合わせて「Ctrl+T」を押すことでタスクの並び替えが始まります。
このタスクは目視ですぐに見つけ出したいので、「配置確認」という特別なProject名を割り当てています。見積もり時間を「0」としているので、1日の見積時間の合計や実績時間には影響を与えません。「処理済みタスク」の中に埋もれることを回避するには、「開始」を適宜調整するのがおすすめです。(※現在時刻が15:30なら、開始を14:00にしておくなど)
「追加」と「飛び込み」
私は「追加」と「飛び込み」という2つの「Project」分類を使って自分の作業記録をつけています。これは、終了予定が当初とズレたときに、その原因が「自分の見積もり不足」なのか、「急な仕事」なのかを後から分析するためです。「追加」は見積り不足で追加したタスク、「飛び込み」は誰かに頼まれた仕事や、トラブル対応などです。
「重要」と「バッファ」
これはタスクの重要度を表しています。いずれかのタスクを先送りせざるをえなくなったとき、どのタスクを先送りするか迷わないための仕組みです。「重要」はその日のうちに必ず処理したいタスク、「バッファ」は先送りしてもほとんど支障がないタスクです。
Projectの色にもこだわる
せっかくProjectごとにセルやフォントの書式が設定できるのですから、これも有効利用したいところです。私の場合、「重要」は目を引くピンク、「休憩」「レビュー」は落ち着きたいので青系統、といった個人的なイメージで設定しています。似たような色で揃えると、その日のタスクによっては虹のようなタスクリストが出来上がったりして楽しいですよ。
合わせて読む
TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット

2011/01/31~2011/02/04の間に見た記事など

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Hacks for Creative Life! » Blog Archive » 2011年の情報管理戦略-Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)
年齢が近いこともあって憧れの人であるbeckさんの記事。自分のやり方と似ているところがいくつかあったので、書かれている内容に頷きながら読んでました。私とbeckさんとで違うところは、beckさんが「Toodledo」と「ほぼ日カズン」を使われている部分を、私は「Evernote」と「TaskChute」を使っているところでした。私も「Toodledo」や「Nozbe」などを使ってみたいとは思っているのですが、今ひとつ踏み切れずにいます。
[図解]Evernoteビギナーにおくる超簡単な整理術!「3ノートブックシステム」の使い方
最近Evernote初心者にEvernoteついて説明する機会があったので参考になりました。

「後々ノートを整理するより最初っから入れる引き出しを決めておいた方が良くない?」
この考えはごもっともなんですが、だいたいの人は嫌になっちゃうんです、毎回引き出しを探す作業が。

これ同意ですね。自分も最初にこれにハマりました。慣れてくるまではノートブックやタグを安易に増やすのは危険ですね。
モチベーションをマインドマップで思い出す – ライフハック心理学
「やったことをマッピングする」これいいですね。早速真似させてもらっています。2011年にやった仕事をマッピングし続けたとき、最後にどんなマップになるのか楽しみ。
マインドマップに対してもっていた3つの決定的な誤解 | Lifehacking.jp
我流のマインドマップ&デジタルのマインドマップ使いなので耳が痛い・・・
無料マインドマップ作成ソフト一覧 – フリーソフト100
検索でたどり着いたこの記事で、「Frieve Editor」と出会いました!
シゴタノ! ― A5ノートで「プロジェクト・ノート」
アナログ派の友人に紹介してみたいと思った記事。
R-style » 【企画】「あなたのBlog術教えてください!」企画第二回
こういう企画に乗っかってみたいけれど、披露するほどのノウハウも経験もなかった・・・!
シゴタノ! ― 改めて、Evernoteが何の役に立つのかを考えてみた
画像文字認識は本当にいいものですよね!Evernoteの導入を迷ってる人にこの記事を紹介してみました。
Evernoteを単に情報整理ツールだと思っていると数年後に後悔するかもしれない理由 | Lifehacking.jp
そして続くこれが本当に良い記事!「また見たい」タグつけちゃいました!

Chrome 拡張機能などでEvernoteにクリップしたときに、テキストを挿入する欄が表示されます。私はそこに、たった一行ですがさりげなく「これはすごい」「これはひどい」「これは~ということではないか」と、なぜそのクリップが琴線に触れたかを書きこむことが多くあります。

そしてこれを真似させてもらいました!読書をするときと同じく、記事を読んだときに思ったことを書き加えていくことは、未来の自分にとってきっと良い財産になるはずだと私も思います。
ブログ用の文章のコツをだいたい5つくらいにまとめてみる | goryugo, addicted to Evernote
文字サイズや行間へのこだわりなど、参考になります!

紙とは違って、ウェブでは完璧なデザインのコントロールは出来ない。

これも確かにそうなんですよね!凝り始めるときりがないし、ある程度で妥協点を設けることは大事だなぁと思います。これ以上は「やらない」っていうブログに関する自分ルールを身につけていかないとなぁ。
Evernoteを使いこなすためのたった一つの秘訣
「Evernoteを楽しむ」「とりあえず放り込む」とても同意!Evernoteは楽しい道具!
化学系メーカー研究職です [TaskChute]TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット
今週の自分の記事で一番気に入ってるのはこれ。画像とかやっつけ感が否めないものの、これならTaskChuteを使い始めた人とかに役立つんじゃないかなー!?と思って書いてみました。ちなみに書くきっかけになったのは自分のEvernoteのWebクリップです。Excellのショートカットについて書かれた記事を眺めていて「はっ」と思いつきました。Evernoteまじすごい。これからもTaskChuteとEvernoteの記事を書いていきたいな~と思ってます。
引用タグつけてみたけど、区別が付きづらいな…CSSどうにかしないと…

TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcelショートカット

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1.操作時間を短縮してくれる4つのExcelショートカット

この4つのExcelショートカットを覚えれば、TaskChuteの操作時間はかなり短縮されると思います。

[Ctrl]+[;] = 「今日の日付」を入力
[Ctrl]+[:] = 「今の時間」を入力
[Ctrl]+[Shift]+[;] or [Ctrl]+[+(テンキー)]
 = セル(行、列)の挿入
[Ctrl]+[D] = 上のセル(行、列)をコピーする

2.[Ctrl]+[;]の使用例

今日の日付を入力したいセルを選択し
クリップボード01
[Ctrl]+[;]をポチっと。
クリップボード02

3.[Ctrl]+[:]の使用例

今の時間を入力したいセルを選択し
クリップボード03
[Ctrl]+[:]をポチっと。
クリップボード04

4.[Ctrl]+[Shift]+[;]と[Ctrl]+[D]の使用例

TaskChute2ユーザーの方であれば、「Ctrl+R」で選択タスクの複製ができますので、そちらを使いましょう!(2012/06/16追記)

タスクを追加したい場合は、コピーしたいタスクの下の「行」を選択し、
クリップボード05
[Ctrl]+[Shift]+[;]をポチっと。
クリップボード06
さらに[Ctrl]+[D]をポチっと。
クリップボード07
もちろん「行」をコピーしてから[Ctrl]+[Shift]+[;]を押せば「コピーした行の挿入」になりますので、こちらの使い方も便利です。というか私の場合はこっちの使い方の方がメインですね!

5.こちらも忘れてはいけない

TaskChuteに備え付けられてるショートカットも忘れず活用したいですね。[Ctrl]+[T]とかすごく便利です。
クリップボード08
※コピーも「Ctrl]+[C]で行えばさらにスマートですね~ 2011/02/06追記

[Lifehack]議事録から献立にまで便利に使える「Frieve Editor」

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最近、Frieve Editorにはまってます。
思いついたことをとりあえず記入して、
後からそれらをラベリング、リンクできるところがかなり気に入ってます。
他の研究者の方と突然はじまったフリートークの簡易議事録をとって後から整理したり、
実験の計画やスケジュールをたてたりなど、いろんなところで役に立ってます。
いろんなところで応用できるツールなので、今日はこんなこともやってみました。
来週の献立
冷蔵庫の中にある食材をひたすらリストアップして、
その後その食材からつくれる料理を連想していき、「来週の献立」を完成させちゃいました!

[Evernote][GTD]5つのノートブックと1つのスタックで快適に仕事をする

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Evernoteでクローズドリストを運用する

5note1stack

今回はEvernoteでクローズドリストを運用するときに役立つ方法を紹介します。

5つのノートブックとは、月曜~金曜ごとの「クローズドリスト」のことであり、1つのスタックとは、これらのクローズドリストをまとめておくスタックのことです。

クローズドリスト

詳しいことはネット上の記事や「マニャーナの法則」などに書いてあると思いますが、クローズドリストの良いところは、

(1)今日やるべきタスクのみを見ることできる。(今日やることのみに集中できる)
(2)タスクを処理すると、やるべきことが視覚的に消えていくので達成感がある。
(3)重要度の低い割り込み作業を明日以降にまわす習慣が身につく。

だと私は思っています。

月~金の5つのクローズドリストを1つのスタックにまとめて運用する利点

5note1stack

それは次の2点だと考えています。

(1)数日にわたるプロジェクトのノートも、今日やるべきタスクを処理すればその日のリストから消える。
(2)1週間のうちにやるべきタスクを把握しやすい。

Evernoteでクローズドリストを運用する際の問題点

昔、「Today」というノートブックを作成して、Evernote上でクローズドリストを運用しようと考えたことがあります。

しかし、数日にわたるプロジェクトの今日のタスクを処理しても、「明日もまたこのプロジェクトのタスクがあるから、Todayにこのノートを残しておくか・・・」という考えですでにタスクが終了したノートをクローズドリストに残してしまい、クローズドリストの良いところである「達成感」が得られなかったのです。

project1

月~金の5つのクローズドリストに分けてみた

そこで、クローズドリストを月曜日~金曜日の5日分に分けてみることにしました。

この方法なら、今日のタスクが処理されたノートは次の曜日のノートブックに移されます。

1日の最後にはノートが0になるため、「達成感」を得られることに気が付きました。

さらに、クローズドリストのスタックを選択した状態で「ノートブック」で並べかえを行うと、1週間の予定を一覧として見ることも可能です。

notebook

5つのクローズドリストを1つのスタックに集約してみた

上記のようにクローズドリストを5つにわけた場合、1つのプロジェクトに関するノートや資料は当然分散することになります。

そうすると、見たい資料をどのクローズドリストにいれたのかわからなくなりがちです。

でも、Evernoteなら大丈夫です。スタックを選択した状態で、見たい資料のタグやキーワードを「検索」すればすぐに見つけられます。

例えば私の場合はプロジェクトに3桁の通し番号をつけているので、「intitle:101」と検索すればこんな感じになります。

intitle101

ここで「保存された検索」を使えばもっと楽になります。

さっきの例の場合であれば、「stack:○○○○ intitle:101」といった感じですね。

1週間に収まらない予定の扱い

1週間よりも先のタスクの場合は、「Googleカレンダー」にリマインダーを設置して、「Scheduled」という専用のノートブックに保管しています。

そして、その時が来たらクローズドリストに収めます。

その他に組み合わせているツールなど

実際には、Evernoteのこのやり方に「TaskChute」を組み合わせており、見積もり時間まで含まれた本当のクローズドリストは「TaskChute」にあります。

しかし、TaskChuteのみではプロジェクト全体の進行具合を確認しずらいので、Evernoteにもクローズドリストを設置しています。