TaskChuteの(repeats)を活用した作業記録の取り方

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この手法のおすすめのシチュエーション

少し長めのタスクの作業記録をきちんと取りたいけど中断が多い、というときなどにおすすめです。例えば…

・会社のデスクで仕事をしているとき
・自宅で作業するとき(参考記事:プライベートでもTaskChuteを使ってみる

1.作業記録をとりたいタスクに(repeats)をつけるだけ

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↑長時間にわたって作業をする予定のタスクの末尾に「(repeats)」を付け、見積時間を「25分」とセットします。

25分は例ですので、もちろん自分に合った時間に変更していただいて問題ありません。合間に入れる5分休憩もつけてみました。

2.次回は「0」日後とする

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↑タスクを実行し、終了時間を入力すると「次回は何日後ですか?」と聞かれますので「0」を入力してください。

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↑これにより先ほど終了したタスクがまたセットされます。

0215-4.jpg
↑これを繰り返していくとこうなります。

中断したいときに中断しても正確に記録が残る

会社員の方はいきなり同僚から話しかけられても大丈夫!プライベートで家族に話しかけられても大丈夫!

「誘惑」「中断」「休憩」なんでもござれ!実績時間はきちんと残ります!再開すべきタスクも自動で生成されてます!

あれ?「終了予定」はどうなった?

この方法は作業時間の記録には大変良いものの、TaskChuteの利点である「終了予定」が見えないという問題があります。

私はこれを回避するために「親タスク」と「子タスク」を用意しています。

0215-5.jpg
↑終了予定を把握するための親タスクを準備しておき、

0215-6.jpg
↑終了予定を確認したくなったタイミングで

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↑親タスクの見積時間から子タスクの実績時間を引く。

あと、中断を繰り返していると「1日の見積り時間」がずれて来ます。

これが気になる場合は、実行済みの子タスクの見積時間を実績時間と同じ値に修正することで対応可能です。

まとめ

・(repeats)→「0」日後を利用することでタスクの複製を楽に行う。
・中断してもOKなので作業記録が楽になる。

合わせて読みたい

TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcelショートカット

私のメモのとりかた-三色ボールペンでGTDを楽にする-

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[GTD]×[三色ボールペン]
私はGTDの一環としていつでもどこでも紙にメモをします。このとき、三色ボールペンを使ってメモをとるのですが、その際の自分ルールを紹介してみようと思います。
あとで楽に見返したい
一生懸命メモをとったのはいいけれど、あとで見返すときに苦労したことはないですか?例えばこういうメモだと苦労します。
gtdmemo-sirokuro.jpg
黒字がびっしり詰まっていて、いかにも文字のかたまり。「Evernote」や「TaskChute」にタスクとして落としこむには文章をしっかり読みなおして内容を確認する必要があります。それではこういうメモはどうでしょう。
gtdmemo2.jpg
三色でメモがとられていることで、色ごとに何らかの意味を持っていそうなことが視覚的に感じられると思います。
三色にGTD的な意味を持たせる
私は以下の自分ルールに従って三色を使い分けています。
黒・・・思いついたこと(プロジェクト)
赤・・・次にとるべき行動
青・・・参考情報(アクションをとる必要がない)
思いついたこと(プロジェクト)は忘れないうちにまず「黒」でメモします。次にプロジェクト達成のために今考えつく限りの「次にとるべき行動」を「」でメモします。その際にプロジェクトの「参考情報」を思い出した場合は「」でメモします。「次にとるべき行動」の頭には□(チェックボックス)もつけます。
三色メモは情報の整理を視覚的にサポートする
三色メモを見返しながらこのメモの内容を整理していきます。
「黒字部分」は「Evernote」や「Googleカレンダー」のタイトルに使用。
赤字部分」はタスクとして「Evernote」や「TaskChute」に落し込みます。
青字部分」はプロジェクトの参考情報として「Evernote」に落し込みます。
三色メモだと、全て黒字のメモより情報の整理が楽だと思いませんか?
まとめ
・色を駆使してなるべく楽にGTDを実践したい。
色で何かを分けること自体は全く珍しくない手法です。しかし、このようなありふれた手法であっても、自分ルールを加えてやることで自分にとってGoodな手法に化ける可能性にあふれていると思います。

私のairpenの使い方-Evernoteとの連携が便利-

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airpen MINIを使ってるんで、購入を考えてる人の参考になれば。
まずairpenはどのぐらい読み取ってくれるのか
ということで改めて試してみました。まずはノートにゆっくり文字を書いてみる。
airpenで実際にかいてみた1-1
これを読み取った結果がこれです。
airpenで実際にかいてみた2
最後の「!」以外は全部読み取れてますね~
じゃあ次は出来る限り早く書いてみます。
airpenで実際にかいてみた1-2
airpenで実際にかいてみた3
これも最後の「!」以外は読み取れてますね…これは予想外でした。
ということで、多少下手な字でもairpenは読み取ってくれることがわかりました。
Evernoteとの連携(アップロード)
けっこう楽です。airpenで筆記した後、airpenのデータを専用ソフトで吸いだすと、まず筆記画像が出てきます。これを「文字認識」させてテキストが打ち出されます。
(※吸いだした際に同時に文字認識するようにも設定できます。私はそうしてます。)
あとは上の画像にもうつっている「Evernote」アイコンをクリックすれば、自動でEvernoteにノートを作成し、画像をアップロードしてくれます。ちなみに、このとき作成されるノートのタイトルは「ファイル名.拡張子」になります。
[airpen]×[Evernote]私の使い方
どんなときにairpenを使うのか
私はノートにメモをとるときにairpenを使用しています。紙に書いたメモはそのままスキャンすればいいですが、ノートは連続スキャンできないからです。ノートにメモをとる状況は、
・ミーティング
・箇条書きで頭の中を整理したいとき
などです。
airpenの「データ」と「残った紙」の使い分け
ちなみに筆記している最中に「メモ書き」を残すときは、「普通の赤ボールペン」で紙に書き、airpenには記録しないようにしています。これは、airpenのデータは「Evernote向けの記録」、残った紙は「レビュー材料」として使い分けているからです。
※メモ書き=GTDでいうところの「次にやるべきこと」などを思いついたら書く。
テキストを付与してEvernoteの検索精度を高める
airpenの文字認識で打ち出されたテキストは、ほとんどそのままEvernoteのノートにコピペします。認識の際に生じた誤字が多少あっても気にしません。要は「画像内検索」に「テキスト検索」を付与することで、Evernoteの検索精度が高まればそれでいいからです。
airpenを使う際の注意点
小さいメモなどには使えない
RHODIAような小さいメモなどに筆記する場合には基本的に使えません。その理由は以下のとおり。
・airpenの起動は3秒かかる。
・airpenは紙の各端から内側に2cmのデッドゾーン(認識しづらい)がある。
紙が不安定な状態で書かない
平らな机やバインダーの上など、しっかり安定しているところで書かないと「自分が不安になる」からです。実際はそこまできっちりしていなくても読み取ってくれるのではないかと思いますが、不安を感じながら筆記すると集中できませんので…
まとめ
・Evernoteとの連携はとても便利
筆記した文字がデータに残る&テキスト化ってなんか便利そう!という考えで購入すると持て余す危険がありますが、使い方をきちんと意識すればかなり便利なツールです。

プライベートでもTaskChuteを使ってみる

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プライベートにもTaskChuteを取り入れてみるという提案

TaskChuteはタスク管理ツールというイメージのせいか、職場でのみ使われている方が多いようです。

しかし、TaskChuteは自宅での作業が多い人や、休みの日についついダラダラしちゃう人などにこそおすすめです。

今回、プライベートでTaskChuteを使う際のコツについてご紹介します。

1.仕事用とプライベート用でファイルをきっちり分ける

これは重要です。ですが、仕事の「タスク」とプライベートで「やりたいこと」がいっしょに並んでいても平気な人は分けなくてもよいと思います。

私の場合はいっしょに並んでいると気持ちが悪いので、きっちりと分けて運用しています。

2.呼び名を変える

また、呼び名にもできれば注意したいと思います。

私は仕事用のTaskChuteは「TaskChute」のファイル名で使用していますが、プライベート用のTaskChuteは「BetterLife」と名づけて運用しています。

ただ名前を変えただけの違いですが、後者の方が印象が柔らかくなって、気持ちが切り替わる感じがしませんか?

また、TaskChuteをプライベートに導入することで「より良い生活」をすることが目的という意味も含まれています。

(以下、プライベート用のTaskChuteをBetterLifeと表現させてもらいます。)

3.今日「本当にやりたいこと」だけに限定する

例えるなら「お菓子づくり」

なぜ、本当にやりたいことだけに限定するのか?

それは@shigotanoさんのように料理で例えるならば、なんとなく材料や調味料をどんどん使ったお菓子より、厳選した素材を適量使って作ったお菓子のほうが絶対においしいからです。

プライベートの時間は思っているより短い

「なんとなくしたいこと」もどんどんいれてしまうと、1日の時間を簡単にオーバーしてしまいます。

実際に、ごはんやお風呂、毎日の家事に加えて「やりたいこと」の時間も見積もった後に「終了予定」を見ると、自分が思っているより1日が短いことに気が付きます。

プライベートならではの「誘惑」「中断」「休憩」

また、プライベートでは仕事のときとは状況が違います。

Twitter・Webサイトといった「誘惑」、家族による「中断」、見積りたくない「休憩」などが存在します。

ですから、「なんとなくしたいこと」まで含めた材料過多のBetterLifeは簡単に破綻し、「本当にやりたいこと」をできなくなる可能性があります。

せっかくのプライベートの時間に「本当にやりたいこと」をできずに過ごしたら、「自分は1日何をやっていたんだろう?」と自己嫌悪に陥りませんか?

そうなるぐらいなら、本当にやりたいことだけをやってすっきりとした1日を過ごしたいですよね。

まとめ

BetterLifeを取り入れることで

・今日「本当にやりたいこと」が1日で終了するのか「明確な時間」で知ることができる。
・プライベートの時間でも1日でやれることの量を知り、厳選した行動をとることで充実した生活を送れる。

1日は短い。だからこそより良く生活したい。

1日は短いとただ嘆くのではなく、短いからこそ自分で行動を選び、より良い生活をしていきたいですね。

2011/02/05~2011/02/10のまとめ

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とりあえず今週書いた記事とか
化学系メーカー研究職です 私のTaskChuteの使い方
化学系メーカー研究職です 「TaskChuteに挫折する4つのパターン」を考えてみた
↑この記事を見た@shigotanoさんが
shigotano-tweet.jpg
とツイートされていて、早朝からめっちゃテンションあがりました!その日は1人で実験しながら何度もニヤニヤしてしまいました!@shigotanoさんに取り上げていただいたおかげか、はじめてFacebookの「イイネ!」をもらい(しかも2つも!)、
化学系メーカー研究職です TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット
が数人の方に「はてぶ」していただけるというプチスパイラルを経験して一人舞い上がっておりました!Twitterってすごいな~
化学系メーカー研究職です 私のイライラ対策×Evernote
嫁が選んだおもしろ記事
 嫁がいつも「この記事おもしろいよ!見て見て!」と言ってくるので、
(1)嫁に「はてなブックマーク」のアカウントを作成させ、
(2)私は嫁のアカウントを「RSSに登録」し、
(3)嫁がおもしろいと思った記事は嫁によって「ブックマーク」され、
(4)私はそれを「あとで読む」という
システムを組み上げた!そこで、嫁が選んだ記事をちょろっと紹介してみたり。
俺のマウスは超合金 カオスな家族
こぴぺ@ネコフスキー すし屋
こぴぺ@ネコフスキー ごっこ
以下、今週みた記事
シゴタノ流『文章をもっと速くラクに効率よく量産するための4つのポイント』ATOK2011先行体験会レポート – 裏編集後記2
ATOKの補正変換機能便利そうだな~と思います。もちろん紹介されてる内容も参考になります。この記事を見てクリップボード活用形のソフトを導入してみました。
8割の会社で計算ミス!? 会社の給与明細に騙されるな | BPnetビズカレッジ:ブック | nikkei BPnet 〈日経BPネット〉
まんまここに出てくる会社員なのでドキっとしました。
2008年お世話になった10種のExcelショートカットキー:Excel エクセルの使い方-キーボード操作
こういうショートカット系のまとめ記事はたまに見返すと参考になりますね。
あなたが「グズ」な5つの理由 – ライフハックブログKo's Style
「スケジューリングに1.4倍の余裕を持つ」の1.4倍が「QRAという手法で2000回シミュレーションした結果導かれた結論」だということに驚き。
083:「午後5時以降に送られてきたメールは、翌日受信扱い」 | | SOHO考流記 | あすなろBLOG
大橋さんのブログに自分のツイートが載っていてびっくり!うれしかったなぁ。「17時以降はメールソフトを落とす」ところを真似するのは難しかったので、「新着メールの通知」設定を全部OFFにしてみました。今までは最小限の通知設定にしてたのですが、最近はそれすら鬱陶しく感じ始めていたところだったのでちょうどよかった!
【厳選】Chrome Safari Firefoxのたぶんあまり知られていないショートカット | goryugo, addicted to Evernote
「Ctrl+数字」でChromeのタブ切り替えは知らなかったです。なかなか便利。
「大きな満足」を与えてくれる、「小さな解決」を探す | Lifehacking.jp
@sawonyaさんの「他人の目標にはつっこみをいれやすい」→「自分の目標も客観視してみる」的なツイートと似ているなーと思いました。ちょっと嫌な感じはしてるのに漫然とそれを受け入れ続けているような状況に気がついたら、ぜひ実践してみたいですね。まぁ「気づき」が難しいのかもしれませんが!
ブログの更新ができなくなる前に身につけておきたい3つの技術 | goryugo, addicted to Evernote
自分もブロガー的瞬発力を身につけたくなったので、思いついたネタはアップするしないに関わらず書けるところまでとりあえず書いてみるようにしました。
もっと本を読むための42ページの革命 | Lifehacking.jp
自分も本をひたすら読むのがかっこいいと思っていた時期がありました。でも、時間とお金を無駄に使っていただけで本の内容はほとんど頭に入っていないという状態を自覚し、それ以降は本当に読みたいと思った本をじっくりと読み・見返す読書スタイルに変わりました。
Evernote使ってますか?楽しく使う為の具体的な使い方まとめ | GoTo Number
楽しさって重要ですよね。
@ika621のEvernote解体新書~第一章~ Punksteady | Punksteady
「4.Love」ノートブックいいなぁw 奥さん大事にしたいですよね。