私のイライラ対策×Evernote

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イライラしてるときってパフォーマンスが下がりますよね。できれば早くその状態から抜け出したいと思うものです。
きのうまさに仕事中イライラしてたのですが、気持ちを鎮めるために私が行ったことは以下の通り。
1.文章化する。
とにかくイライラに関して頭に浮かんだことをひたすら書きだす。誰にイライラした、なぜイライラするのか、イライラの原因は自分のこういうところの可能性はないか、次はこうしよう、とか。思いつく限りを全て書きだすと、多かれ少なかれ気持ちがすっきりします。
私の場合はEvernoteに「2011/XX/XXのイライラしたこと」っていうノートを作って書き出してます。GTDを実践している方であれば、週次レビューの際にでも見返してみればなかなか良い勉強材料になるものです。
2.「イライラしたとき用」のトリガーリストを見る。
私のEvernoteには、「[Remember]怒ったとき、不安なとき」というタイトルのノートが存在します。このノートには、
・紙に書きだしてみる。→アウトプットで発散させる。
・ネットには書き込まない。→あとで後悔する。
・物事の悪い面だけでなく良い面についても考える。→受け止め方を変える。
・おなかはすいていないか?→糖分補給。
・体調は悪くないか?→体調が悪ければ気分も悪い。
のようなことが書かれています。冷静なときにはこういうことはいくらでも思いつくような気がするんですが、本当にイライラしているときは我を忘れてることが多いので、こういうトリガーリストを見て落ち着きを取り戻すようにしています。
やっぱりEvernote!
ということで、日常のこんなときにもEvernoteは役に立つなぁーと改めて実感します。

「TaskChuteに挫折する4つのパターン」を考えてみた

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今日の内容はそのパターンに当てはまっている人への提案などです。

1.操作方法がわからない

とりあえずいじってみてください。

・「開始」「終了」に適当な時間をいれる。
・他のシートを参照してみる。

など。そうするとTaskChuteで何ができて、どうすれば使えるのかがなんとなくわかってくると思います。
(近々、詳しい操作説明の記事を書くつもりです。2012/06/29)

2.タスクを見積り、登録する作業がつらい

いきなり全てのタスクを登録しようとがんばりすぎていませんか?まずは1日の間に「これだけはやりたい!」と思うタスクだけを登録してみてはどうでしょうか?

3.追加の作業が多すぎる

それは本当に今日やるべき作業ですか?明日以降でもいいなら、紙に書きだしておいて一日の終りに入力してみてはどうでしょうか。

やむを得なく作業を追加した場合、やることが明確なら細かいタスクまでTaskChuteに登録しなくても良いと思います。

よくわからないときはTaskChuteに登録して一呼吸おき、少し作業を見積もる時間を持ってはどうでしょうか。

4.がんばって見積もってもその通りに終わらない

TaskChuteというツールをあなたのスタイルに組み入れることにより「予定を見積もる」という習慣ができるだけでもとても良いことだと思います。

予定通りにいかない場合は、「予定通りにいかない」ことを予定に入れてみてはどうでしょうか。

1日の終わりにTaskChuteを見返せば「予定外のタスクに費やした時間」をだいたい把握できるはずです。

明日はその時間の分だけ余裕を持った予定にしてみてはどうでしょうか。私はだいたい10~20%の余裕を持たせるようにしています。

技術系には向かないツールなんじゃないの?

@shigotanoさんのツイートを見ていると、こんな感じに思う方がいるようですが、使い方次第ではないかと思います。

私も研究職ですが、実験の各工程にかかる時間の見積りと記録に大変役に立っています。

同じ実験を次にやるときの見通しの良さが格段に違います。

最後に

TaskChuteは仕事を楽しくするための道具だと思います。

私のTaskChuteの使い方

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今回は私が普段TaskChuteをどのように使っているかを晒してみようと思います。
配置確認用タスクでタスクの順番を入れ替える
私はどのタスクからとりかかるかを迷わないために、タスクを処理する順番に並び替えています。タスクを並び替えるには「#」の数字を編集すれば良いのですが、数字を編集した後に何かタスクを1つ終了させないと並び替えが始まりません。そこで「配置確認用」と名付けた見積時間「0」分のタスクを用意して対処しています。
TaskChuteの例
この配置確認用タスクの「開始」を適当な時間にし、「終了」のセルにカーソルを合わせて「Ctrl+T」を押すことでタスクの並び替えが始まります。
このタスクは目視ですぐに見つけ出したいので、「配置確認」という特別なProject名を割り当てています。見積もり時間を「0」としているので、1日の見積時間の合計や実績時間には影響を与えません。「処理済みタスク」の中に埋もれることを回避するには、「開始」を適宜調整するのがおすすめです。(※現在時刻が15:30なら、開始を14:00にしておくなど)
「追加」と「飛び込み」
私は「追加」と「飛び込み」という2つの「Project」分類を使って自分の作業記録をつけています。これは、終了予定が当初とズレたときに、その原因が「自分の見積もり不足」なのか、「急な仕事」なのかを後から分析するためです。「追加」は見積り不足で追加したタスク、「飛び込み」は誰かに頼まれた仕事や、トラブル対応などです。
「重要」と「バッファ」
これはタスクの重要度を表しています。いずれかのタスクを先送りせざるをえなくなったとき、どのタスクを先送りするか迷わないための仕組みです。「重要」はその日のうちに必ず処理したいタスク、「バッファ」は先送りしてもほとんど支障がないタスクです。
Projectの色にもこだわる
せっかくProjectごとにセルやフォントの書式が設定できるのですから、これも有効利用したいところです。私の場合、「重要」は目を引くピンク、「休憩」「レビュー」は落ち着きたいので青系統、といった個人的なイメージで設定しています。似たような色で揃えると、その日のタスクによっては虹のようなタスクリストが出来上がったりして楽しいですよ。
合わせて読む
TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット

2011/01/31~2011/02/04の間に見た記事など

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Hacks for Creative Life! » Blog Archive » 2011年の情報管理戦略-Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)
年齢が近いこともあって憧れの人であるbeckさんの記事。自分のやり方と似ているところがいくつかあったので、書かれている内容に頷きながら読んでました。私とbeckさんとで違うところは、beckさんが「Toodledo」と「ほぼ日カズン」を使われている部分を、私は「Evernote」と「TaskChute」を使っているところでした。私も「Toodledo」や「Nozbe」などを使ってみたいとは思っているのですが、今ひとつ踏み切れずにいます。
[図解]Evernoteビギナーにおくる超簡単な整理術!「3ノートブックシステム」の使い方
最近Evernote初心者にEvernoteついて説明する機会があったので参考になりました。

「後々ノートを整理するより最初っから入れる引き出しを決めておいた方が良くない?」
この考えはごもっともなんですが、だいたいの人は嫌になっちゃうんです、毎回引き出しを探す作業が。

これ同意ですね。自分も最初にこれにハマりました。慣れてくるまではノートブックやタグを安易に増やすのは危険ですね。
モチベーションをマインドマップで思い出す – ライフハック心理学
「やったことをマッピングする」これいいですね。早速真似させてもらっています。2011年にやった仕事をマッピングし続けたとき、最後にどんなマップになるのか楽しみ。
マインドマップに対してもっていた3つの決定的な誤解 | Lifehacking.jp
我流のマインドマップ&デジタルのマインドマップ使いなので耳が痛い・・・
無料マインドマップ作成ソフト一覧 – フリーソフト100
検索でたどり着いたこの記事で、「Frieve Editor」と出会いました!
シゴタノ! ― A5ノートで「プロジェクト・ノート」
アナログ派の友人に紹介してみたいと思った記事。
R-style » 【企画】「あなたのBlog術教えてください!」企画第二回
こういう企画に乗っかってみたいけれど、披露するほどのノウハウも経験もなかった・・・!
シゴタノ! ― 改めて、Evernoteが何の役に立つのかを考えてみた
画像文字認識は本当にいいものですよね!Evernoteの導入を迷ってる人にこの記事を紹介してみました。
Evernoteを単に情報整理ツールだと思っていると数年後に後悔するかもしれない理由 | Lifehacking.jp
そして続くこれが本当に良い記事!「また見たい」タグつけちゃいました!

Chrome 拡張機能などでEvernoteにクリップしたときに、テキストを挿入する欄が表示されます。私はそこに、たった一行ですがさりげなく「これはすごい」「これはひどい」「これは~ということではないか」と、なぜそのクリップが琴線に触れたかを書きこむことが多くあります。

そしてこれを真似させてもらいました!読書をするときと同じく、記事を読んだときに思ったことを書き加えていくことは、未来の自分にとってきっと良い財産になるはずだと私も思います。
ブログ用の文章のコツをだいたい5つくらいにまとめてみる | goryugo, addicted to Evernote
文字サイズや行間へのこだわりなど、参考になります!

紙とは違って、ウェブでは完璧なデザインのコントロールは出来ない。

これも確かにそうなんですよね!凝り始めるときりがないし、ある程度で妥協点を設けることは大事だなぁと思います。これ以上は「やらない」っていうブログに関する自分ルールを身につけていかないとなぁ。
Evernoteを使いこなすためのたった一つの秘訣
「Evernoteを楽しむ」「とりあえず放り込む」とても同意!Evernoteは楽しい道具!
化学系メーカー研究職です [TaskChute]TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット
今週の自分の記事で一番気に入ってるのはこれ。画像とかやっつけ感が否めないものの、これならTaskChuteを使い始めた人とかに役立つんじゃないかなー!?と思って書いてみました。ちなみに書くきっかけになったのは自分のEvernoteのWebクリップです。Excellのショートカットについて書かれた記事を眺めていて「はっ」と思いつきました。Evernoteまじすごい。これからもTaskChuteとEvernoteの記事を書いていきたいな~と思ってます。
引用タグつけてみたけど、区別が付きづらいな…CSSどうにかしないと…

TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcelショートカット

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1.操作時間を短縮してくれる4つのExcelショートカット

この4つのExcelショートカットを覚えれば、TaskChuteの操作時間はかなり短縮されると思います。

[Ctrl]+[;] = 「今日の日付」を入力
[Ctrl]+[:] = 「今の時間」を入力
[Ctrl]+[Shift]+[;] or [Ctrl]+[+(テンキー)]
 = セル(行、列)の挿入
[Ctrl]+[D] = 上のセル(行、列)をコピーする

2.[Ctrl]+[;]の使用例

今日の日付を入力したいセルを選択し
クリップボード01
[Ctrl]+[;]をポチっと。
クリップボード02

3.[Ctrl]+[:]の使用例

今の時間を入力したいセルを選択し
クリップボード03
[Ctrl]+[:]をポチっと。
クリップボード04

4.[Ctrl]+[Shift]+[;]と[Ctrl]+[D]の使用例

TaskChute2ユーザーの方であれば、「Ctrl+R」で選択タスクの複製ができますので、そちらを使いましょう!(2012/06/16追記)

タスクを追加したい場合は、コピーしたいタスクの下の「行」を選択し、
クリップボード05
[Ctrl]+[Shift]+[;]をポチっと。
クリップボード06
さらに[Ctrl]+[D]をポチっと。
クリップボード07
もちろん「行」をコピーしてから[Ctrl]+[Shift]+[;]を押せば「コピーした行の挿入」になりますので、こちらの使い方も便利です。というか私の場合はこっちの使い方の方がメインですね!

5.こちらも忘れてはいけない

TaskChuteに備え付けられてるショートカットも忘れず活用したいですね。[Ctrl]+[T]とかすごく便利です。
クリップボード08
※コピーも「Ctrl]+[C]で行えばさらにスマートですね~ 2011/02/06追記