子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと

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子持ちサラリーマンの私がEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこととは、スタック別で週次レビューを行うことです。

これは寄稿記事から派生したEvernote×GTDのお話です。
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ~@Surf_Fish のノートブック超整理術~

1.仕組みと実例

死守したいスタックだけ必ず週次レビューを行う

仕事・プライベート・ブログ・その他何もかも、全てに対して等しく週次レビューを行うのはかなり大変です。

しかし、私のEvernoteのように「思考モード」のスタックで分割されたGTDシステムであれば、週次レビューの分割が可能です。

そのため、死守したいスタックさえ必ず週次レビューを行っていれば、GTDを継続できている状態になります。

仕事に関することは毎週必ずレビューしたい

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例えば私の場合、「03_Business」は毎週必ずレビューしたいと考えています。実施のタイミングと所要時間は「金曜に30分間」です。

金曜に今週の振り返りと来週の計画を済ませてしまうので、すっきりとした気持ちで週末を迎えられます。

30分で週次レビューを終わらせられるのは、スタックによって仕事に関することを他と隔離しているからこそです。

その他のことは隔週でレビュー

「プライベートに関すること」については隔週でレビューを行っています。実施のタイミングは「予定のない週末」です。

プライベートは仕事ほど厳密に管理する必要がないので、今のところ隔週のレビューで困っていません。

ブログや将来のことに関するレビューは気が向いたときにやる程度です。

2.このスタイルになった背景

原典のGTD vs 子持ちサラリーマン

「あなた自身の整理システムがうまく機能するためには、このシステムを定期的に見直し、最新の状態を保つ必要がある。やるべきことをやっていて、やっていないことについても、今はそれで大丈夫だという確信が得られなければならない。このように定期的に見直す作業はシステムの機能を維持するために不可欠である。」-ストレスフリーの整理術/デビッド・アレン p.196

原典のGTDでは、毎週レビューを行い、自分の全てのやるべきことリストを最新の状態にするよう言われています。

しかし、原典の週次レビューを本気で実践しようとすると、慣れないうちは5,6時間、慣れている人でも2時間程度かかったりします。

「今日は週次レビューいつ終わるの?」

私もGTDを実践し始めて最初の2ヶ月ぐらいは原典通りに週次レビューを行なっていました。

しかし、長時間の作業と嫁からの「今日は週次レビューいつ終わるの?」という言葉がなかなか苦しく、原典通りの週次レビューは自分には難しいという判断に至りました。

週末は自由に過ごしたいときもある

週次レビューを行なうにはまとまった時間が必要になりますので、だいたい週末に実施します。

しかし、週末は家族と出かけたいときもありますし、自分が遊びたいときもあります。外泊していて週次レビューができないときもあります。

3.まとめ

・Evernoteのスタック機能を使えば、週次レビューの分割が可能。
・分割して最低限の週次レビューを行うことにより、GTDの実践・継続が可能。

[編集後記]「OZPAの表4」様への寄稿

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いつもお世話になっている@OZPAさんのご好意により、このたび「OZPAの表4」に寄稿させていただきました。
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ~@Surf_Fish のノートブック超整理術~
この記事ではEvernoteを使った私のタスク管理について述べているものの、あの記事の内容だけですと総合的なタスク管理という視点では不完全なんですよね。実際はEvernoteの他にTaskChute、Googleカレンダー、GoogleTasksを併用しています。
TaskChute
デイリータスクリスト&作業記録ツールです。Evernoteだけではプロジェクト内の小さなタスクの把握と、作業時間を見積り・記録が難しいため、このツールを使用しています。
Googleカレンダー
リマインダー&予定表として使用しています。Evernoteだけでは、タスクのリマインダー機能と予定一覧の機能が弱いので、このツールを使用しています。
GoogleTasks
簡単なToDoリストとして使っています。外出先で毎回Evernoteのアプリ(Android)からリストを見るのはけっこう大変なので、簡単なタスクであればスマートフォンのホーム画面から見られるGoogleTasksが便利なのです。
1つのアカウントの中に6つのEvernoteを存在させる
改めて、スタック機能は本当に良いものだとアピールしておきます。
記事の中でも述べていますが、私のEvernote管理のキモは「スタック」です。スタックを使うことで「1つのアカウントの中に6つのEvernoteを存在させている」状態なのです。
1つのスタック内で作業しているときはその他の5つのスタックを見ることはありませんから、作業のときに見るノートブックは多くても20冊しかありません。また、Futureスタックなどは4冊で済んでいますので、Futureスタックを見ているときは「ノートブックが4冊しかないEvernote」で作業している状態です。
私のEvernoteはスタックという機能があるからこそ成立しています。スタックにより得られる「良い分断」効果は本当に素晴らしい。

化メ研2011年6月の振り返り

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目標達成!
6月は密かに目標を立てていました。それは「2000訪問」「3000PV」を達成すること。結果は「2986訪問(先月比+109%)」「5359PV(先月比+126%)」と、目標を達成どころか大幅に上回る結果となりました!
しかし、これらの訪問数とPV数は「シゴタノ!」や「R-Style」などでうちのブログを紹介していただいた結果を含んでいるため、自らの力で得られた数字とは少し言い難いです。
7月はもっと自分が結果に満足できるよう、エントリー数10以上を目標にしてみようと思います。さてさて、育児と両立しながらがんばれるかな~
シゴタノ! ― 仕事を楽しくする研究日誌
R-style
アクセス数TOP10記事
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1位:TaskChute記事のまとめ | 化学系メーカー研究職です
シゴタノ!で@nokibaさんに紹介いただきました。今後も内容を編集していく予定の記事です。たくさんの人のお役に立てば何より。できれば目的別に記事を分けたいと考えております。
シゴタノ! ―    タスクシュートを使うと仕事が進む理由
2位:化学系メーカー研究職です
3位:TaskChute初心者に送るまとめ | 化学系メーカー研究職です
今月作成した新しいTaskChuteまとめです。「TaskChute 使い方」などの検索ワードでうちのブログにたどり着かれている人が多数いますので、その人達のお役に立てばと思って作成しました。
4位:プライベートでもTaskChuteを使ってみる | 化学系メーカー研究職です
5位:[TaskChute][Evernote]ルーチンタスクの処理を高速化する方法と5つの活用例 | 化学系メーカー研究職です
6位:新刊.net×Googleリーダー×Evernoteで楽に新刊チェックする方法 | 化学系メーカー研究職です
7位:私のTaskChuteの使い方 | 化学系メーカー研究職です
8位:[foursquare]なぜかメイヤーになれないときにチェックすべきこと | 化学系メーカー研究職です
9位:元コンビニ店員が教えるコンビニで快適に買い物するための4つのポイント | 化学系メーカー研究職です
これについては@rashita2さんにアンサー記事を書いていただきました!ありがとうございました!
R-style » 元コンビニ店長がコンビニで買い物をするときに気をつけていること
10位:[Lifehack]なかなか匂いのとれない洗濯物にクエン酸洗濯 | 化学系メーカー研究職です
その他の記録
・記事エントリー数:9(先月比+1、過去最高:18[2011年2月])
・RSSへの登録者数:104(先月比+36、GoogleReaderのみ)
・Facebookページ:4人(先月比+3)
・Evernoteノート数:6253(先月比+1307)
・Twitterつぶやき数:4269(先月比+745)
娘が生まれました!6/12 Togetter – 「ソーシャル時代のお産の記録」
・新しいTaskChuteのモニターテストに参加し始めました。 113TaskChute2のモニターテストに参加しています。 – 日刊はま
TaskChute初心者に送るまとめを作りました。
111【速報】@EVERNOTE_MAN がEvernoteのCEOにフォローされている件 – 日刊はま
106エバーノートベビー誕生!! – 日刊はま
編集後記
出産の際にたくさんの方々に応援&お祝いのコメントをいただいたこと、シゴタノ!で記事を紹介いただいたこと、@rashita2さんにアンサー記事を書いていただいたこと、TaskChute2のモニターテストに参加させていただいたことなど、たくさんのうれしい出来事があった月でした。7月もたくさんのうれしい出来事があるといいなぁ。

TaskChuteの高速操作についてかなり詳しく説明してみた

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TaskChuteはとても便利なツールですが、慣れないうちは操作に時間がかかります。

仕事効率化のツールの操作に時間がかかっていては本末転倒ですよね。そこで今日はTaskChuteの入力速度アップに役立ちそうな具体例をいくつか紹介したいと思います。

1.「ショートカットキー」と「テンキー」の使用が重要

具体例を紹介する前に覚えておいてもらいたいことは、TaskChuteの入力速度アップに最も重要なのは「ショートカットキー」ということです。

さらに高速化させるなら「テンキー」も併用すると良いでしょう。私はTaskChuteの入力を高速化するため、ノートパソコンにテンキーを接続して使用しています。

新規タスクを高速で追加する。(1秒未満)

・空白タスクの行を選択する。(マウスクリックでも、[Shift]+[Space]でもOK)
・左手小指で[Ctrl]を押し続けている状態で、左手人差し指で[C]を押し、右手でテンキーの[+]を押す。
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「コピー(C)してタスクをプラス(+)」と覚えましょう。
テンキーを使用しない場合は、[+]のかわりに[Shift]+[;]になります。[Shift]+[;]も「+」を入力するキーですので、やはり「コピー(C)してタスクをプラス(Shift+;)」と覚えましょう。
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[ALT]+[S]→[A]のショートカットを使う方法もあるのですが、この場合「Project」「タスク名」「見積り時間」などが空白の新規タスクが生成されるので、それが気になって私は使っていません。
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※ここで使用しているExcelショートカット
[Ctrl]+[C] コピー
[Ctrl]+[+] 行を追加
[Ctrl]+[Shift]+[;] 行を追加
[Shift]+[Space] 行を選択

複数の新規タスクを高速で追加する。(例えば4つを2秒で)

・空白のタスクの行を選択する。
・左手小指で[Ctrl]を押しながら、左手人差し指で[C]を押す。(コピー)
・左手薬指で[Shift]を押しながら、タスクを追加したい数だけ右手で[↓]を押す。(選択)
・左手小指で[Ctrl]を押しながら右手で[+]を押す。(行を追加)
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このように、慣れれば「2秒で4つ追加する」などが可能です。大量のタスクを入力するときなどに役立ちますよ。
※ここで使用しているExcelショートカット
[Shift]+[↑]/[↓] 複数のセルを選択
参考記事:TaskChuteを快適に使うための5つのヒント

2.時間入力を高速で行う

(1)TaskChuteのショートカットを利用する。

「開始時間」のセルで[Ctrl]+[T]を押すと、最後に終了したタスクの終了時間が入力されます。
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「終了時間」のセルで[Ctrl]+[T]を押すと、見積時間を加算した終了時間が入力されます。
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これをよく利用するのは次のような場面です。
・タスクを処理したあとすぐに、次のタスクの「開始時間」を高速で入力する。
・パソコンを離れてタスクを3つほど処理した。いずれもだいたい見積り通りに終わったので、初めに処理したタスクから順番に「終了時間」→「開始時間」→「終了時間」→…とショートカットで入力する。
参考記事:TaskChuteで使えるショートカットのまとめ-全て使った感想つき | 化学系メーカー研究職です

(2)Excelのショートカットを利用する。

「開始時間」「終了時間」に現在の時刻を入力したいときは、[Ctrl]+[:]を使います。入力したいセルにカーソルを合わせ、[Ctrl]+[:]→[Enter]で一瞬で入力できます。もし今日の日付を入力したい場合は、[Ctrl]+[;]で可能です。
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TaskChuteを使うなら覚えておきたい4つのExcellショートカット | 化学系メーカー研究職です

(3)テンキーを利用する。

手動で時間を入力する場合はテンキーを使うと便利です。開始時間と終了時間を入力する際に「830」「1530」などと入力すれば、自動的に「8:30」「15:30」になります。
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タスクの並び替えや編集に役立つショートカット

(1)タスクの並び替えのショートカット

タスクの並べ替えは[ALT]+[S]を押したあとに[S]を押すとできます。[ALT]+[S]→[S]をトタタンッと流れるように押せるようになると気分が良いですよ。指の動きとしては、親指で[Alt]を押しながら中指で[S]を押し、すぐに[S]だけを押し直す感じです。人差し指で[S]を押すときもあります。
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(2)タスク名を入力/編集する際のショートカット

タスク名の変更には[F2]を使用します。[F2]を使用すれば選択しているセルの末尾にカーソルが出現し、編集モードに切り替わります。マウスから毎回セルを選択すると時間がかかっちゃいますよね。

(3)ファイルの保存もショートカットで行う。

[Ctrl]+[S]で上書き保存ができます。

TaskChuteの動作が重くなってきたら「PDF化」

TaskChuteの動作が重くなってきたら、作業記録をPDF化しましょう。PDF化した後は、過去の作業記録を[Shift]+[クリック]で範囲選択し、[ALT]+[S]→[X]で削除しましょう。
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[ALT]+[S]→[X]以外でタスクを削除すると、TaskChuteの動作がおかしくなるケースがあるので、[ALT]+[S]→[X]で消すことをおすすめします。(※私は「行を削除」で消していて、何度か痛い目に会いました。)

PDFはEvernoteに保存することをおすすめ

ちなみに私の場合、PDF化の出力先を「Evernoteのインポートフォルダ」にしていますので、PDF化と同時Evernoteに作業記録が保存されます。

こうしておくと、後から作業記録を見返したい時に、Evernoteの文字検索機能を有効に利用できて楽です。

PDF化のソフトについては、私はCubePDFというフリーソフトを使っています。

参考記事:
今すぐOfficeファイルをPDFに!超絶便利なevernoteの全文検索 | なまら春友流
デスクトップにEvernoteのInboxを作成しよう

ショートカットは1つずつ覚える

今回はいろんなショートカットを使ったTaskChuteの操作について紹介しましたが、全部のショートカットをいっぺんに覚えるのはかなり難しいと思います。

「自分もショートカットを覚えてサクサク操作したい!」と思われた方は、まずは1つずつ試すようにしてみてください。

一度に覚えようとすると、逆に操作が遅くなるので「楽しくない→挫折する」のパターンになりがちです。

時間入力に便利!Excelのオートコレクト機能を使って「:」を押す手間を省く

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Excelのオートコレクト機能を使うことで、時間の入力で「:」を押す手間を省くことができます。

テンキーを使用される方

「..」を「:」に自動修正するよう設定します。

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テンキーを使用されない方

「–」を「:」に自動修正するように設定します。

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設定後の時間の入力の仕方

例えば「15:30」と入力したい場合、テンキーからなら「15..30」、キーボードからなら「15–30」と打ってみてください。

自動的に「15:30」になりますね。わざわざ「:」のキーを押さずに済むため、時間の手動入力がとても楽になります。

元のタイトル:TaskChute使いなら設定するべきオートコレクトのオプション

TaskChuteβ版では数字入力のみで開始時間と終了時間を入力可能のようです。15:30でしたら「1530」とかですね。出来ないと思い込んでおり、お恥ずかしい限りです。

@gonzooooooさんご指摘いただきありがとうございました!これでもっと高速に入力ができます!(2011/06/25追記)