Evernote

【連載2:Evernote-タスク管理】Evernoteでタスク管理を行う利点

【連載1:Evernote-タスク管理】概要と基本思想 | はまラボ
前回の記事です。

前回の記事では、 次の2つが「自分の気が済む程度まで」できている状態がこの「Evernote-タスク管理」の目標だと説明しました。

・「気になること」はEvernoteに記憶させ、頭をすっきりさせる。
・「気になること」と「Evernote」を定期的にチェックする。

なぜタスク管理にEvernoteを使うのか?

上記の目標を達成できるツールは他にもたくさんあります。ではなぜここでEvernoteを選ぶのでしょうか?

それは、Evernoteは1枚の紙にまとめる感覚で「記録」「思考」「画像」「ファイル」「リンク」などの情報を添付でき、しかも無数の紙から検索で1枚を見つけ出せるようなツールだからです。

今回の記事ではEvernoteでタスク管理を行う利点について詳しく説明します。
photo credit: joe.ross via photo pin cc

Evernoteでタスク管理を行う3つの利点

いくつかの利点がありますが、それは次の3つに集約されます。

(1)検索でタスクを見つけ出せる
(2)タスクに記録や思考ログを併記できる
(3)アナログ的な自由さとデジタルの便利さ

(1)検索でタスクを見つけ出せる

スピードと機能を兼ね備えた検索


↑Evernoteでタスクを管理すると、「キーワード検索」や「タグ検索」で「素早く」目的のタスクを見つけ出すことができます。

管理するタスクが多いほど検索が役立つ

Evernoteの検索機能は、管理しているタスクが多くなるほどありがたみを増してきます。

Image(12)

↑このようにずらりと並んだタスクリストの中から、目的のタスクを目視で見つけ出すのは難しいですし、非効率的ですよね。

ピンポイントで検索するための機能も充実

Image(13) Image(10)
「タイトル限定検索(intitle:○○)」や「タグ」、「作成日」「更新日」「保存された検索」といった多彩な条件で「より深く」検索することもできます。

(※いずれもEvernote for Windowsのスクリーンショットです。)

検索で過去のタスクを再利用すると効率的

目的のタスクを見つけ出すとき以外でも、Evernoteの検索機能は役立ちます。 特に恩恵を受ける場面は、過去に実行済みのタスクを参照するときです。

Image(14)

↑過去の記録・手順を参照できれば、もう一度同じタスクを実行するときにとても効率的ですよね。

(2)タスクに記録や思考ログを併記できる

いわゆる「タスク管理ツール」と大きく違う点

Evernoteでタスク管理を行うと、タスクの実行に関係する「記録」や、その際の自分の「思考」までも「簡単に」残すことができます。

これは単にタスクの「未着手/着手中/完了」といった情報のみを管理する種類のタスク管理ツールとは大きく違う点です。

記録や思考ログは、見返しの際にたくさんの情報をくれる

Image(15)

後から見返すことを考えた場合、↑チェックボックスにぶら下がっているだけのタスク、↓記録や思考ログが残っているタスクでは、与えてくれる情報の量が全く違います。

Image(16)

過去に行ったタスクをトレースする際に、これらの「記録」と「思考ログ」が与えてくれる情報は想像以上に役に立ちます。

目的を忘れたタスクに手をつけられるだろうか?

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私がタスクに「記録」や「思考ログ」を残す理由は、「なぜこのタスクを行う必要があるのだ?」という未来の自分が抱く疑問に答えるためです。

未来の自分は他人です。「やらねばならぬ」と思ったときの感情・思考・背景などをすっかり忘れています。

「なぜこれをやるのか?」という目的がはっきりしない仕事に、気持ちよく着手することは難しいですよね。

単なるToDoリストなどでなかなか手を付けられないタスクが発生してしまうのは、「なぜこれをやるのか?」が思い出せないからであることも多いです。

(3)アナログ的な自由さとデジタルの便利さ

象さん(Evernote)は懐が深い

既存のタスク管理ツールを使っていて、こんな風に思ったことはないでしょうか?

「この場所に画像を貼れたらいいのに」

「この場所にファイルを添付できればなぁ」

「ここで他のタスクにリンクできればなぁ 」

Evernoteはこれらの要求を全て満たしてくれます。

1枚の紙にタスクに関係する全ての情報を集めるイメージ

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photo credit: evalottchen via photo pin cc

つまり、Evernoteは紙のノートに切り貼りする感覚(アナログ要素)で、「画像」「ファイル」「リンク」を添付する(デジタル要素)ことができるタスク管理ツールと考えることができるのです。

タスクに関する様々な情報が1枚の紙に集まっている様子を想像してみてください。これが「Evernote-タスク管理」の強みです。

まとめ

「Evernote-タスク管理」の利点は以下の3点であることを説明した記事でした。

(1)検索でタスクを見つけ出せる
(2)タスクに記録や思考ログを併記できる
(3)アナログ的な自由さとデジタルの便利さ

Evernoteは、1枚の紙にまとめる感覚で「記録」「思考」「画像」「ファイル」「リンク」などの情報を添付でき、しかも無数の紙から検索で1枚を見つけ出せるようなタスク管理ツールなのです。

このイメージにピンと来た人には、「Evernote-タスク管理」はとてもおすすめですよ!

【連載3:Evernote-タスク管理】基本のノートブック構成と運用方法 | はまラボ
次回の記事です。

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私がタスク管理ツールにEvernoteを使う5つの理由 | はまラボ

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はま中しょうご




人間セラピスト。会社員兼作家。作業効率化、タスク管理、時間管理のプロでもあります。
モットーは「現実はいつも甘くて美しい」。詳細なプロフィール・連絡先はこちらVALU公開中TaskChute情報


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