【連載3:Evernote-タスク管理】基本のノートブック構成と運用方法

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【連載2:Evernote-タスク管理】Evernoteでタスク管理を行う利点 | はまラボ
前回の記事です。

前回の記事で、「Evernoteでタスクを管理すると検索が便利」という説明がありました。

しかし、検索だけを頼りにタスクを見つけ出すことは限界があります。タスクに関係するノートが増えてくると毎回検索を行うことが苦痛になるはずです。

そこで、タスクを整理するためにEvernoteの「ノートブック」を複数使う必要が出てくるのです。


photo credit: joe.ross via photo pin cc

1.最低限の構成は2冊のノートブック

Evernoteでタスク管理を行うには、最低でも2つのノートブックが必要になってきます。これを「作業場」と「書庫」と呼びます。

「Evernote-タスク管理」の目標

ここで「Evernote-タスク管理」の目標を改めて確認しておきましょう。

・「気になること」はEvernoteに記憶させ、頭をすっきりさせる。
・「気になること」と「Evernote」を定期的にチェックする。
・ この2つが「自分の気が済む程度まで」できている状態

ノートブックが複数必要になる理由

ノートブックが1つだけだと、「気になること」と「気にならなくなったこと」が入り乱れる状態になります。このEvernoteの状態自体が「気になること」になってくるのです。

2.「作業場」のノートブック


photo credit: Jeremy Levine Design via photo pin cc

「作業場」のノートブックには、「気になっている未着手タスク」や「直近で使いそうな資料」などのノートを保管します。

資料はGTDの概念から言うと「タスク」ではないのですが、最初は細かいことは気にせず入れちゃいましょう!

だってせっかく便利なEvernoteですから、タスクの他にも資料やお気に入りの猫写真なんかもたくさん入れたいですよね。

(最初から存在している「○○のノートブック」というノートブックの名前を変更すればOKです。)

3.「書庫」のノートブック


photo credit: Marcus Hansson via photo pin cc

「書庫」のノートブックには、「終わったタスク」「気にならなくなった未着手タスク」「しばらく見ない資料」などを保存します。

気にならなくなったとはいえ、未着手のタスクを入れることは不安でしょうか?

心配ありません。また気になったときには検索で見つけ出すことができます。そう、Evernoteですからね。

4.運用方法

タスクや資料などが発生したら、ノートを作成してまずは「作業場」のノートブックに入れてしまいます。

自分が現在気になっているタスクを確認するには、「作業場」のノートブックを見れば良い状態を作り出すのです。

終わった/気にならなくなったタスク、用済みになった資料は、その都度「書庫」に移動させましょう。


↑なお、「作業場」のノートブックをデフォルトにしておくと便利です。

5.まとめ

・まず「作業場」「書庫」のノートブックを用意する。
・発生したタスクや資料は「作業場」にいれる。
・気にならなくなったら「作業場」から「書庫」に移す。

今回は、「Evernote-タスク管理」の基本のノートブック構成と運用方法を紹介しました。

しかし、実際にやってもらえばわかるのですが、「作業場」に含まれるノートが30を超えるあたりから段々「次のストレス」を感じてくるはずです。

「次のストレス」への対処方法は次回の連載で紹介します。

【連載4:Evernote-タスク管理】「入り口」を決めて秩序を維持する | はまラボ
次回の記事です

【Evernote-タスク管理】まとめ1:連載1~6を実践するとどうなるのか? | はまラボ
1~6のまとめ記事です

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