【連載4:Evernote-タスク管理】「入り口」を決めて秩序を維持する

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【連載3:Evernote-タスク管理】基本のノートブック構成と運用方法 | はまラボ
前回の記事です。

前回の記事で、「作業場」のノートが30を超えたあたりからストレスを感じるという話をしました。今回はその対処方法の1つを紹介します。

結論から言いますと、発生したタスクや資料の「入り口」となる「書類受け(Inbox)」のノートブックをつくります


photo credit: joe.ross via photo pin cc

1.なぜ「作業場」にストレスを感じるのか?

作業場のおさらい

「作業場」というのは、前回の記事で紹介した「気になっている未着手タスク」や「直近で使いそうな資料」などのノートを保管するノートブックです。

前回は、発生したタスクや新たに入手した資料はまず「作業場」に入れると説明しました。

気になるタスクが見つからない!?

しかし、何でもまず「作業場」に入れると、優先度が高い「現在進行中のタスク」が見つかりにくくなってしまいます。

この問題を避けるため、「書類受け」(以下、Inboxと呼びます)のノートブックを設置します。

そして新たに発生した「タスク」や「資料」はまず「Inbox」のノートブックに入れるようにします。

2.「Inbox」のノートブックの役割

Inboxのノートブックの役割は、新しく発生した「タスク」や「資料」の一時置き場となって「作業場」の秩序を維持することです。

また、「タスク管理」とは別の話になりますが、思い付きの行動を抑制する意味でも効果的です。

思いついたことを一度「文章化」することで、その「アイデア」や「行動」を客観的に見れるようになります。

3.「Inbox」は定期的に0にする

「Inbox」に含まれるノートを「0」にする理由は、意識を「作業場」のノートブックに集中させるためです。

「Inbox」が未選別のノートであふれかえってくると、「Inbox」を見るのか「作業場」を見るのかというストレスが発生し、目的である「ストレスフリー状態」を保てなくなります。

4.もしInboxがあふれてきたら

2つ方法があります。1つ目は「時間を設けてきっちり選別する」、2つ目は「すべて『書庫』に移動させる」です。

この「すべて『書庫』に移動させる」というのは、一旦リセットしてやり直すという意味です。

現実世界で溜まった書類などを一旦リセットすることは勇気が要りますが、Evernoteなら「書庫」から「検索」でまた呼び戻せるので安心ください

まとめ

・「作業場」の秩序を維持するために「Inbox」を設置する。
・発生した「タスク」や「資料」はまず「Inbox」に入れる。
・「Inbox」があふれてきたら潔く「書庫」へ移動させる。

なお、個人的には「作業場」「書庫」のシステムで「作業場の乱れ問題」にストレスを感じてから「Inbox」をつくることをおすすめします。

最初から「Inbox」を作ってしまうと、「ツールに使われる」形となる懸念があります。「Inbox」のありがたさがあまり実感できないからです。

次回からは「ノートの書き方」について説明していく予定です。

【連載5:Evernote-タスク管理】ノート記述で重宝する4つの機能 | はまラボ
次回の記事です

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