これは実践的!EVERNOTE「超」仕事術の著者(@rashita2)による【Evernote-タスク管理】の例

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R-styleというブログを主宰しておりますRashita(@rashita2)と申します。

「はまラボ」で絶賛連載中の【Evernote-タスク管理】という企画をみて驚きました。

実は、私もEvernoteを使ってタスク管理を実施しています。おそらく、現状のEvernoteユーザーの中では少数派に属する使い方でしょう。

こうしたものは実際例が一つでも多い方が良いかと思いますので、今回は寄稿の形で私の運用法を少し紹介してみたいと思います。

まずは、タスク管理に使っているノートブックの紹介から。

ノートブックリスト


タスク管理に使用しているのは、次の7つです。

001 [inbox]
000 [短期選抜]
00[ルーチンワーク]
01[次の行動]
02[プロジェクト]
03[いつかやる/たぶんやる]
301 [業務日誌]

それぞれ簡単に紹介してみます。

001 [inbox]

全てのノートの入口です。タスクからアイデアメモまで、まずこのノートブックに入ってきます。

その後、ノートを一つ一つ見返しながら、タスクやプロジェクト、アイデアメモや資料を保存するためのノートブックへ割り振ります。

000 [短期選抜]

この一週間で参照するであろうノートが集まっています。


(クリックで拡大)

00[ルーチンワーク]

タスクノートやプロジェクトノートのひな形が保存されています。このノートブックからノートを複製して、実際に使うノートを作成します。

01[次の行動]

特定のプロジェクトに関係しないタスク群が集まっています。また、締め切りが存在しない「いつやってもいいもの」もこのノートブックに入ります。

02[プロジェクト]

完了するのに複数ステップが必要なものはここに入ります。中長期的な動きな必要なもの(部屋の整理など)が大半です。

03[いつかやる/たぶんやる]

「やりたい」と思っているけれども、「やろう」とは決めていないものはここに入ります。大きな目標的なものも、このノートブックです。

301 [業務日誌]

完了したタスクやプロジェクトノートが保存されるノートブックです。アーカイブ用のノートブック、という感じです。

主な運用の概念図

これらのノートブックの関係性を図にしてみました。


(クリックで拡大)

実際はもう少し複雑ですが、だいたいはこういう感じでノートが動いていきます。

普段チェックするのは枠の中にある4つのノートブックで、特に「短期選抜」の参照頻度が一番高くなっています。というか、参照頻度が高いノートをこのノートブックに集めているというのが正確な表現かもしれません。

役目を終えたノートは、ゴミ箱に捨てずにアーカイブとして保存してあります。もしかしたら、何かの役に立つかもしれませんし、役に立たないかもしれません。役に立たないことがわかれば、一括で削除すれば済む話なので、「とりあえず」保存してある、という感じです。

実際のノートなど

実際のノートをいくつか紹介してみます。

たとえば、メールマガジンの執筆を管理するノートはこんな感じです。

メルマガの原稿を書く時間になると、このノートを開き、次に何を書けばいいのかを確認します。一週間でこれら全てを終わらせたら、メルマガ更新は完了です。その後、このノートは「業務日誌」ノートブックに移動します。

そして次の週になったら、「ルーチンワーク」ノートブックにある、メルマガ進捗管理ノートを複製し、「短期選抜ノート」に移動する、という流れです。

また、短期連載順番の緑リンクを押すと、次のようなノートに移動します。

週ごとに連載内容が変わるので、別のノートでその進捗を管理し、ノートリンクで情報を結びつけてあるわけです。こうしたことがやりやすいのがEvernoteの特徴ですね。

もう一つだけ「次の行動」ノートブックに入ってあるノートを紹介しておきましょう。

読書に関するノートです。

本を読み終えた後、読書メモや書評を書いたのかどうかを管理しています。

こうした行動は特に締め切りがあるわけでもありませんし、プロジェクトという枠組みも必要としません。空いた時間があれば、これらのノートをチェックし、読書メモの作成に取りかかる、というような使い方です。

ちなみに、書影付きのノートは、メディアマーカーというウェブサービスのEvernote連携で作成したものです。

さいごに

タスク管理の全体像を紹介すると、かなりのボリュームになりますので、今回は本当に簡単に紹介させていただきました。

単にクラウドでどこでも参照できるというだけではなく、タスクやアイデアメモ、あるいは資料もひとまとめに保存出来た上に、それらをノートリンクで接続できるというのがEvernoteによるタスク管理の魅力です。

必ずしもこれが最適解ではないでしょうが、工夫次第でいろいろな手法を開発できると思います。まず、手近な所から始めてみるとよいかもしれません。

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  1. 短期連載順番ノートの連続して続くチェックボックスはなんですか?
    何かを管理しているのでしょうね。

      • Rashita
      • 2012年 10月11日

      >ぎんさん

      短期連載の複数のチェックボックスは、単純にその連載を何回書いたか、という印です。チェックボックスを一つクリアすると、連載末尾の番号が一つ上に繰り上げます。

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