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【連載7:Evernote-タスク管理】返事待ちのタスクをどう管理するか?

【連載まとめ1:Evernote-タスク管理】連載1~6を実践するとどうなるのか? | はまラボ
前回の記事です

これまでの連載の通りに実践していれば、3つのノートブックによって「タスク(やること)」は次のように分類されているはずです。

・気になり始めたこと(Inbox)
・今気になっていること(作業場)
・気にならないこと(書庫)

さて、誰かからの返事を待っているタスク、実行日が決まっているタスク、はこの場合どうなるのでしょう?


photo credit: joe.ross via photo pin cc

1.待ち専用のノートブックを作って対処する

「待ちのタスク」は基本的には「気になっていること」です。しかし、待っているのですから「常に気にする必要はない」はずです。

ですから、「自分からアクションを起こすタスク」と「待っているタスク」を区別したい場合には、「待ち専用」のノートブックを作ります。

2.待ち専用ノートブックの具体例

初めは1つの待ち専用ノートブックがあれば十分です。

しかし、管理するタスクが増えてくると、次のように2つの待ち専用ノートブックがあると便利でしょう。

返事待ちノートブック

返事待ちノートブックには、他人からのアクションを待っているタスクを保管しておきます。

具体的には、「他人からの返事待ち」「注文した荷物の着荷待ち」「あるタスクの完了待ち」などです。

「あるタスクの完了待ち」は自分のアクションを待っているタスクですが、「未来の自分は他人」ですので「返事待ち」に入れておきます。

定期的に見直すと、返事が遅い人へのフォローも早い段階で行えるようになります。私はこのノートブックを毎日見返しています。

時期待ちノートブック

時期待ちノートブックには、実行時期を待っているタスクを保管しておきます。

もう少し具体的に説明すると、「実行日は明確に決まっている。しかし、今は手をつけない(つけられない)」という状態のタスクです。

あるいは1ヶ月以上後で着手することが決まっているタスクなども、「今気になること」という観点ではノイズになりがちです。

これらのような「今すぐには気にする必要がない」というタスクを「時間待ち」に入れておきます。

私は1週間に1回見返し、着手時期が1~2週間以内にせまったら「今気になっていること(作業場)」に戻すようにしています。

3.「待ち」の管理にカレンダーを活用する

calender
photo credit: MarcelGermain via photo pin cc

Evernoteでのタスク管理は、スケジュール表を眺めるようにしてタスクを確認することが苦手です。

そこでカレンダーを使います。カレンダーをリマインダーとして活用することで「待ち」のタスクを管理しやすくなります。

漏らしたくないタスクはカレンダーに記入しておく

特に重要な待ちタスクに関して、次のようなメモをカレンダーに記入しておきます。

「この日になったら、○○さんに催促の電話をいれる」
「この日になったら、△△のタスクを『作業場』にいれる」

こうすればノートブックを定期的に見返せなかったとしても、カレンダーを毎日見るだけで「重要な待ちタスク」の管理漏れは無くなるでしょう。

おすすめはGoogleカレンダー

Googleカレンダーは、リピート機能に加えて、メールやデスクトップ通知などのリマインダー機能もあります。

スマートフォンから閲覧・編集できる点などもありがたいので、Evernoteのお供におすすめです。

まとめ

・「今気になること」に集中するため、「待ち」を区別する。
・「待ち」を忘れないため、定期的に見直すか、リマインダーを活用する。

【連載8:Evernote-タスク管理】今すぐやらなくてもいいタスクの取り扱い
次回の記事です

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はま中しょうご




化学研究者、ビジネス書作家、セミナー講師、セラピスト修行中、聴覚障害者、抑うつ性神経症患者でもある。

モットーは「現実はいつも甘くて美しい」。

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