【連載11:Evernote-タスク管理】その日やるべきことに集中するための仕組み

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今回は「今気になること」から「今日気になること」に焦点を当てるための手法について説明します。

具体的には、「曜日ごとのノートブック」を作成し、その中で「その日やるべきタスク」を管理するというやり方です。

これにより、今日やるべきタスクの確認が容易になる他、特定の日(1週間以内)に処理したいタスクの管理もしやすくなります。


photo credit: joe.ross via photo pin cc

運用方法

準備事項


まず、あなたの勤務体制に合わせて曜日のノートブックを作成します。私でしたら月~金です。

次に、その日にやるべきタスクを該当するノートブックにいれておきます。

各ノートブックにタスクを割り振るタイミングは、適宜で良いです。思いついたとき、日次レビュー、週次レビュー、いつでもOKです。

当日の運用

当日は、該当する曜日のノートブックを見ながらやるべきことを済ませます。

そして、その日にやるべきことが済んだタスクは、他の適切なノートブック(別の曜日、返事待ち、完了、など)に移すようにします。

これを繰り返すと、1日の最後にノートの数は0になります。つまり、タスクを完了させるごとにその日の終わりが見えてくる状態になります。

「時期待ち」との使い分けポイントは1週間


1週間以内に実行するタスクであれば「曜日」ごとのノートブックにタスクを入れます。

1週間以上~1ヶ月以内に実行するタスクであれば「時期待ち」にタスクを入れます。

1ヶ月以上先に実行するタスクであれば「責任がある」にタスクを入れます。

まとめ

・曜日ごとのノートブックを作成する。
・その日やるべきタスクはその曜日のノートブックにいれる。
・当日のタスク集中しやすくなる他、終わりが見えやすい。

ノートブックを増やすということは、その分管理の手間が増えるということです。

管理の手間が増えても気にならないほどの効果が得られると思える場合のみ、今回紹介したようなシステムを取り入れるべきだと思います。

実際、私の場合は「仕事」に関するスタックにのみ、この「曜日ごとのノートブック」のシステムを取り入れています。

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