Evernote

【連載7:Evernote-タスク管理】返事待ちのタスクをどう管理するか?

【連載まとめ1:Evernote-タスク管理】連載1~6を実践するとどうなるのか? | はまラボ
前回の記事です

これまでの連載の通りに実践していれば、3つのノートブックによって「タスク(やること)」は次のように分類されているはずです。

・気になり始めたこと(Inbox)
・今気になっていること(作業場)
・気にならないこと(書庫)

さて、誰かからの返事を待っているタスク、実行日が決まっているタスク、はこの場合どうなるのでしょう?


photo credit: joe.ross via photo pin cc

1.待ち専用のノートブックを作って対処する

「待ちのタスク」は基本的には「気になっていること」です。しかし、待っているのですから「常に気にする必要はない」はずです。

ですから、「自分からアクションを起こすタスク」と「待っているタスク」を区別したい場合には、「待ち専用」のノートブックを作ります。

2.待ち専用ノートブックの具体例

初めは1つの待ち専用ノートブックがあれば十分です。

しかし、管理するタスクが増えてくると、次のように2つの待ち専用ノートブックがあると便利でしょう。

返事待ちノートブック

返事待ちノートブックには、他人からのアクションを待っているタスクを保管しておきます。

具体的には、「他人からの返事待ち」「注文した荷物の着荷待ち」「あるタスクの完了待ち」などです。

「あるタスクの完了待ち」は自分のアクションを待っているタスクですが、「未来の自分は他人」ですので「返事待ち」に入れておきます。

定期的に見直すと、返事が遅い人へのフォローも早い段階で行えるようになります。私はこのノートブックを毎日見返しています。

時期待ちノートブック

時期待ちノートブックには、実行時期を待っているタスクを保管しておきます。

もう少し具体的に説明すると、「実行日は明確に決まっている。しかし、今は手をつけない(つけられない)」という状態のタスクです。

あるいは1ヶ月以上後で着手することが決まっているタスクなども、「今気になること」という観点ではノイズになりがちです。

これらのような「今すぐには気にする必要がない」というタスクを「時間待ち」に入れておきます。

私は1週間に1回見返し、着手時期が1~2週間以内にせまったら「今気になっていること(作業場)」に戻すようにしています。

3.「待ち」の管理にカレンダーを活用する

calender
photo credit: MarcelGermain via photo pin cc

Evernoteでのタスク管理は、スケジュール表を眺めるようにしてタスクを確認することが苦手です。

そこでカレンダーを使います。カレンダーをリマインダーとして活用することで「待ち」のタスクを管理しやすくなります。

漏らしたくないタスクはカレンダーに記入しておく

特に重要な待ちタスクに関して、次のようなメモをカレンダーに記入しておきます。

「この日になったら、○○さんに催促の電話をいれる」
「この日になったら、△△のタスクを『作業場』にいれる」

こうすればノートブックを定期的に見返せなかったとしても、カレンダーを毎日見るだけで「重要な待ちタスク」の管理漏れは無くなるでしょう。

おすすめはGoogleカレンダー

Googleカレンダーは、リピート機能に加えて、メールやデスクトップ通知などのリマインダー機能もあります。

スマートフォンから閲覧・編集できる点などもありがたいので、Evernoteのお供におすすめです。

まとめ

・「今気になること」に集中するため、「待ち」を区別する。
・「待ち」を忘れないため、定期的に見直すか、リマインダーを活用する。

【連載8:Evernote-タスク管理】今すぐやらなくてもいいタスクの取り扱い
次回の記事です

休日の満足度を高める3つのポイント前のページ

会社員が本当の自由を得るカギは「他人をどれだけ喜ばせられるか」次のページ

関連記事

  1. Evernote

    Evernoteを1年使った私の5つの変化

    2011年4月2日でEvernoteを使い始めて1年になりました。4月…

  2. Evernote

    【連載12:Evernote-タスク管理】タスク実行時に見る資料の管理方法

    これまで、本連載ではタスクの管理方法について重点的に説明してきましたが…

  3. Evernote

    1年後にEvernoteを見返したときにグッとくる5つの記録

    1年前のノートを毎日見返すことが習慣化しているはま(@Surf_Fis…

  4. Evernote

    357 育児×Evernoteな記事がもっと増えるといいな

    おお!ぜひぜひ!ノートブックにすごく愛着がわきますよ! “@ika6…

  5. Evernote

    Evernoteの企画に参加したら何かを悟った気がした

    @nori510さん、@goryugoさん達の企画に参加してみました!…

  6. Evernote

    【連載2:Evernote-タスク管理】Evernoteでタスク管理を行う利点

    【連載1:Evernote-タスク管理】概要と基本思想 | はまラボ…

SPONSORED LINK




はま




会社員/心理セラピスト&ライフコーチ/文筆家/ゲーマー

詳細なプロフィール・連絡先はこちらTaskChute情報

Amazonのほしいものリストを公開中です。

はまへの支援物資リスト

PAGE TOP