ツールの役割表をつくる利点は3つあります。
1.自分がどれだけのツールを使っているかがすぐに把握できる。

Sights from a three-day trip to the mountains / chema.foces
アナログ、デジタル、Webサービス、最近は便利なツールがたくさんありますので、良さそうなものを使っていくうちに管理するツールの数も増えていきます。
毎日使うものであれば良いのですが、たまにしか使わないツール（*1）もありますので、数が増えすぎると自分がどのツールを使っているのか忘れてしまうことがあります。
そこで、自分が使っているツールの役割表を持っておけば、自分がどれだけのツールを使っているかがすぐに把握できます。
役割表はアナログのノートの1ページでも、Evernoteの1ページでも良いのですが、それに自分の使っているツールがすべて集約されているという状態が望ましいです。また、内容を視覚的にすぐ把握できる記述形式であればより良いと思います。
*1　私の場合は「mixi」とか「新刊.net」とか。
2.役割を明らかにしておくことで、ツールを使用するときに迷いがない。

Road / ♀ΜｸH巳#7923;αл_Bгεлл♂_BACK_FROM_PRAGUE
そして、役割表には各ツールの役割・用途を書き込みます。このとき、各ツールの役割と用途は重複しないように決めておくことが重要です。
重複しそうな場合は、重複しないレベルまで条件を書きこむことが望ましいです。役割・用途を重複させてしまうと、実際に使うときに「どれを使おうかな？」と迷いが生じます。
迷いが生じると、無駄とブレが生じます。逆に、迷うことなくツールを使えるというのは気持ちいいものです。
3.新しいツールを増やすとき、本当に必要かどうかの判断材料となる。

Bottle Caps –Material Afterlife UICA 4-11-09 14 / stevendepolo
こうして作った役割表は、自分のツールの見直しに役立ちます。新しく便利そうなツールを見つけたとき、まずこの役割表とそのツールを照らし合わせます。役割・用途が重複しないなら採用。重複するのなら再考します。
再考の結果、既存のツールとの置き換えが可能か、重複しない役割・用途を見付け出したなら採用します。最初に明確な使い方を決めることは、その後の運用において重要となります。
まとめ
・ツールの役割表を持ち、ツールの運用・採用・整理に役立てる。