タスク管理

[GTD][Evernote]はま(@Surf_Fish)の日次レビュー例

子持ちサラリーマンのはま(@Surf_Fish)です。

前回の記事に引き続き、日次レビューの話題です。今回は私の日次レビューを紹介します。
[GTD]サラリーマンこそ日次レビューを行うべき!日次レビューをおすすめする3つの理由 | 化学系メーカー研究職です

私の日次レビューメニュー(所要時間:約30分)

私の日次レビューのメニューは以下の通り。

Step.1「収集」
(1).メモをチェックする。
(2).カレンダーをチェックする。
(3).Evernote以外のInboxをチェックする。
(4).メールをチェックする。

Step.2「整理」
(1)Evernoteの仕事用Inboxをチェックする。

Step.3「レビュー」
(1)Today’sノートブック内のノートを見直す。
(2)その日進捗のあったノートを見直す

Step.4「計画」
(1)明日の予定を立てる。

Step.1「収集」

(1)メモのチェックする。(所要時間:1~5分)

001-2.jpg
私は「これは覚えておきたいなー」と思ったことをメモにどんどん書き出しています。

A4用紙を八つ折りにしてつくったメモと三色ボールペンが相棒です。手帳は持っておりません。

日次レビューでは、このメモに書かれている「タスク」「アイデア」「情報」をEvernoteのInboxにどんどん転記していきます。

1つの項目につき1つのノートを作成します。ここではノートの内容はほとんど書き込まず、Evernoteへの転記に集中します。

参考記事
私のメモのとりかた-三色ボールペンでGTDを楽にする- | 化学系メーカー研究職です
abrAsus(アブラサス) -保存するメモ帳- のリフィルをつくりました。 – atsquareのデジタルな生活

(2)カレンダーをチェックする。(所要時間:1~5分)

001-3.jpg
カレンダーには各種リマインダーと、確定された予定を記録しています。

カレンダーを見て、そこにタスクがあればEvernoteのInboxに追加するか。TaskChuteに追加します。

(3)Evernote以外のInboxをチェックする。(所要時間:1~10分)

Evernote以外のInboxとして私が使っているのは、「書類受け」「メール添付ファイル保存用フォルダ」の2つです。これらをチェックし、Evernoteにタスクや情報を転記していきます。

書類受けはサラリーマンの方々にはおなじみのあれですね。メール添付ファイル保存用フォルダには、今日届いたメールに添付されていたファイルが保存されています。

保存されているファイルの中から、Evernoteに移すべきものはEvernoteに移していきます。インポートフォルダ機能を使いますので、Evernoteへのアップロードは楽々です。

(4)メールをチェックをする。(所要時間:1~10分)

受信メールから「やるべきこと」「情報」をひたすらEvernoteに転記します。

チェックしたメールは全てフォルダ分けしていき、受信BOXを0にします。見て割り振るだけのメールチェックです。

2分以内に返信できるものを除き、「返信」はTaskChuteに登録します。

なお、このときに返信メールは必ず作成し「下書き」保存しています。こうすると返信の際にそのメールを探す必要がないからです。

Step.2「整理」

(1)Evernoteの仕事用Inboxをチェックする。(所要時間:1~10分)

001-4.jpg
Step.1で収集されたタスクは全てEvernoteの仕事用Inboxに集まっています。次はこのタスクをGTDの手法に則って整理していきます。

(1)タスク?資料? →資料ならArchiveへ
(2)すぐ実行できる? →Yesなら適切なノートブックへ移動
(3)すぐ実行できないものは、次にとるべき「物理的行動」をノートに記す。

これをInboxが0になるまで続けます。

(3)に関しては「物理的行動」がキモです。「~について考える」「~について決める」などは厳禁です。

「考える」「決める」は「~についての情報を…で調べる/入手する」などに置き換えます。

Step.3「レビュー」

001-5.jpg

(1)Today’sノートブック内のタスクを見直す。(所要時間:1~5分)

もし今日が月曜であるなら、011_Mondayのノートブックを開き、その中に残っているノートの進捗状況を確認します。

進捗状況に応じてノートを編集したら、適切なノートブックに振り分けなおします。これをノートが0になるまで行います。

(2)その日進捗のあったノートを見直す。(所要時間:1~5分)

また、その日進捗があったノートについても内容を編集し、適切なノートブックに振り分け直します。

Step.4「計画」

001-6.jpg

(1)明日の予定を立てる。(所要時間:1~10分)

明日のノートブック、Priority、Active、などを見て、明日やるタスクをTaskChuteに転記します。

参考記事

子持ちサラリーマンがEvernoteでGTDを継続するために行っているたった1つのこと | 化学系メーカー研究職です
とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 ?@Surf_Fish のノートブック超整理術?

今日の猫ちゃん


via Little Cradled Baby, Then & Now

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はま中しょうご




人間セラピスト。会社員兼作家。作業効率化、タスク管理、時間管理のプロでもあります。
モットーは「現実はいつも甘くて美しい」。詳細なプロフィール・連絡先はこちらVALU公開中TaskChute情報


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