Evernote

【連載9:Evernote-タスク管理】レビューでストレスフリーを維持する

今日はレビューについて説明します。レビューとは、「気になること」について収集・整理・見直しを行う時間です。

レビューの目的は、「頭がすっきりしている」という状態を維持することです。

「Evernote-タスク管理」の場合、次のような手順になります。

(1)まだEvernoteの管理下にない「気になること」を収集する。
(2)収集した「気になること」を振り分ける。
(3)すでに管理している「気になること」の状態を見直す。

(1)(2)については任意のタイミングで行うことができるので、今回は特に(3)に注目して紹介します。


photo credit: joe.ross via photo pin cc

1.レビューのタイミングについて

レビューというと「週次レビュー」という言葉が有名ですが、必ずしも週次が良いとは限りません。

頻繁に状況が変化するタスクについては毎日レビューした方が良いですし、そうでないなら隔週や月次でレビューした方が負担が少なくて良い場合もあります。

ここに、チェック頻度の例を表にまとめてみました。

タイミング ノートブック
日次(毎日) ・Inbox
・今やってる/気になってる
・返事待ち
週次(毎週) ・時期待ち
・責任がある
気になったとき
(隔週、月次)
・時間が空いたら
・いつか/たぶんやる

2.毎日チェックのノートブック

Inbox

Inboxはできるだけ毎日0にすることが望ましいです。

たまってきてからやろうとすると、処理すべき数を見ただけで手が止まってしまうことがあるためです。

もし処理しきれなかった場合は、最新のものから手をつけていくようにしましょう。

今やってる/気になってる

こちらのノートブックに入っているタスクも、できるだけ毎日目を通しておきましょう。

このノートブックに入っているタスクは毎日状況が変化しているはずだからです。

タスクの実行時に記入できていなかった分を、レビューのタイミングで追記しておきましょう。

返事待ち

個人差はあると思いますが、こちらに入っているタスクも毎日状況が変化していると思います。

そうでない場合は、毎日チェックではなくても問題ないです。

チェックの際に、長く居座っているタスクを見つけた場合は、依頼相手へのフォローを考えると良いですね。

3.週次でチェックのノートブック

時期待ち

「今やってる/気になってる」のノートブックに入れるべきタスクがないかチェックします。

責任がある

自分が責任を持っていることについて振り返り、「気になること」が発生していないかどうかを確認します。

4.気になったときにチェックのノートブック

「時間が空いたら」「いつか/たぶんやる」は気になったタイミングでのチェックで良いです。

私は、週次レビューのタイミングで「時間が空いたら」のノートが15を超えていたら、15になるように減らしています。

まとめ

・ノートブックのレビューで、ストレスフリー状態を維持する。
・ノートブックによって見直しの頻度を変える。

この「Evernote-タスク管理」の目的はストレスフリーですから、レビューがあなたの負担になったら本末転倒です。

各ノートブックのレビューはあなたにとって最適な頻度で行うようにしてください。

最適な頻度を探るポイントは、「レビューをやって良かったと思えるか」ですね。

なお、異なる頻度でレビューを行う場合、カレンダーやリマインダーツールをうまく利用すると楽に行えます。

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はま中しょうご




化学研究者、ビジネス書作家、セミナー講師、セラピスト修行中、聴覚障害者、抑うつ性神経症患者でもある。

モットーは「現実はいつも甘くて美しい」。

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