ライフハック

私が部下に初めての仕事を任せるときに心がけている3つのポイント

初めての仕事をやり遂げた部下の顔は満足気です。自信に溢れ、自ら提案してくることも増えますし、細やかな気配りも見られるようなってきます。

また、上司にとっても、自分がやるべき仕事を減らすことができるのは大きな利点です。

そこで、今日は私が部下に初めて仕事を任せるときに心がけているポイントについて紹介しようと思います。

1.上司が型を用意し、部下に中身を作らせる。

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photo credit: IvanWalsh.com via photopin cc

私は、中身がその人のオリジナルであれば型は借り物であってもよいと思っています。

そもそも、型から全て自分で作らせるなんて効率が悪すぎると思っています。

ですから、部下に初めての仕事をまかせるときは自分が持っているテンプレートはどんどん渡しますし、自分のやり方もどんどん教えます。

その代わり、中身をつくらせることにはこだわります。「この水準にした理由は?」「この実験の目標数値の根拠は?」こんな感じで質問して、人から考えも借りてきたような文書は修正させます。

2.忙しいときほど上司から部下にフォローをいれる。

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photo credit: Bindaas Madhavi via photopin cc

自分の仕事が多いときほど、部下に進捗状況のフォローをいれます。

上司がたくさんの仕事をこなしているときほど、部下は話しかけづらいからです。

また、部下の「考えているふり」の防止にもなります。

5分考えても結論が出ないなら情報を探しに行くべきです。
考えているふりをすることを「悩む」といいます。「考える」というのは情報を整理することです。 …

私は「聞かれたら教えるよ」というやり方があまり好きではありません。そういうのは上司の甘えだと思っています。

「聞かれたら教えるよ」派は「自主性が育つ」「自分の時間も確保できる」と言いますが、それは単に仕事をやりたくない言い訳に聞こえます。「部下の育成」も上司の仕事のうちですよね。

3.マニュアルを必ず用意する。

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photo credit: Alan Cleaver via photopin cc

これは、部下がメモをとりやすくするためです。仕事の手順など、文字で伝わる部分はマニュアルに任せてしまえばいいのです。

文字では伝わらないノウハウについて上司が口頭で説明し、それを部下が自分の理解に基づいてメモをとることが大事だと思っています。

すべての手順を口頭で説明して「メモとっとけ」「なんでメモしとかなかったんだ」というのはとても傲慢なやり方だと思っています。

逆に自分がそれをやられて、1度の説明できちんと理解できるでしょうか。

また、マニュアルを用意しておけば、次回また同じ事を説明することがあったときに上司の自分も楽をできます。

1度説明しているならマニュアルを再度渡せばよく、初めての人にはそのマニュアルを転用して説明すればよいですね。

4.まとめ

以上の3つのポイントを簡単ににまとめると、

・上司は「型とマニュアルを用意し」「定期的にフォロー」する。
・部下は「型から仕事の流れを学び」「オリジナルの中身」を創りだす。

といったところでしょうか。

過保護はよくないと私も思いますが、「ほおっておけば育つ」という考え方も危ういと思います。

その考え方で育成している人を見ていて「部下とのコミュニケーション」がうまくいっている事例を見たことがないです。

人に何かを教えるときは、自分も苦労しなければならないということを忘れないようにしたいですね。

今日の猫ちゃん

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コメント

  • コメント (2)

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    • はま(@Surf_Fish)
    • 2012年 5月 03日

    SECRET: 0
    PASS: 74be16979710d4c4e7c6647856088456
    ボブさん、コメントありがとうございます!
    >伝える側としても、工夫したりすることは大切なんですね。
    双方が気持ちよく過ごせるように、工夫は必要ですね~
    特に伝える側のほうが余裕があることが多いですから、気をつけたいところです。

    • ボブ
    • 2012年 5月 03日

    SECRET: 0
    PASS: 74be16979710d4c4e7c6647856088456
    すごく参考になりました。
    よく「一度聞いて理解しようとしないほうが悪い」と言う方が多いですが、
    部下に教える側になっても、伝える側の傲慢だよなと思っていました。
    伝える側としても、工夫したりすることは大切なんですね。

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はま中しょうご




人間セラピスト。会社員兼作家。作業効率化、タスク管理、時間管理のプロでもあります。
モットーは「現実はいつも甘くて美しい」。詳細なプロフィール・連絡先はこちらVALU公開中TaskChute情報


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